Shounen 3144
RESIDENT EVIL REVELATIONS 2 (CUSA01133) PS4 4.05 PKG (auctor)

XERA Administrator Guide - v4.4 - Paragon

Loading...
Administrator Guide Version 4.4 September 12, 2014

iCONECT Contact Information Sales t. 855.915.8888 e. [email protected] Training t. 855.915.8888 e. [email protected] Technical Support t. 519.645.6190 e. [email protected] Visit the iCONECT website at www.iconect.com for sales, training, and technical support information.

Contents Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management Introduction  8 About XERA Administration  10 Branding Your XERA System  12 Security Overview  14 Accessing Manager  16 Manager Overview  17 Overview of an XERA Database  20 Tasks that can Impact Performance  21 Load File Format Requirements  23 Reserved Field Names  24 Unicode Compatibility  26 Database Tasks Quick Reference  27 Appendix A – Administration in SQL or Oracle  32

Chapter 2. Creating a Database Introduction  36 Creating a New Database Structure  37 Importing a Database Structure into a New Database   42 Reviewing Database Statistics  44

Chapter 3. Setting up a Project Introduction  48 Creating a Client Profile  49 Creating a Project Profile  50 Creating a User Profile  51 Creating a User Template  55 Licensing  57

Chapter 4. Importing Data and OCR Introduction  60 Cautions and Restrictions  61 Importing from a Delimited Data File  64 Importing from XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML)  70 Match/Mask Data into an Existing Database  73 Importing OCR  78 Temporarily Archiving an Oracle Database (PAR)  80

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database Introduction  84 Contents

Indexes in XERA  85 Tallying Data  92 Monitoring and Troubleshooting Indexes  94 Querying the Database  98 Rebuilding the Materialized View  101

Chapter 6. Setting up Images and Native Files Introduction  104 Setting up Images  105 Updating Documents and Pages in Imagelink Tables  110 Setting up Native Files  119

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups Introduction  122 Methods to Create Document Groups  123 Creating Document Groups  125 Reporting on Inconsistent Codes in Document Groups  130

Chapter 8. Creating and Managing TIFF Images Introduction  134 Creating TIFF Images  135

Chapter 9. Assigning Database Security Introduction  140 Setting Up Read/Write Access  141 Creating a Custom Security Group  142

Chapter 10. Panels and Security Introduction  144 Creating Panels for Organization and Review  145 About Objects  150 Creating and Applying a Template  160 Setting Object Security  161 Creating Panels that Display Content  164

Chapter 11. Finding and Replacing Data Introduction  168 Finding and Replacing Data  169

Chapter 12. Exporting Introduction  174 About Exports  175 Exporting as a Delimited File  177 Exporting to XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML)  180

 XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Chapter 13. Setting up Lists for Users Introduction  186 Creating a Word List  187 Creating a Lookup List  190

Chapter 14. Using Administration Introduction  196 About XERA Administration  197 System Settings  202 Setting Options  205 Client, Project, Database, and User Settings  208 Setting up Custom Targets  218 Coding Rules  220 Custom Views  224 Advanced Analytics  227 Analytic License Management  234 iVIEW and Metrics  236 About the Comments Index  239 Reviewing Logs  241 Removing a Lock from a File  246

Chapter 15. The manage Modules Introduction  248 Using the Managers  249 Reports  250 Document Batches  257 Productions and Exports  266 Creating a Production  270 Packaging a Production  276 Creating an Export  280 Tasks  286

Contents

 XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

1 Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management

Introduction XERA® enables you to set up clients and secure projects, and easily configure databases for document  review. This chapter provides an overview of Manager and key information to review before you begin  administrating your XERA system.  This chapter covers the following topics: Š “About XERA Administration” on page 10 Š “Branding Your XERA System” on page 12 Š “Security Overview” on page 14 Š “Accessing Manager” on page 16 Š “Manager Overview” on page 17 Š “Overview of an XERA Database” on page 20 Š “Tasks that can Impact Performance” on page 21 Š “Load File Format Requirements” on page 23 Š “Reserved Field Names” on page 24 Š “Unicode Compatibility” on page 26 Š “Database Tasks Quick Reference” on page 27 Š “Appendix A – Administration in SQL or Oracle” on page 32

New Features in this Version The following new features have been introduced in the latest XERA release. For full release notes and  information on previous releases, see http://help.iconect.com/xera/release_notes. XERA 4.4 Š Comment Searching ‐ New Index Required: You can now set up a Comments index, which is used to 

search for comments posted to documents. For more information on the index, see “About the Com‐ ments Index” on page 239. Š Ability to add Native Files in the End User Interface: With this release, you can enable end users to 

attach a native file to a record. For more information, see “Allowing Users to Upload Native Files” on  page 120. Š Ability to Add a Record in the End User Interface: Through the Panels tile, you can create a tile that 

is added to the Project Dashboard, and used for adding a record to the database. For more informa‐ tion, see “Creating a Record Tile” on page 162. Š Client Administrators can create Public Word Marking Lists: In the end user interface, client admin‐

istrators can now create public Word Marking Lists. These lists will display in the Word Lists tab in  Manager, just like other public lists. New Options (Administration > Options): Š Pin Text View Tab: You can use the Pin Text View Tab option so that Text View is the tab that opens 

first in Document View.  Š Native File Upload: When set up with a native file field, this option allows users to attach a native 

file to a record. Š Search Highlighting (for Comments): You can use this new option to control search hit highlighting 

for Comments Searches.

8   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Manager Š Data/OCR Loads and Search Indexes: When you add data or OCR to a database, the ‘Match’ field 

must now have a Search Index. (Remember that if you are using a SQL database, the Search Index  fields are limited to 450 characters.)

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  9

About XERA Administration To set up and use the XERA system, you need to work in two programs: the Administration program  (accessed through the XERA web interface), and Manager, as follows: Administration is used to do the following: Š Set up client, project, and user profiles. Š Customize option settings to suit your users' preferences. For example, customize export options 

based on the trial presentation tools used by each litigation team. Š Activate a database and create panels and folders for organization and review. Š Set up custom views for specific project members. Š Create analytic, iVIEW, and metrics indexes (optional module). Š View activity and error logs.

Manager is used to do the following: Š Create and modify databases. Š Associate databases with a client and project. Š Customize read/write access rights for individual fields in a database.

Manager is a LAN‐based program — it resides on a PC/server on the same network as your XERA sys‐ tem. 

10   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

XERA End User Interface Overview The end user interface of XERA allows reviewers to organize your documents and reduce the collec‐ tion, and then code documents all within an easily navigable interface. The interface is designed in a  panelled view format so that the information needed most often is front and center.  Once you log in to the web interface of XERA, there are four main screens: Š My Dashboard: Access your Projects and Messages. New messages can be reviewed here.  Š Project Dashboard: Review Tasks, Comments, and Project Members. Quickly review a summary of 

high‐level tasks, directly open any folders that have been added to the Project Dashboard, and the  most recent comments for the project.  Š Table View: 2‐panelled view: The grid shows the listing of records (one document per row), and the 

side panel provides you options for organizing and filtering the records. Š Document View (3‐panelled view): Review documents one at a time in the centre of this screen. The 

left panel shows the listing of records, and the right panel is used for coding, comments, and review‐ ing the document’s history. Š Related Document Views: Review similar documents that you have selected in the Related tab 

of Document View. There are 2 Related Document Views, which can be identical to Document  View. These views only contain the records that you have selected to view through the Related  tab, and can include Document Compare functionality (the last view shown). (The details dis‐ played here are from an optional module, and may not be included in your XERA system.)

Figure 1.1

XERA navigation

Once you are in a project, Dashboards and Views are easily accessible using the left and right naviga‐ tion buttons found on every screen. Click either navigational button to move between Table View and  Document View, or use the breadcrumbs along the top of the screen to return to a Dashboard or View.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  11

Branding Your XERA System Present a consistent look and feel by customizing the Login page with your logo, assigning themes to  projects or users, or adding your logo to the XERA screen to put your brand on the interface. 

XERA Themes XERA themes can be used to distinguish specific projects, or can be associated with specific clients. A  theme consists of a color and a logo. Once a user is associated with a theme, they will see that theme  when they log in to XERA. For the steps on how to create a theme to assign to users or customize the  User Agreement, see the XERA Branding Guide.

Customizing the Login Page The Login page that appears when users access your XERA website can be customized and rebranded  to use your company logo.

Figure 1.2

Logo on the login page

To customize the login page: 1. Name the logo serverlogo.png. The recommended logo size is 228 x 28. 2. Place a copy of the logo in the following location: Admin Server/datafiles/SystemData/Serverlogos/ TIP You can also add text to the End User Agreement that displays when a user logs in  to XERA for the first time. See the XERA Branding Guide for more information.

12   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Customizing the Interface You can add your company logo to brand the interface. This logo will be displayed in every view once a  database is opened.

Figure 1.3

Client Logo in Table View

To Add a Client Logo to the interface: 1. Ensure the client logo meets the following specifications: Š Maximum size of 233x28 pixels; JPG, GIF, or PNG format

2. In Administration, select the client, and upload the logo for use with that client’s profile. For more  information, see “Creating a Client Profile” on page 49.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  13

Security Overview XERA offers many different levels of security to ensure the integrity and safety of your data and trans‐ actions. Firms can incorporate these security levels as needed into their existing security infrastruc‐ ture. We recommend that firms apply as many levels of security as are appropriate for their needs.  iCONECT Development, LLC accepts no responsibility whatsoever for improper security use and config‐ uration.  Each layer of our security model is explained below: 1. .NET Forms Authentication: Limits access to computer resources based on user accounts and pre‐ vents unauthorized logins. 2. IP Address Lockdown: You can lock down your system to only accept internet traffic from specific  users from a specific IP address. This system is perfect where employees from a specific location will  be accessing the system, as it will reject all other potential users and IPs from even getting to your  iCONECT Web Server. 3. Secure Sockets Layer Encryption (SSL) (optional add‐on): SSL provides a security ‘handshake’ that  is used to initiate the TCP/IP connection. This handshake results in the client and server agreeing on  the level of security that they will use and fulfills any authentication requirements for the connec‐ tion. SSL encrypts data passing to and from the client to the Web Server; information from the  reviewer’s computer to the Web Server is encrypted.  iCONECT Development, LLC recommends that you purchase and enable an SSL certificate.  Purchase, installation, and support of an SSL certificate is handled by your SSL certificate provider. 4. Project Filtering: Controls which databases are available to each user – they see the projects  they’re supposed to see, and they don’t even know other projects exist.  This type of project filtering allows administrators to manage multiple litigation projects and teams  on a single Web Server. This includes exclusive access to all added project material. 5. Network Security Integration: XERA uses the standard Windows SMB network traffic protocol to  access the drives where the databases and/or images exist on your network. These drives can be  accessed through either UNC or mapped drives. Since the XERA user is accessing data through a  web browser, they will not be able to see or access other programs or data on your network. 6. Robots.txt file: This file blocks web crawling robots (from search engines like Google) from scanning  and listing your website in search results – further ensuring data integrity. 7. RSA Security (optional add‐on): Unlike traditional encryption, RSA requires two secret passwords  to gain access. Only after successful RSA authentication can users move on to the iCONECT login  page. For more information about RSA Security, check out www.emc.com. NOTE Our security model is fully scalable. Security add‐ons such as Biometric Mouse, IRIS  Scan, and Signature Recognition can be integrated.

14   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Additional Security Additional security options built into XERA include: Š Ensure the integrity of folders by controlling who can see those folders and who can add or remove 

documents to/from a folder. See “Setting Object Security” on page 161. Š Restrict exporting and production options to control the distribution of your data. See “About XERA 

Administration” on page 197.  Š Allow reviewers to access only specific fields within a database (e.g., hide comment fields). See 

“Assigning Database Security” on page 139.  Š Allow reviewers to access only specific documents within a database by creating custom views. See 

“Creating a Custom View” on page 225.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  15

Accessing Manager Manager is used to administrate and manage databases in your XERA system. Before logging in to  Manager, you need to enable access for Manager.

Setting Access Rights for Manager To enable administrator rights to Manager, do the following: 1. In the Administration program, open the Users tile. 2. Select the user to open the profile for editing, and then scroll to the Administration section. 3. Select the Server Administrator check box.

Logging in to Manager To log in to Manager: 1. From a workstation or server where Manager has been installed, click Start > Programs > iCONECT  Development > iCONECT Manager.  A login window opens. 2. Use your XERA administrator user name and password to log in. After entering your user name and password to log in, the Auto Updater checks your XERA system  to see if there is a newer version of Manager (e.g., if your system has been recently upgraded to the  latest release). If there are updates, the updates will automatically load. This ensures that you are  running the correct version of Manager for your system.

16   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Manager Overview Manager enables administrators to create and maintain databases for XERA. The full XERA Manager  program can be accessed only over the LAN. The image below is followed by a high‐level description of  what tasks are available on each tab. These tasks are described in more detail in other the chapters of  this guide.

Figure 1.4

Manager

Manager tab 

Function use 

Import

• Import data. • Allocate data to folders as part of the import process (e.g., allocate new  documents across a series of “to‐review” folders).

Match/Mask

• Mask new or updated data into an existing database. • Import OCR text (using an OCR load list and OCR text files).

Export

• Export data to delimited text files. • Export a database to an XML file set (exports database structure, data, folders)  for transfer to another iCONECT system.

Imagelinks

• • • •

TIFFing

Create TIFFs of native files (used in Document View and when native files are  produced as images).

Create or update an imagelink table. Check for broken imagelinks. Change document breaks and split multi‐page TIFFs. Export imagelinks.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  17

Manager tab (cont’d) Function use (cont’d) Query

Search a SQL Server database (using dtSearch), or run ‘select’ queries for Oracle  and SQL Server databases.

System Overview

• Enable or disable databases (using the Active column).  • View a list of all databases, and view or print statistics for a database.

DB Structure

• • • •

DB Security

• Assign field read/write access rights.

Create or import a database structure.  Modify a database structure (add, change, or delete fields).  Assign a database to a client‐project (using the Properties button). Create a tally of e‐mail domains (required for 6 Degrees ‐ Relationship  Visualizer).

Note: When you set up a new database or change the client‐project associated with  a database, users initially have no access rights and will not be able to view  the project until you assign access rights. Find/Replace

• Find/replace data (global editing). • Copy data to another field. • Check for duplicate records.

Lookup Lists

Create or import lookup lists; assign a lookup list to a field. 

Word List

Create word lists for Word Marking.

PAR

Provisional Archive and Restore: Temporarily archives an Oracle database before  any major activity, allowing you to restore data to the existing database if an error  is made.

CAUTION: An archived database can only be restored when the existing database is still  present; you cannot use this function to restore the database after a system  failure.

Tally

Reports how often the same data is found in a specific field (i.e., data frequency).  The list of data and frequency can also be exported. 

Status

• Lists the current status for each database index. Analytic and iVIEW indexes are  handled in Administration. • Provides ability to enable/disable, and schedule index synchronization, and tools  for optimizing the database.

Groups Report

Identifies inconsistent coding (review) designations within document groups.

Licensing

• Identifies current usage and generates a license request file for monthly license  requests.  • Identifies status of Advanced Analytics license consumption (only shown with  the Analytics add‐on module.)

Troubleshoot

Rebuilds the materialized view for a database, and allows you to set the number of  threads used for reindexing and syncing data.

18   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Database Use and Pending Operations If an administrator is working in a database, that database is not available for selection; the database  has Pending Operation flag, which can be found on the System Overview tab in Manager or in the  Databases tile in Administration.  This pending status lists the administrator’s user name and action in the Pending column, and auto‐ matically clears when the pending operation is completed. Clearing a Pending Operation Only if a pending operation fails and the pending status does not clear (e.g., the server crashes), you  may need to manually clear the pending status (i.e., unlock the database). Do the following as necessary: Š In Manager, click Pending Operation. You are prompted to confirm this action.  Š In Administration, click Clear Operation. You are prompted to confirm this action.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  19

Overview of an XERA Database In Manager, you can create your database by building a new structure, importing structure, or dupli‐ cating an existing database. The following image provides a high‐level overview of data tasks, for creat‐ ing the database, and then maintaining the database. All of these tasks are done using Manager.  (Many of these tasks can also be performed SQL or Oracle. See “Appendix A – Administration in SQL or  Oracle” on page 32.)

Create database ‐ notes

Maintain database ‐ notes

Once you have imported data, images, native  files, and text files, additional steps are  required to set up document groups (if  applicable), fields, and user access.  See the Database Tasks section for applicable  information.

PAR: Temporarily archive data. See “Temporarily Archiving  an Oracle Database (PAR)” on page 80 for more information. Synchronization: The process of updating the index to  include data changes, and can be automatically scheduled  after data is changed or added. Existing data can be  searched while sync is in progress. See “End User Access  during Database Maintenance” on page 22 for more  information. Reindexing: Alternative to synchronization. Searching is not  available until reindexing is complete.

!

CAUTION When importing data ensure that you have sufficient table space. If you need  assistance in determining available table space, contact iCONECT Support. Load‐ ing data without the required available space may cause data corruption and/or  system failure.

20   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Tasks that can Impact Performance Perform the following activities during non‐peak hours to minimize performance impact (e.g., possi‐ ble slower overall response time). We also recommend that these activities are performed by only one  administrator at one time (e.g. if one administrator is reindexing a database, perform no other activity  listed below on any other database on your system): Š Reindex (i.e., forcing a reindex from the System Overview tab) Š Import Š Match/Mask Š Find/Replace and Mass Actions (all activities including: replacing, moving, dupechecking, and delet‐

ing data) Š Export Š Imagelink table: creating, importing or exporting (Imagelinks tab)

Multiple administrators cannot modify the same database at the same time (e.g., find/replace data,  etc.). The second administrator will get a message indicating that the database is in use.

Database Activities that affect Searching TIP In the XERA end user interface, you can send a message to all users to inform them  of upcoming maintenance and any potential impacts, such as whether searching  will be affected. Full‐text searching is not available for records that contain new or changed data until that data has  been added to the index (i.e., synced).  Indexes are impacted by the following maintenance activities: Š Importing Data:

New data is not available for searching until it is synced (i.e., added to the index). Syncing is  automatically initiated after the task has completed. Š Matching/Masking Data:

Search results may be inaccurate until new data is synced. Any modified record that has not yet  been synced will not be included in search results. Syncing is automatically initiated after the task  has completed. Š Global Edits (using the Find/Replace tabor Mass Actions in the end user interface): 

Search results may be inaccurate until new data is synced. Any modified record that has not yet  been synced will not be included in search results. If you replaced or moved data, then you are  prompted to sync when the task is initiated. If you dupechecked or deleted data, syncing is  automatically initiated after the task has completed. Š End Users Editing Records: 

Syncing of new data is automatically initiated after the edits or additions are completed. These  changes are limited so syncing is usually immediate but may take up to 10 seconds or longer if other  maintenance activities are affecting server performance.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  21

Syncing versus Reindexing When modifying, adding, or appending records in the database, you can either synchronize or reindex  the database. The following table describes these two options and when to use them. Option

Definition

When to Use/Affect on Users

Sync

Updating the index to include  data changes

Sync for minimal impact on end users.

Dropping the index and  reindexing all data

Reindex if modifying or appending more than 1/3 of  database records. This option will typically be faster than  syncing. Searching is not available for users until reindex has 

Reindex

Note: You can set an indicator to let users know when the  index is being synchronized. This is set in Administra‐ tion > Search > Display Index Sync Notification.

finished. Users will see a warning icon  on the XERA  toolbar, and text explaining that the index is not available.  (This icon also displays if there is no index.)

End User Access during Database Maintenance End users can still access and use the database while an administrator is making changes in it. How‐ ever, end users may experience limited searching capabilities. TIP In the XERA end user interface, you can send a message to all users when database  structure changes will occur, and advise them to log out during that time. Š Access Allowed: Users can access a database while an administrator is working on it. Users who are 

in the database during maintenance will see the changes when they navigate to a different record. Š Access/Functions Not Allowed: Searching might be disabled if an administrator has initiated a 

change to the database structure (e.g., adding or deleting fields, or changing field properties) before  a user initiates a search. 

!

CAUTION If a user initiates a search before you initiate adding or deleting a field, the data‐ base structure change will not take effect because the database is locked by the  user, and there is no warning message to inform you that the change did not take  effect. Make the database inactive while you are adding or deleting a field.

22   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Load File Format Requirements  iCONECT supports the following industry standard load file types: Š Comma Delimited (CSV) Š DAT Delimited (see “Load File Requirements” on page 62 for more information). Š Tab Delimited Š Delimited text file with custom delimiters (administrators can specify delimiters if they differ from 

the provided CSV, DAT, Tab delimited templates) Imported data can be one of the following field types in XERA: Š Full Text (unlimited characters) Š Limited Text (a maximum of 4000 characters) Š Numeric (a maximum of 38 characters) Š Date, in the following formats:  Š DD/MM/YY        Š YY/MM/DD Š DD/MM/YYYY Š YYYY/MM/DD Š MM/DD/YY Š YYYYMMDD Š MM/DD/YYYY

For detailed information on field types and the information that can be added, see “Creating Fields in  a Database” on page 38. The DB Structure tab is used to create or assign field types and properties to  imported data. NOTE For load file examples, refer to the Importing chapter.

Attaching, not Importing Non-Text Data Do not include non‐text data in your data load files (i.e., do not include data processed from audio,  video or other types of binary files). Non‐text data prevents the database from being indexed (which  means full‐text searching is not available) and can cause system downtime. To properly incorporate  audio, video, or other binary files, they must be set up as linked files and need to be viewed in their  native program. See “Adding Native Files” on page 30 and “Adding Images” on page 31.

R ELATED TOPICS : Š “Adding Native Files” on page 30 Š “Adding Images” on page 31

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  23

Reserved Field Names Certain field names are used by iCONECT, and are therefore reserved. Some reserved names can be  used as field names; others can not. These restrictions are described below, followed by the list of  reserved field names.

Reserved Field Names Permitted XERA database fields have a displayed field name as well as an internal field name that is referenced by  the database software. The internal field name cannot match a reserved field name. In the circumstances below, XERA displays the field name as provided (e.g., “FROM”), but adds “_1” to  the internal field name (e.g., “FROM_1”). This workaround is transparent to the administrator and end  user who only see the display name (e.g., “FROM”). Š In standard load files. Š When adding fields through the DB Structure tab.

Reserved Field Names Not Permitted In the circumstances below, the specified field names are imported directly into the database software  tables, so there is no built‐in workaround. Š CSV database structure files imported through the DB Structure tab cannot use reserved field 

names. Š In XML file sets, the field name “F” attribute cannot match a reserved field name. The “F” attribute is 

the internal field name. For more details on the structure of XML file sets, contact your iCONECT rep‐ resentative for the XML Format Guide. List of Reserved Field Names ACCESS

DEFAULT

INTEGER

ONLINE

START

SYSDATE

ADD 

DELETE 

INTERSECT

OPTION     

SUCCESSFUL

TABLE                  

ALL

DESC

INTO

OR

SYNONYM

THEN       

ALTER

DISTINCT

IS

ORDER

SYSDATE

TO

AND

DROP

LEVEL

PCTFREE

TABLE

TRIGGER

ANY

ELSE

LIKE

PRIOR

THEN       

UID

AS

EXCLUSIVE

LOCK

PRIVILEGES

TO

UNION

ASC

EXISTS

LONG

PUBLIC         

TRIGGER

UNIQUE

AUDIT

FILE

MAXEXTENTS

RAW    

UID

UPDATE

BETWEEN

FLOAT   

MINUS

RENAME 

UNION

USER

BY 

FOR

MLSLABEL

RESOURCE

UNIQUE

VALIDATE

CHAR

FROM

MODE

REVOKE

UPDATE

VALUES

CHECK           

GRANT

MODIFY 

ROW

USER

VARCHAR

24   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

CLUSTER

GROUP

NOAUDIT

ROWID

VALIDATE

VARCHAR2

COLUMN

HAVING

NOCOMPRESS

ROWNUM

VALUES

VIEW

COMMENT

IDENTIFIED

NOT 

ROWS

VARCHAR

WHENEVER

COMPRESS

IMMEDIATE

NOWAIT 

SELECT

VARCHAR2

WHERE

CONNECT

IN

NULL

SESSION

VIEW

WITH

CREATE

INCREMENT

NUMBER

SET

WHENEVER

CURRENT

INDEX

OF

SHARE

WHERE

DATE    

INITIAL

OFFLINE

SIZE

WITH

DECIMAL

INSERT

ON

SMALLINT

SYNONYM

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  25

Unicode Compatibility Unicode data can be viewed and reviewed in XERA. Additionally, the web user interface can also be  viewed in French, German, Russian, Japanese, Spanish, or Chinese. Note the following limitations for Unicode data in different parts of XERA. Administration Unicode data is not supported in the Administration program. That includes client, project, and user  names and descriptions, and option values. Manager Š Database Structure: Do not use Unicode characters in: Š Database names Š Imagelink field names Š Importing and Match/Masking: Unicode load files must use UTF‐16 encoding. All other require‐

ments (e.g., load file types and data format/structure) are the same as for non‐Unicode load files. Š Lookup List Shortcuts: East Asian characters are not supported for lookup list shortcuts. Š Web Interface

Searching (End User Interface) Phonetic, Stem, and Dictionary Lookup searches might not work correctly in languages other than  English.  

26   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Database Tasks Quick Reference This section describes the high‐level steps required for creating databases, adding native files, images,  and other items to your database.

Creating a Database without Document Groups Step

Manager Tab

1. Plan your database structure and verify data formats meet XERA requirements: • Review data formats (see “Load File Format Requirements” on page 23). • Consider available methods for creating a database structure (e.g., import a  structure, use XML Import). See “Creating a Database” on page 35. 

n/a

2. Create, duplicate, or import a database structure. See “Creating a Database” on  page 35. 

DB Structure

Note: Ensure you include fields, if applicable, for: • Native file links (see “Adding Native Files” on page 30) • Imagelinks (see “Adding Images” on page 31) 3. Assign access rights to the data at the client, project, or user level. See “Setting Up  DB Security Read/Write Access” on page 141.  Note: Users do not have any access rights and cannot view the data until you assign at  least read access rights. To ensure data integrity, grant write access only for fields  that need to be edited or coded. 4. Import data and, optionally, allocate documents to folders. See “Importing from a  Delimited Data File” on page 64.

Import

5. Build analytic indexes (with the Analytics add‐on module). See “Creating Analytic  Indexes” on page 230.

Administration >  Panels

6. Create panels, folders and set up folder access rights. See “Creating a Folder or  Coding Panel” on page 146 and “Setting Object Security” on page 161. 

Administration >  Panels

7. Activate the database in one of the following ways: • Go to the System Overview tab, and select the Active check box beside the  database name. • Go to the Databases tile in Administration. Select the database name and click  Activate.

System Overview  or Administration  > Databases

8. Check the database by logging in to XERA opening the database, and opening  images and/or attachments if applicable.

n/a

9. Set up packaged production file location (if necessary). See “Setting up Custom  Targets” on page 218.

Administration >  Productions  Targets

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  27

Creating an E-Mail/Document Groups Database Depending on how data was processed, e‐mail data (as well as data from near‐duplicates or embedded  files or other sources that include parent‐child relationships) can be organized into document groups  for faster review and more‐consistent coding.  The following table provides high level steps to set up a database with document groups formatting. Step 

Manager Tab 

1. Plan your database structure and verify data formats meet XERA requirements: • Review data formats (see “Load File Format Requirements” on page 23 and  “Methods to Create Document Groups” on page 123). • Consider available methods for creating a database structure (e.g., import a  structure, use XML Import). See “Creating a Database” on page 35. 

n/a

2. Create, duplicate, or import a database structure. See “Creating a Database” on  page 35.

DB Structure

Note: Ensure you include fields, if applicable, for: • Native file links (see “Adding Native Files” on page 30) • Imagelinks (see “Adding Images” on page 31) 3. Apply document group formatting and assign access rights (optional). See “Creating  Administration >  Document Groups” on page 125 and “Setting Access to a Document Group” on page  Document  127. Groups 4. Assign access rights to the data at the client, project, or user level. See “Setting Up  DB Security Read/Write Access” on page 141. Note: Users do not have any access rights and cannot view the data until you assign at  least read access rights. To ensure data integrity, grant write access only for fields  that need to be edited or coded. 5. Import data, and optionally allocate documents to folders. See “Importing from a  Delimited Data File” on page 64.

Import

6. Rebuild the document groups formatting (must be done any time data is imported).  Administration >  See “Rebuilding a Document Group” on page 128. Document  Groups 7. Build analytic indexes (with the Analytics add‐on module). See “Creating Analytic  Indexes” on page 230.

Administration >  Panels

8. Create panels, folders and set up folder access rights. See “Creating a Folder or  Coding Panel” on page 146 and “Setting Object Security” on page 161. 

Administration >  Panels

9. Activate the database in one of the following ways: • Go to the System Overview tab, and select the Active check box beside the  database name. • Go to the Databases tile in Administration. Select the database name and click  Activate.

System Overview  or Administration  > Databases

10. Check the database by logging in to XERA, opening the database, and opening  images and/or attachments if applicable.

n/a

11. Set up packaged production file location (if necessary). See “Setting up Production  Administration >  Targets” on page 209. Productions  Targets

28   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Adding Records or Modifying Data in Fields When you add or modify records, you will need to rebuild the document groups: Š Records added: The new records will not be visible until you rebuild document groups (see 

“Rebuilding a Document Group” on page 128.)

If you Match/Mask and select the Append record option, the records that are added are not visible  until you rebuild the document groups. Š Data modified in the document groups fields (an Attach Range or Unique/Parent ID field): the doc‐

uments are visible but may not be properly included in the groups until you rebuild.  If you Match/Mask or Find/Replace data in the document group fields, or if end users edit  document group fields*, you must rebuild the document groups to ensure proper grouping.  * End users are typically not given write access to these fields; use the DB Security tab to check current  settings and ensure users are not given write access to fields that should not be modified. 

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  29

Adding Native Files Native files are easily integrated into an XERA database. Step

Manager Tab

1. The iCONECT Service Account must be created on the Web Server and Data Server  n/a during the iCONECT installation procedure. The same user account (same user  name and password) must also exist on any server that is hosting images or  attachments and have read access to the images or attachments. DB Structure 2. When setting up the database (see “Creating a Database without Document  Groups” on page 27), set up an Attachment field with the following Field Properties  selected: • Field name set to a recognizable name (e.g., “Attachment”). • Field type set to Limited Text. • Attachment check box selected (data in that field becomes a link to the native  file). See “Creating Fields in a Database” on page 38.  3. Populate the Attachment field with proper path names for the associated native  Import or  Match/Mask files. • If this is a new database, this is covered by the “import data” step (see “Creating  a Database without Document Groups” on page 27).  • For an existing database, use the Match/Mask tab to import data (i.e., the native  file path names) into the Attachment field.  See “Match/Mask Data into an Existing Database” on page 73.  4. Hide the full native file path for specific users by changing field‐level access  DB Security (remove Write access) (optional). Users will see the native file name and extension  only. See “Creating a Custom Security Group” on page 142. 5. Set up packaged production file location (if necessary). See “Setting up Custom  Targets” on page 218.

Administration >  Targets & Sources

Viewing Unrecognized or Unsupported Files Š If a file type is unrecognized but is a text‐based file, any text found in the file will attempt to display 

but this process may time out.  Š Instruct your end users not to attempt to view audio or video files (e.g., WAV or MPEG) in the 

Viewer. Attempting to view these files in the Viewer may cause the end user’s computer to appear  to freeze until the native file viewing process times out.  TIP Audio and video files can be launched in their native program by clicking the file  name link in Document View. NOTE At this time, large Excel files may not render properly. Consider making these files  available for opening in Excel only. 

30   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Adding Images The following table provides the high level steps to add images to a database. NOTE Bates numbers are sorted alphabetically starting with the leftmost character (e.g.,  ID10000 would come before ID999). For proper sorting, ensure Bates numbers are  zero‐filled so they are all the same length. For example, if you have Bates numbers  ID999, ID10000 and ID6500, make these the same length: ID00999, ID10000 and  ID06500. Step

Manager Tab

1. The iCONECT Service Account must be created on the Web Server and Admin Server  n/a during the XERA installation procedure. The same user account (same user name and  password) must also exist on any server that is hosting images or attachments and  have read access to the images or attachments. Contact iCONECT Technical Support  for assistance. 2. When creating the database (see “Creating a Database without Document Groups”  DB Structure  on page 27 or “Creating an E‐Mail/Document Groups Database” on page 28), ensure  you set up: • At least one field (Limited Text field type) that will function as your Imagelink field  (typically the beginning Bates number field, or a field named “Image”). Note: Leave the Imagelink check box cleared until you are ready to link the imagelink  table (step 5). 3. Set up an imagelink table. See “Creating or Updating an Imagelink Table” on page 107. Imagelink 4. Review or change the imagelink table and page breaks. See “Updating Documents  and Pages in Imagelink Tables” on page 110. Fixing any broken imagelinks will help  ensure productions run smoothly.) 

Imagelink

5. Link the imagelink table to the Imagelink field. See “Linking the Imagelink Table” on  page 109. 

Imagelink

6. In the Administration program, set up options related to imaging. See the following  groups in the Options module:  • Productions & Exports  • Images, Native Files, and Text View categories

TIP Once images are set up for a database, you can review the number of imagelink  tables linked to a database, and the combined size of the images through the Sys‐ tem Overview tab. See “Reviewing Image Statistics” on page 45.

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  31

Appendix A – Administration in SQL or Oracle This table lists the administration tasks can be performed directly in SQL or Oracle or through XERA,  and the tasks that must be performed through XERA. NOTE If performing these functions in SQL or Oracle, contact iCONECT Support and  request either the XERA Oracle Database Administration Guide or the XERA SQL  Server Database Administration Guide.  XERA

Specific Task

SQL Server,  Must be done  Oracle, or XERA in XERA

System Overview 

Get database statistics

3 3

Get image statistics

3 3 3 3

Reindex All other tasks DB Structure

All tasks

DB Security

All tasks

Import

All tasks

Match/Mask

All tasks

Imagelinks

Create new imagelink table

3 3 3 3

All other tasks on the Import subtab All tasks on the Review subtab

3 3

All tasks on the Export subtab Administration >  Document Groups

All tasks for document groups

Administration >  Panels

Create or change a shortcut Save or open templates All other tasks

Folders Security (in  Administration >  Panels)

All tasks

Administration >  Analytic Indexes

All tasks

Find/Replace

Create/view edit log

3 3

All other tasks Lookup Lists

All tasks

Export

Export to XML All other tasks

32   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

3 3 3

3 3 3 3 3 3

XERA

Specific Task

SQL Server,  Must be done  Oracle, or XERA in XERA

PAR (Oracle only)

All tasks

3

Troubleshoot

All tasks

3

Chapter 1. Introduction to XERA ‐ Database Creation and Project Management  |  33

34   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

2 Creating a Database

Introduction An XERA database can be created in the following ways: Š Create a new structure or duplicate the structure of an existing XERA database. See “Creating a New 

Database Structure” on page 37.  Š Import a database structure from a CSV file. You must first create a new database structure, and 

then import a structure from a CSV file. See “Exporting or Printing a Database Structure” on page 42.  Š Import a database from an XML file (this one‐step import process sets up the structure, data, 

imagelinks, and Lookup Lists). Vendors can contact iCONECT Technical Support  ([email protected]) for assistance in creating XML load files.  This chapter covers the following topics: Š “Creating a New Database Structure” on page 37 Š “Importing a Database Structure into a New Database” on page 42 Š “Reviewing Database Statistics” on page 44 Š “Deleting a Database” on page 45

36   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a New Database Structure In this procedure, you can create a new structure (that contains no fields) or duplicate an existing  database structure.  TIP You can save time by creating databases that will be used as structure templates. To create a new database structure: 1. On the DB Structure tab, click New.  The Create New Database dialog box opens.

Figure 2.1

Create New Database dialog box

2. Enter the name of the database in the Name field. (Maximum 64 characters.) 3. Select the Data Server where the database will reside from the Data Server list. The Data Server  cannot be changed for this database once you have clicked OK in this dialog box. NOTE Additional Data Servers, if present, are defined in Administration through the  Data Servers tile. 4. Attach the database to a client‐project by selecting the applicable items.  TIP The client‐projects are defined in the Administration program. 5. Enter a description in the Description box. This description appears on the System Overview tab  and in the Databases tile in Administration.

Chapter 2. Creating a Database  |  37

6. Select a database structure option from the Structure section as follows: Š Create new structure: This will create a new database without fields. You can create your own 

fields, or import structure from a csv file.  Š Duplicate the structure of existing database: Click the browse button to select from your cur‐

rent database list. 7. Click OK. This returns you to the DB Structure tab where you can add fields to the new database  (see “Creating Fields in a Database” on page 38). 

Creating Fields in a Database When you create fields in a database, you will be adding a field name, specifying a type, and assigning  attributes, such as an index, imagelink, or other characteristics to that field. Once you have created the  fields, key field properties and attributes are shown in the Fields listing, as shown in Figure 2.2

Figure 2.2

DB Structure tab in Manager

38   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

To create a field in a database: 1. Select the database. (If you have just created a database as described on page 37 then it is already  selected.) The fields for the database display. 2. In the Field Properties section, do the following:

Figure 2.3

Field Properties section of the DB Structure tab

a. Enter the name for the field in the Field name field. TIP We recommend using alphanumeric characters only. b. In the Field Type section, select a type from the list. Note that Field types cannot be changed  after the field has been created. The following table lists the types of available fields and how  they are used in XERA. Field Type  Description  Full Text

This field type is intended for potentially long fields. For best performance, limit the number of Full Text fields to two or less, although 3 or  4 are acceptable (Full Text fields require more storage space, so fewer Full Text fields  will optimize performance). Tip: The Limited Text field type has a maximum length of 4000 and is fully searchable,  so it is sufficient for most non‐body text fields.

Limited Text Select for Imagelink fields, Attachment fields, and any other text fields that do not  require more than 4000 characters.  Maximum field length is 4000 characters.  Note: Limited Text fields are fully searchable. In SQL, the Search and Sort index options  are disabled if the length of the field is over 450 characters.

Chapter 2. Creating a Database  |  39

Field Type  Description  Numeric

Select for data such as Page Counts and money calculations such as Damages. This field has three associated field properties: • Length: The maximum field length is 38 characters.  Tip:The length can be changed to a higher value after the field is created. However,  the length cannot be reduced (to avoid truncating existing data). If the charac‐ ters in the field will exceed 4000, then make the field a Full Text field. • Places: The number of decimal places. The allowable range is zero to one less than  the specified field length. • Format: • Currency: Dollar, Pound, or Euro • Zero‐Filled: any blanks in this field become a zero • Normal: any blanks in this field stay blank • Percentage Note: Numeric fields are fully searchable.

Date

Select for date fields. Date fields are fully searchable. The fields must be properly formatted but date elements can be zero‐filled where the  value is unknown (e.g., 07/00/1994). See “Date Format Requirements and Limitations”  on page 63 for more details and tips. When you select Date as the field type, you are also prompted to select the default  date format (which does not have to match the date format of the raw data). You can  choose from the following:  DD/MM/YY, YY/MM/DD, DD/MM/YYYY, YYYY/MM/DD, MM/DD/YY, YYYYMMDD,  MM/DD/YYYY Tip: We recommend using a 4‐digit date year and ensuring that all date fields use the  same date format to avoid updating records twice.

Annotations Select for Attachment (native file) or Imagelink fields that require field‐level annotation  permissions. Annotation permissions applied to the field take precedence over  annotation permissions set in Administration > Options.  • Write Access: users can create and modify annotations. The annotation toolbar is  available on the Images tab. This is the default setting. • Read Access: Users can view annotations. The annotation toolbar is not available. • No Access: Users cannot view or add annotations.

c. Select the appropriate attributes for the field. Note that attributes can be modified after the field  is created. For more information on creating indexes for specific fields, see “Indexing Fields for  Searching and Sorting” on page 85.  Attribute 

Description 

Attachment

Select this check box if this is an Attachment field for a native file record.  iCONECT will then treat the data located in this field as a hyperlink, and the full  file path will be shown.  By default, this field is included in the text index. If the file path contains the  name of the project (not recommended), then exclude this field from the text  index. Tip: To hide the full file path, set this field to Read only. This field cannot be a full text field. Tip: See “Adding Native Files” on page 30 for a complete set of steps for setting  up native files in your database.

40   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Attribute (cont’d) Description (cont’d) Imagelink

Select this check box to associate an imagelink table with an Imagelink field.  When you select the Imagelink check box, a pop‐up appears where you can  select the appropriate imagelink table.  Tip: See “Adding Images” on page 31 for the steps for setting up images in your  database.

Read only

Locks down the field (e.g., the Body field); the field cannot be made editable  through the DB Security tab. End users are not allowed to edit Read Only fields.  This designation must be removed manually. Tip: To restrict a field for selected users (rather than all), use the DB Security tab.

Hidden field

Makes the field visible only to administrators. This setting is intended for fields  that contain administration notes.

CAUTION: The Text Index option can be selected if required, making this field  available in searches.

Native File Upload Activates the ability to upload a native file to an Attachment (native file) field.  This can only be applied to one field in the database. This designation should  only be added to an empty attachment field, since uploading a new file will  replace any existing file in the field. Note: The Native File Upload Administration option must be enabled before  users can make use of this feature. File extension

Creates a link to the virtual File Type Icon field. When a user adds this field to  their field view in Table View or Document View, it provides a visual indication of  the type of file in the selected field.  Note: File type icons are stored in the Central Storage Path location (specified in  System Settings) in the DocIcons folder. You can add other .png files to this  folder if necessary. The standard circle icon will be displayed if the file type  does not have an associated png file.  Tip: When this is applied with the Display Email Relationship option in a docu‐ ment groups database, an attachment icon will display on top of the file  type icon. See “Creating Document Groups” on page 125 for more informa‐ tion.

Faceting

Creates an index of the data that is in that field and presents the information as  a Facet on the Search tab in Table View.

NOTE If you are adding a new field after clicking Delete, click Clear to remove the field  properties left over from the deleted field. 3. Once you have added the fields, do the following if necessary: Š To change the order of fields in the database, select the field, and then click Move Up or Move 

Down. Š To rename a field, select the field, click Rename, enter the new name for the field, and click OK.

4. When you are finished adding fields, click Complete (this instructs Manager to revise its indexing  procedure to account for the new field(s)).  5. Once the structure and fields are complete, you will need to activate the database. Go to the Sys‐ tem Overview tab and select the Active check box beside the database name.

Chapter 2. Creating a Database  |  41

Importing a Database Structure into a New Database You can import database structure from a csv file into a new database as follows: 1. From the DB Structure tab, select the newly‐created database. (Click the browse button next to the  Select Database box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  2. Click Import Structure to import a structure from a CSV file. See “Import and Export Structure For‐ mat” on page 42 for detailed information included in the csv file. 3. Navigate to and select the csv file, and then click OK. The imported structure is added in the Fields  section of the DB Structure tab. 4. Click Complete to finish the import process.

Exporting or Printing a Database Structure To export or print a database structure: 1. Click the DB Structure tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.) 2. Choose one of the following actions: Š To export the structure of the database you have selected to a CSV file, click Export Structure. 

See “Import and Export Structure Format” on page 42 for the information included in the csv file. Š To print the structure of the database you have selected, click Print Structure. 

Import and Export Structure Format The import structure file must be a .csv (comma‐separated value file) file. Similarly, the output when  you export a structure is a .csv file that can be opened in Microsoft Excel.  NOTE The format for an import structure file and an exported structure file is the same.  The following image shows an example of an exported structure.

Figure 2.4

Exported structure

Each line in the file (and each row in the spreadsheet) represents one field, as described below:  Column 

Description 

A

The field’s display name.

42   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Column 

Description (cont’d)

B

The field’s internal name. This is the field name with special characters replaced by  underscores. Import will ignore this column.

C

The field type, which will be one of these string values (case insensitive): • Full Text • Limited Text • Numeric • Date

D

For Limited Text and Numeric fields, contains the maximum field length. For Full Text and Date fields, contains “#N/A”.

E

For Numeric fields, contains the number of places after the decimal point.  For Limited Text, Full Text, and Date fields, contains “#N/A”.

F, G, H (Full Text)

For Full Text fields, columns F, G, and H contain “#N/A” and are ignored on import.

F, G, H (Limited  Text)

For Limited Text fields, column F has the string value “Imagelink”, “Attachment”, or “Not  Image” (where “Not Image” means not an Imagelink field and not an Attachment field). If F contains “Imagelink”, then G contains the imagelink table name and H contains “#N/A”. If F contains “Attachment”, then G and H contain “#N/A”. If F contains “Not Image”, then G and H contain “#N/A”. Note: On import, F is assumed to be Not Image if the field is not Imagelink or Attachment.

F, G, H (Numeric)

For Numeric fields, column F contains “Zero‐Filled” or “Not Zero‐Filled”.  G contains “Currency” or “Not Currency”.  H contains the currency symbol (if F is set to “Currency”) or it contains “#N/A”. Note: On import, F is assumed to be “Not Zero‐Filled” if the field is not already set to “Zero‐ filled”, and G is assumed to be “Not Currency” if the field is not already set to “Cur‐ rency”.

F, G, H (Date)

For Date fields, column F contains the date format, and columns G and H contain “#N/A”. The  date format will be one of these seven strings (exported as uppercase, the separator must be  a forward slash “/”): • DD/MM/YY;     YY/MM/DD • DD/MM/YYYY;  YYYY/MM/DD • MM/DD/YY ;    YYYYMMDD • MM/DD/YYYY

I

Contains either “Read‐Only” or “Not Read‐Only”. Note: On import, I is assumed to be “Not Read‐Only” if the field is not set to “Read‐Only”.

J

Contains “Hidden” or “Not Hidden”. Note: On import, J is assumed to be “Not Hidden” if the field is not set to “Hidden”.

K, L, M, N

K is #N/A. L and M are empty.  N contains “NotPercentage” or “Percentage”.

O

For Imagelink or Attachment fields, this column has the string value “Annotations  WriteAccess”, “Annotations ReadAccess” or “Annotations NoAccess”.  For all other fields, contains “#N/A”.

Chapter 2. Creating a Database  |  43

Reviewing Database Statistics The complete list of databases set up for XERA is shown on the System Overview tab in Manager, and  the Databases tile in Administration. In Manager, you can view individual database statistics such as  the number of images in the database, review text index status, and check pending operations for each  database.  Basic database information, such as the number of databases, as well as basic database functions –  review or clear pending operations and database activation – can also be done through Administra‐ tion. NOTE The System Overview tab and Databases tile is also used to activate a database,  which should be done after the database has been created. The Active check mark  indicates that the database is Active. The following image shows the overview statistics listed for the selected database in Manager:

Figure 2.5

Database statistics for selected database (Manager)

The Overview statistics gives the following information about the selected database. Š Records: The number of records in the selected database. Š Fields: The number of fields in the selected database. Š Objects: The number of objects in the selected database. Objects includes folders, edit controls, and 

separators. To review the specific number of folders and edit controls in a database, open the Panels  tile in Administration.

44   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Š Active users: The number of users with an Active status. (This is set through Administration.) Š Total system databases: The total number of databases set up in XERA.

Viewing, Printing, and Exporting Database Statistics 1. Click the System Overview tab.  A list of the databases on your system is displayed. 2. Click the database name.  The database statistics display at the bottom of the tab. 3. Do the following as necessary: Š Click Print Stats to print a copy of the statistics for the selected database. Š Click Export List to save the database list as a text file (you can specify a .txt or .csv extension).

Reviewing Image Statistics You can review the number of all imagelink tables linked to a database, and the size of the images in  an imagelink table. 1. On the System Overview tab, click Get Image Stats. The number of images linked to the imagelink table associated with the selected field.  2. To calculate the image sizes for the imagelink table, click Image Sizes.  Depending on the number of images, this may take a few minutes.  NOTE These statistics are based on the images associated with the imagelink table, not  the number of documents in your database. If you have only 100 documents in the  database but the imagelink table includes additional images (e.g., 1500 images),  the statistics are based on the 1500 images associated with the imagelink table.

Deleting a Database A database can be deleted, however, when you delete a database, all data associated with that data ‐  folders, coding, productions, etc. ‐ are also deleted. If you think that this information will be required  at a later date, consider exporting the data before deleting the database. To delete a database: 1. On the DB Structure tab, select the database that you want to delete. (Click the browse button next  to the Select database box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  2. Click Delete.

Chapter 2. Creating a Database  |  45

46   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

3 Setting up a Project

Introduction You use the Administration functionality in the XERA web interface to set up a project. Databases are  assigned to a specific project, and only users assigned to that project have access to the project’s data‐ bases.  Once you have set up your projects, you can review the number of databases and users associated  with each client/project using the Licensing tab in Manager. (This tab is also used for monthly license  submission, if required.) This chapter covers the following topics: Š “Creating a Client Profile” on page 49 Š “Creating a Project Profile” on page 50 Š “Creating a User Profile” on page 51 Š “Creating a User Template” on page 55 Š “Licensing” on page 57

48   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Client Profile To create a client profile: 1. From Administration, click Clients (the link along the bottom of the panel). The Clients section opens. 2. Along the bottom of the section, click New Client. The Create New Client section opens.

Figure 3.1

Creating a New Client

3. Enter the following information: a. Enter the Client name that you want to appear on the Project Dashboard. b. If you are an LSP and want to conceal client names in the license request, you can enter an alias  in the Licensing Alias field. c. Choose a status from the Status list. If a client is inactive, any projects assigned to the client do  not appear on the Dashboard, even though they will be listed here. d. Enter a client description in the Description field. This information only appears here (not in  Manager).  e. To add a logo that will appear on the Dashboard (in all screens of the XERA interface), click  Upload to browse to and select an image. NOTE Select an image with the recommended resolution: 233x28. f. Select the image that you added from the Main Client Logo drop‐down list. 4. Click Save. The new client is added to the Client list. TIP Once multiple clients have been created, you can quickly find a specific client by  clicking the Filter icon. For more information, see “Filtering Client, Project, or User  Information” on page 54.

Chapter 3. Setting up a Project  |  49

Creating a Project Profile To create a project profile: 1. From Administration, click Projects (the link along the bottom of the panel). The Projects section opens. 2. Click New Project. The New Project section opens.

Figure 3.2

Creating a New Project section

3. Enter the following information as necessary: a. Enter the project name as you want it to appear in XERA. b. If you are an LSP and want to conceal project names in your license requests, you can enter an  alias in the Licensing Alias field. The alias will appear in place of the project name in the Manager  Licensing tab. c. Choose a status for the project from the Status list. If the project is inactive, the project will not  appear on the Project Dashboard.  d. Enter a project description (maximum 50 characters). This information only appears here (not in  Manager). e. Select the project origin from the Country and State/Province lists to specify the country and  state/province origin.  TIP This information also displays on the Licensing tab in Manager, so that you can  easily review the origins of all projects. f. Select the client to which this project applies from the Clients list. 4. Click Save.  TIP Once you have created the client and project, you can associate the database with  the client‐project. This needs to be done before a user assigned to the project can  view the project and database. Access to a database is set up in Manager (on the  DB Structure tab). 

50   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a User Profile A user profile is a user name, password, association with a client‐project, and administrator permis‐ sions if required. If you are displaying a Case Notebook transcripts in XERA, you can also change user‐ name and password information for those users here. For more information on this, see “Changing a  Case Notebook User Name or Password” on page 201. NOTE When you create a new user, the User must accept User Agreement... check box is  always active. If you need to reset this for existing users, you can edit their profile  and re‐select this option. To create a user profile:  1. From Administration, click Users (the link along the bottom of the panel). The User section opens. The users, and their logged in status, are listed in the grid. The number of  users, active and inactive, are listed at the bottom right. 2. Click New User. The User Information section opens.

Figure 3.3

Create a User section

3. Enter a user name. 4. In the Password fields, enter the following as necessary: a. Enter a password that contains at least 8 characters, including one uppercase letter, one lower‐ case letter, and one number (for example, XeraR0cks) and then confirm the password. (You can  enter up to 64 characters.) b. Set a password change option if necessary: • Force the user to set their own password once they log in: Check the User must change pass‐ word... box. • Remove the ability to change their password (through User Information): Check the User can‐ not change password box. c. If you are using Active Directory Authentication, check this option instead of entering the pass‐ word for the user. 5. Enter the user’s contact information: enter the first name, last name, phone number, and e‐mail  address in the appropriate fields. 6. Keep the Inactive check box clear for active users. If the user is inactive, the user cannot log in to  XERA. Chapter 3. Setting up a Project  |  51

7. The User must accept User Agreement... check box is active for all new users (as noted above). This  User Agreement displays every 30 days for active users. NOTE The User Agreement can be customized to meet your needs. See the XERA Branding  Guide for more information. 8. Enter a description for the user profile if necessary. This information only appears in Administration. 9. Select the type of billing method required for the user from the Billing Method list. 10. To apply a theme to the user, select a theme from the Theme list. NOTE For more information about creating and applying themes, see the XERA Branding  Guide. 11. Click the arrow button to scroll right. The User Options section displays. 12. If necessary, check the following User Options to control project collaboration features: Š User can send messages: The user can create and send messages to other project members. Š User can create tasks: The user can create tasks for themselves or assign them to other project 

members.  NOTE If this option is cleared but the Administration option Enable Task Manage‐ ment is on, the user can still edit tasks.  Š User can change their contact information: The user can change their user information (found 

beneath their user name upon login.) Š Hide User Name: Standard users will not see this user’s name in the Project Members tile. Addi‐

tionally, they will not be able to send this user a comment or message. Š To display another website when the user logs out properly (such as your company’s website) 

enter the full URL in the Logout Redirect URL field. (For example, http://www.iconect.com). 13. Click the arrow button to scroll right. The Client Association section displays. 14. In the Clients‐Projects list, select the project that the user will belong to, and then click the right  arrow to add the user as a member of that project.  15. If the user will require administrative or project administration access, click the right arrow button  to scroll right. The Administration section displays. 16. Assign appropriate administrator rights as necessary: Š To create a Client Administrator (or Project Manager), in the Client list, choose the applicable cli‐

ent and use the arrow button to move the clients over to the Admin Of box. This grants the user  access to add users, set options, and perform database administration (create panels and  objects, coding rules, etc.) for those clients only.

52   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Š To give a user full administrator rights, check the System Administrator check box. This also 

grants full database administration in Manager. Š To allow administrators to go over the Analytic License amount (which will be billed as an extra 

charge), check the Allow Exceed Analytics License Amount check box. (This box is only enabled  for System Administrators, and if you have the Advanced Analytics add‐on module.) NOTE For more information about Analytics Licensing, contact iCONECT Support. 17. Click Save. The new user profile shows in the user listing. If it does not display immediately, you can click the  Refresh button to manually update the list. TIP Once you have created a user profile and assigned a project to the user, you will  need to give the user access to a database. This is done in Manager.

Editing Multiple User Profiles To aid in making mass changes to user profiles, you can edit multiple user profiles at one time. Specifi‐ cally, you can edit the following: Š Password options, including Active Directory Authentication Š User Profile activation/deactivation Š Description, Billing Method, Theme Š Client‐Project Associations. Editing these associations removes any previous client‐project access; 

different associations are not retained.  Š Client administration and System administration access. 

!

CAUTION Editing client or system administration associations removes any previous client‐ project access; any previous and different client‐project associations are not  retained. 

To edit multiple user profiles: 1. In the Users section, select the users that you want to edit as follows, and then click Edit:  Š To select a number of user profiles that are not listed together, press Ctrl+click and select each 

profile. (Or, filter the listing first. See “Filtering Client, Project, or User Information” on page 54  for filtering steps.) Š To select a range of profiles, press Shift+click and select the first profile, and then select the final 

row. All the rows in between will be selected.  TIP To remove a profile within that range, press Ctrl+click and select that profile. The User Information section opens.  NOTE Editable fields that contain different information are indicated by the text ‘differ‐ ent values’. 2. Edit the applicable user profile information as necessary.  3. Click Save. Chapter 3. Setting up a Project  |  53

Deactivating or Deleting a User To remove a user, you can either deactivate the user or delete the user. When you set a user’s status  to inactive, you can still access the user’s personal folders and any personal templates. TIP Before deactivating or deleting a user, you can always click Refresh to obtain the  latest changes to the Users tile. Š To deactivate a user: In the Users section, check the user that you want to deactivate, and then 

change their status to Inactive. If the user is logged in while you change their status to Inactive, the Force Logout dialog box opens,  enabling you to log that user out of XERA. Š To delete a user profile: In the Users section, check the user that you want to delete, and then click 

Delete.

Ending a User Session The Users list shows basic profile information, as well as user session status. You can choose to end a  user’s session in the event of long running operations, or in circumstances where a user is not in the  system but their user session is still active; users currently in the system are indicated by the Logged In  column in the Users list. To end a user’s session: 1. In the Users section, check the box beside the user (or users) whose session you want to end. 2. Click Force Logout. You are asked to confirm that you want to end this session. 3. Click OK.

Filtering Client, Project, or User Information The Clients, Projects, and Users tiles contain filter icons on many columns, enabling you to easily find a  client, project, or user. To filter in the Clients, Projects, or Users tile: 1. In the column you want to filter, click the Filter 

 icon. 

The filter options box opens. 2. Select a filtering option from the list if necessary, and then type the information by which you want  to filter. 3. When you set the filter options, click Filter. The listing refreshes to display the filtered list.

54   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a User Template A User Template is a snapshot of security settings for one or more databases set at a particular  moment. Once you have created a user and assigned permissions to a user (in Manager), you can use  that user’s security permissions as standard security settings that can be quickly applied to new or  existing users. A template can include the following settings: Š Client/Project Assignment: Assigns the new client‐project to the user. (This will not overwrite any 

existing, unrelated client‐project associations.) Š Database Security: Assign security at the client, project, or user level, and even assign a custom 

security group that can include field‐level security for the user. Š Panels and Panel Security Š Coding Rules

!

CAUTION A template is static once it is created. 

To create a user template: 1. Create a base (or standard) user, and then in Manager assign specific security permissions to that  user. 2. Log in to XERA as an administrator, and then select Administration. 3. From Administration, select the Users Templates panel. 4. Click New Template.  The New Template section opens. 

Figure 3.4

New Template section

Chapter 3. Setting up a Project  |  55

5. Enter a name for the template in the Template Name field. TIP Since you cannot view settings and permissions once the template is created, it is  recommended that you use a name that describes the security settings included in  the template. 6. Select the standard user that has the security settings that you want to use from the Base User list. 7. Select the client from the Clients list.  8. Select the project from the Projects list.  The databases associated with the selected project display in the Databases list. 9. Check one or more boxes beside the databases that have the security settings that you want to use,  and then click Save. To select all databases, check the check box beside the Databases heading. 10. To apply the template to a user, select the template from the list, and then click Apply. The template list refreshes, and the complete list of users are shown. NOTE Security settings that are unrelated to security in the template are retained. How‐ ever, an existing security settings for the client/project specified in the user tem‐ plate are overwritten by the new settings. 11. Check the users to which you want to apply the template, and click Save.

Renaming or Deleting a User Template Templates that have changed since they were created are indicated by a modified status. This means  that the database fields, folder and coding categories, or the database itself has been deleted. If you no longer need a User Template, or if the settings have substantially changed and you want to  rename it to describe the revised settings, do the following: 1. From Administration, select the Users Templates tile. The created User Templates are listed. 2. To rename a user template, select a template, and click Rename. The name box opens. 3. Enter the new name for the template, and then click Confirm. 4. To delete one or more user templates, select one or more templates and then click Delete.

56   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Licensing If you are on monthly licensing, you will generate a license request file for submission to iCONECT. If  you are not, you can use this tab to review the list of active users and databases associated with clients  and projects. Both tasks are done through the Licensing tab in Manager. 1. On the Licensing tab, click Collect Stats. The statistics for all active clients, projects, and users display in the screen. This information is cur‐ rent as of the time you click Collect Stats. The Users and Databases columns list the current and previous month’s submissions as follows: 16 (16**) Š The first number (the number without brackets) is the current submission. The number in brack‐

ets indicates the previous month’s submission.

Figure 3.5

Collected statistics

NOTE To ensure the previous value is the value from your previous license request, only  export when you are ready to submit your license request file. If you export in  between license request submissions, then the previous values are essentially  meaningless since they will reflect your previous export instead of your previous  submission.

Chapter 3. Setting up a Project  |  57

2. Do the following as necessary: Š To review the complete list of active users for the current month, click the Usernames button. 

This listing provides a comprehensive audit trail of user maintenance activity throughout the  month. TIP You can save this listing in CSV format by clicking Export.  Š To print what is currently listed in the Licensing tab, click Print. We recommend that you print 

when prompted during the export process, since that captures what you are submitting. Š Click Export to export the license request file that will be submitted to iCONECT.

Advanced Analytics Licensing If you have purchased Advanced Analytics licenses, then you will also see the Analytics Report button  at the bottom of the Licensing tab.  To review Analytic license usage: 1. After you have collected statistics, click Analytics Report. The Analytic Report window opens, displaying the list of licenses, as well as current and remaining  usage. 2. To print the report, click Print. The Licensing Data screen opens for review. 3. Click Print to complete the print request.

58   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

4 Importing Data and OCR

Introduction To load data into a database, you will use one of two tabs in Manager:  Š Use the Import tab to import or append data into a new or existing database. Data can be imported 

from delimited data file or an XML file set.  Š Use the Match/Mask tab to update existing data into a database, or to import and insert OCR text 

into an existing database (e.g., when OCR load files are provided after the metadata).  Before importing data into an existing Oracle database, you can archive part or all of the database so  that the database can be restored if necessary. This chapter covers the following topics: Š “Importing from a Delimited Data File” on page 64 Š “Importing from XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML)” on page 70 Š “Importing OCR” on page 78 Š “Temporarily Archiving an Oracle Database (PAR)” on page 80

60   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Cautions and Restrictions Import and Match/Mask operations are intensive. Read through the following cautions and restric‐ tions to ensure optimal operation. Š Since you may have large amounts of data to import, ensure that you have sufficient table space. If 

you need assistance in determining available table space, contact iCONECT Support.  For example, if the load file is 10 GB, check that there is at least 30 GB of available table space on the  Data Server. The additional table space is required to store database indexes and other related files. NOTE Loading data without the required space may cause data corruption and/or sys‐ tem failure. Š Perform import operations during non‐peak hours. This is an intensive operation and may impact 

system performance.

!

CAUTION If the data came from an XML import, be aware of unsupported byte codes. See  “Unsupported Byte Codes for XML Export/Import” on page 62. 

Š Before adding data to an existing Oracle database, consider temporarily archiving data so that it can 

be restored if required. See “Temporarily Archiving an Oracle Database (PAR)” on page 80.

Handling Field Data Š If you are importing from an nXT or XERA database, note that you cannot assign records a specific 

review status. Š When importing data, numeric and date fields are by default set to ‘no Text Index’. If you need to 

search on these fields, you will need to add them to the text index and perform a reindex. Š Numeric, full text, and date fields associated with a Lookup List imported from nXT do not retain 

their Lookup List associations. Š When importing data, if the data exceeds the field length, the record is inserted but that field is left 

empty, and an error is written to the Error Log. Š Full Text Imagelink and Attachment fields are not supported. Imagelink and Attachment fields 

should be Limited Text. Contact iCONECT Support for more information.

Data that should not be Imported Do not include non‐text data in your data load files (i.e., do not include data processed from audio,  video or other types of binary files). Non‐text data may prevent the database from being indexed  (which means full‐text searching is not available) and can cause system downtime. To properly incor‐ porate audio, video, or other binary files, they must be set up as linked files. See “Adding Native Files”  on page 30 and “Adding Images” on page 31.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  61

Unsupported Byte Codes for XML Export/Import Data may be altered if the unsupported byte codes listed below are part of your data set. Verify that  these byte codes are not in your data set before exporting or importing XML. The following occurs if  these byte codes are present: Š When exporting to XML, unsupported byte codes are stripped. For example, in the three‐byte 

sequence 0x41, 0x81, 0x42, the unsupported byte code 0x81 would not be exported (leaving 0x41,  0x42).  Š When importing from XML, the presence of any of these byte codes in the import file will cause the 

import into iCONECT to be aborted and an error message to be displayed. Below are the unsupported byte codes:   0x00

 0x05

 0x0C

 0x12

 0x17

 0x1C

0x81

 0x01

 0x06

 0x0E

 0x13

 0x18

 0x1D

0x8D

 0x02

 0x07

 0x0F

 0x14

 0x19

 0x1E

0x8F

 0x03

 0x08

 0x10

 0x15

 0x1A

 0x1F

0x90

 0x04

 0x0B

 0x11

 0x16

 0x1B

 0x7F

0x9D

Load File Requirements Default delimiters for the DAT Delimited template: Š Comma: _ (020) Š Quote: þ (254) Š Newline: ® (174)  Š Date format: mm/dd/yyyy 

LOAD FILE EXAMPLE þBeg Docþ_þEnd Docþ_þAttach Rangeþ_þEmail Subjectþ_þSent Dateþ þMD00001þ_þMD00007þ_þMD00001 - MD00026þ_þEmployee Agreementsþ_þ01/ 18/2005þ þMD00008þ_þMD00011þ_þMD00001 - MD00026þ_þStock Bonusþ_þ01/18/ 2005þ þMD00012þ_þMD00025þ_þMD00001 - MD00026þ_þNon-Disclosureþ_þ01/18/ 2005þ TIP For details about formatting for e‐mail, see “Methods to Create Document Groups”  on page 123.

62   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Date Format Requirements and Limitations iCONECT strongly recommends using a 4‐digit year format to avoid potential conflicts during import‐ ing and coding.  Do not change from a 4‐digit year format to a 2‐digit year format. This would change existing pre‐ 1930 dates and post‐2029 dates. When a 2‐digit year format is used, any value under 30 is recorded in  the underlying XERA database tables as 20nn (e.g., if you enter 26, it is recorded as 2026). Any value  equal to or above 30 is recorded as 19nn (e.g., if you enter 86, it is recorded as 1986). This affects  dates in imported load files, searches, and when end users are coding. When importing dates, note the following: Š Importing Invalid Dates: When importing, invalid dates are entered as zero‐dates. See the following 

table. (Note that in this table, DateField can be the name of any field in your database that has been  set up as a date field: Sent Date, Received Date, etc.) (all using the MM/DD/YYYY format): Invalid Date in Load  File

Entry in XERA

How to Search

38/23/1994

00/23/1994

Date Field >= 01/01/1994 AND Date Field <= 12/31/1994

07/42/1994

07/00/1994

Date Field >= 07/01/1994 AND Date Field <= 07/31/1994

07/23/199

07/23/0000

Date Field >= 00/00/0000

38/42/1994

00/00/1994

Date Field >= 01/01/1994 AND Date Field <= 12/31/1994

38/42/199

00/00/0000

Date Field >= 00/00/0000

NOTE Rules for date handling in iCONECT databases do not allow a search for a specific  zero‐filled date. For example, you cannot use an "=" search to locate 07/00/1994.  However, you can use a Date Range search to find the set of documents that  include the zero‐filled date (as shown in the examples above).

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  63

Importing from a Delimited Data File When you import a file, you will be led through the subtabs of the Import tab. The steps for these tabs  are described here under different sections, as follows: Š “Setting Delimiters and Mapping Fields” on page 64 Š “Allocating Inbound Documents to Folders (optional)” on page 66 Š “Completing the Import” on page 68

Setting Delimiters and Mapping Fields TIP If your text contains characters that are typically used as delimiters (such as com‐ mas), you can create custom delimiters and save them as a template to ensure con‐ sistent delimiter use across the system. 1. On the Import tab, ensure the Import Type subtab is selected. 2. Select Import from a DAT or CSV file.  3. Click the browse button next to the Select database that will receive imported data box, and then  select from a pop‐up list of existing databases. NOTE To create a new database, click New. This takes you to the DB Structure tab. Other‐ wise, continue with the steps below to import data into an existing database. 4. Click Next to go to the Delimiter subtab. TIP Before selecting the delimiters, open the load file in a text editor and verify the  delimiter types in use. If a custom delimiter template is required for the delimiters,  you can create one.

Figure 4.1

Selecting delimiters

5. Select the delimiters by doing one of the following: A

Select an existing delimiter template from the Use Template box and then click Apply. Note: If you select a template but do not click Apply, the delimiters are not updated.

64   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

B

Enter your own delimiters into the content fields as follows: • Field separator: You must enter a character (this field cannot be empty). • Field content marker and Line break inside of field content: You can enter different  characters for each field, or leave both fields empty; you cannot enter the same character for  both fields.  When entering your own delimiters, you can do the following:  • Enter the actual character (e.g., enter a comma (,) not “044”) • Enter a special character by pressing Alt‐ASCII code to enter the character in the delimiter field  (e.g., press Alt‐020 to insert the “” symbol). 

TIP You can specify multiple ASCII characters to function as one delimiter (e.g., ^|^) —  maximum five characters per delimiter. 6. To save the set of delimiters you have selected in a new template, enter a name for the template in  the Save above delimiters as box and then click Create Template. Saved templates will be avail‐ able in the Use template box the next time you access this tab.  7. Click Next to go to the Fields subtab. 8. Click the browse button beside the Select file to import field to locate the import file.  The Sample record box then lists the contents of the first record of your import file. Typically, the  first record contains the field names.

Figure 4.2

Mapping fields 

9. If you have saved a field‐mapping template, select it in the Use saved mapping box and click Apply.  Otherwise, map the fields from the import file to the fields in your iCONECT database as follows: a. In the Map to field box, use the drop‐down lists to select the field in your database that corre‐ sponds to the field directly across in the Sample record box (as shown in the image above). NOTE You must map at least one field before you can continue to the next tab. b. To leave out data from the import file, select Ignore in the corresponding drop‐down in the Map  to field box.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  65

c. When you are finished, verify that the import fields in the Sample record box line up side‐by‐side  with the corresponding fields in your database in the Map to field box. 10. If you expect to use the same field mapping again, then save this mapping by specifying a template  name in the Save above mapping as field and then clicking Save.  11. If the first record in the import file contains field names, select the Skip first record on import  check box. 12. In the Source date fields are formatted as box, select the format of all date fields in the import file.  TIP The import file date format should match the default format in the database. Fuzzy  dates (i.e., zero dates) are supported.  13. Click Next to go to the Allocate subtab.

Allocating Inbound Documents to Folders (optional) Folder allocation can be used to keep track of data that has been loaded into the database. For exam‐ ple, you could create a Panel specifically for imports, with top‐level folders in which each load is  placed, to show the exact data that has been imported. NOTE If you choose to allocate records to subfolders, import time will increase.

Figure 4.3

Allocation subtab

1. Select the Allocate records check box. 66   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

2. To allocate documents to a parent folder, do one of the following: a. To allocate documents to a new parent folder, do the following: i. In the Folder tab box, select a folder tab. ii. In the New folder name box, enter a name. b. To allocate documents to an existing parent folder, do the following: i. Beside the Select existing folder box, click the browse button. The Select Parent Folder dialog  box opens. ii. Select a folder tab (from along the top of the dialog box), and then select a folder. 3. To allocate documents to subfolders, check the Add Subfolders box and specify: Š A Folder prefix (e.g., MX). Š A Folder start number (e.g., 1). All folder numbers will be padded to five digits (e.g., 00001).  Š The Number of records to import into each folder (e.g., 1000).

NOTE The last folder may contain a different number of records (e.g., if you specify  1000 records per folder and you are importing 5086 records, you will end up  with five folders containing 1000 records and a sixth folder containing 86  records). 4. In the Created by box, select a user name to indicate who is allocating the records.  5. Click Next to go to the Comments tab. 6. Enter any comments that you want to attach to the imported files. 7. Click Next to go to the Finish subtab.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  67

Completing the Import To complete the import: 1. On the Finish subtab, you can check Ignore all errors. However, note that if you ignore the errors,  then you will not be able to view any errors that might occur while importing. NOTE You can view errors at the end of the import process by clicking View Error Log.  This button is only enabled when there are errors.

Figure 4.4

Finish subtab

2. When you are ready to import, click Import.  When the import is completed, a confirmation message displays the import statistics. NOTE When there is a small amount of data, the progress bar may not show the import  progress. Instead, you will only see an “Import in Progress” message. 3. Click OK to close the confirmation message window.  The Synchronization dialog box opens.

Figure 4.5

Synchronization dialog box

68   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

4. Do one of the following as necessary: Š Start index synchronization by selecting Synchronize the index... Š Defer synchronization by selecting Do not synchronize, and check the Remind... check box to be 

notified that synchronization is disabled for that database. Synchronization will remain disabled  until you enable it on the Status tab.  TIP If you are importing several data loads, you will want to defer synchronization until  everything has been imported.  5. Click OK.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  69

Importing from XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML) There are two types of XML files that can be imported into XERA, as follows: Š iCONECT XML: import data from XML files that are formatted using iCONECT’s XML schema. You can 

use this to create new databases or update an existing database. See “Importing from iCONECT XML”  on page 70. Š EDRM XML: import data from EDRM (Electronic Discovery Reference Model) compliant XML files. 

See “Importing from EDRM XML” on page 71.

Importing from iCONECT XML Using an XML file set, you can import data, structure, and other database information to create or  update an XERA database. Depending on the file set purposes, ensure that the database name and  structure is as follows: Š Creating a new database: ensure the database name in the IXM file is not the same as an existing 

database name. Š Merging more than one exported database into a single database: the database structure must be 

the same in all the source databases, and the databases must be named the same in each IXM file.  This process will actually append data from each source database. Š Updating (appending to) an existing database: the database structure and name mus t be the same 

in the XML file set and the destination database. This guideline also applies if merging multiple  exported databases into a single existing database. To import from iCONECT XML: 1. If the IXM file is on the same computer as Manager, you can bypass steps 2‐4. Click on the IXM file.  This will prompt you to log in to Manager and take you to step 5. 2. On the Import tab, ensure the Import Type subtab is selected. 3. Select Import from iCONECT XML.

Figure 4.6

Importing from iCONECT XML, ixm file chosen

4. Click the browse button next to the Select IXM file box to locate and open an IXM file. NOTE The .ixm extension identifies the XML file that contains the database structure. Any  other XML files contain data that is pulled in by the IXM file during the import pro‐ cess. 5.  Click Next to go to the Comments tab. 6. Enter any comments that you want to attach to the imported files. 70   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

7. Click Next to go to the Finish tab. 8. Click Import. 9. When the Legal Statement window opens, read the agreement and click I Agree.  This initiates the import, and progress information is displayed.  NOTE Adding data to the index (syncing the data) occurs after all the records have been  imported; this can be the longest stage of the import process.  TIP If there are images and native files associated with the database, and they are on a  different LAN, you will need to change path names for the images and native files. 

Importing from EDRM XML If you are importing EDRM‐compliant XML files, only field data is imported into XERA. Items such as  folder data and imagelinks are not imported. Step 1: Select EDRM XML file (Import Type subtab) 1. On the Import tab, ensure the Import Type subtab is selected. 2. Select Import from EDRM XML, and then browse to and select the EDRM XML file.

Figure 4.7

EDRM import, file and database selection

3. Under Import EDRM XML to, select one of the following options: Š To create a new database using the data in the EDRM XML file, select New database. 

• Select the Data Server (from the drop‐down list) where the database will reside. • Enter a name for the database in the Database name field. This database name will overwrite  the database name specified in the EDRM XML file. Š To import data from the EDRM XML file into an existing database, select Existing database.

4. Click Next. Step 2: Mapping fields (for existing databases) (EDRM subtab) The EDRM Fields subtab is only used if you are importing data into an existing database.  1. On the Import > EDRM Fields subtab, if you have saved a field‐mapping template, select it in the  Use saved mapping box and click Apply. Otherwise continue with the next step.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  71

2. To map fields from the import file to your XERA database (or if you have applied a template), do the  following: a. In the Map to field in database column, use the drop‐down lists to select the field in your data‐ base that corresponds to the EDRM field directly across in the EDRM fields column. NOTE You must map at least the EDRM DocumentID field. b. To leave out data from the import file, select Ignore in the corresponding drop‐down in the Map  to field in database box. c. When you are finished, verify that the import fields in the EDRM fields box line up side‐by‐side  with the corresponding fields in your database in the Map to field in database box. d. If you expect to use the same field mapping again, then save this mapping by specifying a tem‐ plate name in the Save above mapping as field and then clicking Save.  Step 3: Complete the import (EDRM/XML Finish subtab) 1. On the Import > EDRM/XML Finish tab, click Import.  2. When the Legal Statement window opens, read the agreement and click I Agree. This initiates the  import, and progress information is displayed (e.g., number of records imported). Wait for the  import to complete. 3. If you have updated an existing database, then you are finished. If you have created a new data‐ base, then continue with tasks for a new database outlined in “Database Tasks Quick Reference” on  page 27.

72   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Match/Mask Data into an Existing Database If you are updating data for an existing database, you will use the Match/Mask tab to choose the fields  and data that will be appended to the selected database.  Š “Setting Delimiters and Mapping Fields” on page 73 Š “Matching and Masking” on page 75

Setting Delimiters and Mapping Fields TIP Consider making a template of commonly used delimiters to ensure consistent,  error‐free data loading. To start the Match/Mask process: 1. On the Match/Mask tab, ensure the Match/Mask Type subtab is selected. 2. Click the browse button next to the Select database that will receive data box and then select  from a pop‐up list of existing databases. 3. Click Next to go to the Delimiter subtab.

Figure 4.8

Selecting delimiters

4. Select the delimiters by doing one of the following: A

Select an existing delimiter template from the Use Template box and then click Apply. Note: If you select a template but do not click Apply, the delimiters are not updated.

B

Enter your own delimiters into the content fields as follows: • Field separator: You must enter a character (this field cannot be empty). • Field content marker and Line break inside of field content: You can enter different  characters for each field, or leave both fields empty; you cannot enter the same character for  both fields.  When entering your own delimiters, you can do the following:  • Enter the actual character (e.g., enter a comma (,) not “044”) • Enter a special character by pressing Alt‐ASCII code to enter the character in the delimiter field  (e.g., press Alt‐020 to insert the “” symbol). 

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  73

TIP You can specify multiple ASCII characters to function as one delimiter (e.g., ^|^) —  maximum five characters per delimiter. 5. To save the set of delimiters you have selected in a new template, enter a name for the template in  the Save above delimiters as box and then click Create Template. Saved templates will be available  in the Use template box the next time you access this tab.  6. Click Next to go to the Fields subtab. 7. Click the browse button beside the Select masking file box to locate the masking file. The Sample  record box then lists the contents of the first record of your masking file. Typically, the first record  contains the field names.

Figure 4.9

Match/Mask, Mapping Fields

8. If you have saved a field‐mapping template, select it in the Use saved mapping box and click Apply.  Otherwise, map the fields from the masking file to the fields in your database: a. In the Map to field box, use the drop‐down lists to select the field in your database that corre‐ sponds to the field directly across in the Sample record box. NOTE You must map at least one field before you can continue to the next tab. For match‐ ing purposes, this field must have the search index property on it. If not, you will be  asked to select a field that has a search index. For more information about this  property, see “Creating Fields in a Database” on page 38. b. To leave out data from the masking file, select Ignore in the corresponding drop‐down in the  Map to field box. c. When you are finished, verify that the fields in the Sample record box line up side‐by‐side with  the appropriate corresponding fields in your database in the Map to field box. d. If you expect to use the same field mapping again, then save this mapping by specifying a tem‐ plate name in the Save above mapping as field and then clicking Save.  74   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

e. If the first record in the masking file contains field names, select the Skip first record on masking  check box. 9. In the Source date fields are formatted as box, select the format of all date fields in the masking file.  TIP The import file date format should match the default format in the database. Fuzzy  dates (i.e., zero dates) are supported.  10. Click Next to go to the Match/Mask subtab.

Matching and Masking In the Match/Mask subtab, you match and mask the incoming data to existing data.  Š  If the data is within the field limit for existing records, but goes beyond the field length for new/

appended records, the new records are still added but the field is left blank for those records.

Figure 4.10 Matching/Masking subtab

To match or mask incoming data: 1. In the Available fields list, select the fields you want to mask. 2. In the Incoming records must match box, select the cross‐referencing field — i.e., the field that will  identify the record where text must be masked. Typically this would be the Bates number field. You  can also select Ignore case to eliminate matching issues resulting from case differences in field  names.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  75

3. In the If match found section, select one of the following: Š Replace field content: The field contents are overwritten by the new text. Š Append field content: The new content is appended to the field, separated by the delimiter you 

select.  NOTE Content that goes over the field length in existing records will cancel masking  (that is, all records are skipped). 4. In the If match not found section, select one of the following: Š Append record: The new record is added to the end of the database. 

NOTE Data that is over the field length for new records are still added, but the field is  left blank for those records. Š Ignore record: The record is not imported. 

5. In the Apply to section, select one of the following: Š Entire database: Run the masking function on the entire database. Š Contents of folder: Run the masking function only on the records in the selected folder (click the 

browse button to select a folder). 6. Click Next to go to the Finish subtab. 7. To turn off the error display during import, select Ignore all errors. You can view the errors at the  end by clicking View Error Log. 8. When you are ready to begin, click Mask. NOTE When there is a small amount of data, the progress bar may not show the import  progress. Instead, you will only see an “Masking in Progress” message. 9. When the masking is completed, a confirmation message displays the masking statistics. Click OK to  close the confirmation message window. 10. Click OK to close the confirmation message window.  The Synchronization dialog box opens.

Figure 4.11 Synchronization dialog box

76   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

11. Do one of the following as necessary: Š Start index synchronization by selecting Synchronize the index... Š Defer synchronization by selecting Do not synchronize, and check the Remind... check box to be 

notified that synchronization is disabled for that database. Synchronization will remain disabled  until you enable it on the Status tab.  TIP If you are importing several data loads, you will want to defer synchronization until  everything has been imported.  12. Click OK. 13.  If errors were reported, click View Error Log for more details. (The View Error Log button is only  enabled when there are errors.) NOTE If you are adding data to a field upon which you have built a document group,  then you will need to rebuild document groups. 

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  77

Importing OCR You can import OCR into an existing database through the Match/Mask tab. An OCR Load List file (your  vendor may refer to this as a “Control List”) maps the OCR text files to the appropriate record by using  a cross‐referencing field (typically the Bates number field). TIP Your vendor should prepare the OCR Load List file to cross‐reference at the record  (not page) level (i.e., one text file per record regardless of the number of pages in  that record). The OCR Load List file from your vendor will have the following structure: 0010042,J:\OCR\001042.txt 0010046,J:\OCR\001046.txt The first field (in the example above, a Bates number) identifies the record that requires the OCR text.  The second field is the path to the OCR text file. Ensure you have access to the specified drive. NOTE In the example above, the Bates number (e.g., 0010042) matches the name of the  OCR text file. However, the OCR text file can be named differently (this is up to your  vendor). To import OCR: 1. On the Match/Mask tab, select the OCR subtab. 2. Click the browse button beside the OCR load list box to locate and select the OCR Load List file. 3. In the Match to field box, select the field that will be used to match the incoming OCR data to the  correct record in your database.  NOTE The Match to field selection is typically the Bates number field. This field must have  the search index property on it. If not, you will be asked to select a field that has a  search index. For more information about this property, see “Creating Fields in a  Database” on page 38. 4. In the Load to field box, select the field in your database to which the full OCR text will be written.  This is typically an OCR or Body field and is a Full Text field type. (Figure 4.12 shows completed OCR  field selections.)

!

CAUTION Incoming OCR Load List data overwrites the data in this field.

78   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Figure 4.12 OCR import selections

5. In the Source date fields are formatted as box, select the format of all date fields in the OCR Load  List file. NOTE The import file date format does not need to match the default format in the data‐ base. Also, fuzzy dates (i.e., zero dates) are supported. See “Date Format Require‐ ments and Limitations” on page 63 for more details. 6. Select the Ignore all errors check box if you do not want errors displayed. You can view any errors  at the end by clicking View Error Log. 7. Click Mask OCR.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  79

Temporarily Archiving an Oracle Database (PAR) Before performing a major activity (such as importing data into an existing database, or find/replace  actions), you can temporarily archive the database so that it can be restored if an error was made.  Using the Provisional Archive and Restore (PAR) tab in Manager, you can restore the database to its  previous state.  NOTE You cannot archive the database and restore it after making database structure  changes, or after an XERA software update. If you are making structural changes,  consider exporting your data as XML so that you have a copy of the data and struc‐ ture that can be reinstated again if required.

!

CAUTION You still require daily system backups, as failure to do so could result in data loss.  This temporary archive does not replace the need to run daily backups.

PAR a Database To create a temporary archive of an Oracle database: 1. On the PAR tab, click the browse button to select the database that you want to archive.  2. In the Archive section, select the type of data that you want to archive (Data, Folders, Imagelink  tables, or Select All). NOTE Ensure that you only archive what you need, as archiving and then restoring will  restore the saved database and overwrite any potential modifications that were  done since the database was PAR’d.

Figure 4.13 Archive section

3. Select the destination to where the archive will be placed as follows: Š To save the archive as an internal database table on the same drive as your database, select 

Internal. Enter the full path and then a meaningful name for the archive.  NOTE You can only have one internal archive at one time; any previously saved inter‐ nal PAR is overwritten. Select External if you need to save more than one  archive. Š To save the archive to a file, select External. Enter the full path and then a meaningful name for 

the archive.  NOTE If you select external, ensure you specify a different path or file name if you do  not want to overwrite a previous external PAR.

80   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

4. Add notes in the Remarks field so that the archive can be easily identified (such as archiving data  before find/replace on the Date field). 5. Click Create Archive. A confirmation dialog box opens. 6. Hold down the Shift key and click Yes to continue with the archive creation.

Restore a PAR’d Database NOTE While restoring the database, searching is disabled and will not be available until  the restored database is reindexed. (Reindexing is automatically initiated after the  data has been restored.) To restore a temporary archive: 1. On the PAR tab, click the browse button to select the database that you want to archive.  2. In the Restore section, select the archive type: Š To view internal archives, select Internal.

TIP To review internal archive details, click the Info button.  Š To open an external archive, select External and enter the location and file name of the archive, 

excluding the .inf extension. Once the file has been added, click Validate to verify that the file  can be opened. Archive details display in the archive selection area.

Figure 4.14 Restore section with archive information

3. Click Restore Archive.

Chapter 4. Importing Data and OCR  |  81

82   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

5 Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database

Introduction When all data has been added to the database, you can designate field attributes for search, sort, and  text indexes, and create indexes for 6 Degrees® ‐ Relationship Visualizer and Facets to optimize the  data for searching and review.  Once an index has been created, index status can be reviewed, monitored and optimized using various  tabs in Manager. Additionally, you can directly query a database index – to either check search status  (SQL databases), or to run specific ‘select’ statements (Oracle). This chapter covers the following topics: Š “Indexes in XERA” on page 85 Š “Creating a Domain Tally Index” on page 87 Š “Creating a Facet Index” on page 89 Š “Tallying Data” on page 92 Š “Monitoring and Troubleshooting Indexes” on page 94 Š “Querying the Database” on page 98 Š “Rebuilding the Materialized View” on page 101

84   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Indexes in XERA Fields flagged for indexing are set up through the DB Structure tab in Manager; specific fields are set  for an index to provide additional ways to enhance search performance, or provide additional search  functionality, as described in the following table. Index Type

Description

Where to build

Where to monitor

Search and  sort index

An index to enhance search or  sort performance. 

DB Structure tab Status tab  See “Indexing Fields for Searching  and Sorting” on page 85.

Text index

An index to enable keyword  (full text) searching on a field.

DB Structure tab Status tab (for  See “Indexing Fields for Searching  status) and Sorting” on page 85. System Overview  tab (to reindex)

Domain Tally

Creates an index based on a  DB Structure tab selected e‐mail fields. This index  See “Creating a Domain Tally  is required for 6 Degrees ‐  Index” on page 87. Relationship Visualizer.

Status tab

Facet

Creates an index based on the  DB Structure tab values in the fields you have  See “Creating a Facet Index” on  identified as a Facet. This index  page 89. is required for Faceted  searches.

Status tab (for  status) System Overview  tab (to rebuild)

Indexing Fields for Searching and Sorting There are three types of indexes that can be set up for fields in your database which provide an addi‐ tional level of indexing beyond the full database indexing.  Š Search index: Indexes the field for improved relational searching. This is an additional level of index‐

ing beyond the regular full database indexing. This index can improve the speed of the following  search operations: Š Date and range searches Š Bates searches (e.g., BEGDOC <= MD100000 AND BEGDOC >= MD000001) Š Empty field search Š Not‐Empty field search Š Sort index: Indexes the field to improve sorting speed when sorting by that field. Use this for fields 

that are commonly sorted (such as date fields). NOTE If you are using a SQL database, search and sort indexes cannot be added sepa‐ rately; if one is selected, they are both selected. The index is disabled if the field  contains more than 450 characters. Š Text index: Enables keyword searching (or full text searching) for a field. If you add or remove this 

index, you must reindex the database. (Reindexing is done on the System Overview tab.)

!

CAUTION Additional hard drive space is required to store individual field index information.  If your Data or Admin Server is low on disk space, then limit the number of fields  that you individually index.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  85

The following table describes typical fields that could be indexed, along with any index limitations. Field Type 

Index Limitations 

Full Text

Search and Sort index: If you are using a SQL database, this is disabled. Text index: If you clear this option, search hit highlighting will not be available once  you reindex the database. (For Oracle and SQL search differences before reindexing,  see “Removing Indexes from a Field” on page 86.

Limited Text

Search and Sort index: If you are using a SQL database, this is disabled if the field  contains more than 450 characters. When one is selected, the other is automatically  selected. Text Index: If this is not enabled, then only relational searching is available for the  field.

Numeric and date  fields

Text Index: If this is not enabled, then only relational searching is available for the  field. Importing: When importing, numeric fields are by default set to ‘no Text Index’. If  searches need to be done on these fields, you will need to add them to the text  index, and then perform a reindex. 

Once you have assigned index attributes to fields, the database may need to be reindexed. For more  information about reindexing and syncing, see “Index Updates and Optimization (Sync, Reindex, and  Optimize)” on page 94. Removing Indexes from a Field To remove an individual field index, you select the field and then clear the appropriate index check  box, and then click Update. In Oracle databases, if you clear the Text Index option, the search hit highlighting is immediately  stopped in that field. However, the field is still included in keyword searching until you reindex the  database. So if a query matches the content in that field and you have not reindexed yet, the docu‐ ment is returned but will not highlight the search hit. If you clear the Text Index option, the search hit  highlighting is not stopped until you reindex the database.

Reviewing Text Index Status The System Overview tab lists the text index status, indicating whether the database is indexed only.  There are two additional statuses that can be listed here: Š Not Found: Indexing is required or has failed. Š Not Completed: The index is being built (following an import), or a reindex is in progress.

86   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Domain Tally Index Use the following steps to create an index of From, To, Cc, and Bcc fields for the selected database.  This index is used to visually map e‐mail associations using 6 Degrees ‐ Relationship Visualizer. Before creating the Domain Tally index, ensure that standard special characters (e.g., ! ‘ # , etc.) have  been removed. Special characters can cause issues in properly displaying the addresses in 6 Degrees ‐  Relationship Visualizer. To create a Domain Tally index: 1. On the DB Structure tab, select the database and then click Domain Tally.  The Domain Tally dialog box opens.

Figure 5.1

Domain Tally dialog box

2. Select the fields that you want to index for the Domain Tally. NOTE You only need to include the From and Send Date fields for your index. However,  indexing all the fields will give users a comprehensive view of e‐mail associations  for review.

!

CAUTION If you are including a hidden field in this index, end users will not be able to view  the field, but they will see the domain listing in the Domain Tally report, and the  e‐mail address in 6 Degrees ‐ Relationship Visualizer.

3. In the Send Date field, select a date field that will be used to display the dates associated with the  e‐mails. When displayed in Visualizer, the dates shown will appear in the date format specified for  this field.  4. Click Build and then Close when finished. TIP To review the status of a Domain Tally index, go to the Status tab.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  87

Rebuilding or Removing a Domain Tally Index If you have added new records or removed records from the database, you may need to reindex the  domain tally index. 1. On the DB Structure tab, select the database and then click Domain Tally.  The Domain Tally dialog box opens. 2. Do one of the following as necessary: Š To rebuild the index, change the fields if necessary and then click Rebuild. Š To remove the domain tally index, click Drop Index.

88   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Facet Index Facets are created to help users refine their search after running traditional searches. By creating fac‐ ets, you give the end user immediate insight into document details that might be relevant for review,  such as domains, relevant dates, document types, etc.  Facets are shown in the web interface as follows:

Figure 5.2

Search panel with facets

Using the above image as the example, the following fields in that database have a faceted index prop‐ erty: From, Document Type, and Custodian. NOTE Date values are organized by year, and listed by month. Numeric values are  grouped into pre‐defined ranges based on the range values within the database. Best Practices for Facet Fields Although there are is no limit to the number of facets you can create in a database, consider the type  of fields that would make the best candidates for scannable review; use the Tally tab to determine  fields that contain sufficient data for optimal facet results. See “Tallying Data for a Selected Field” on  page 92.  Fields that contain repeated text or dates can be optimal for facet values, since they provide a highly‐ readable summary of key data. These principles also apply to Limited Text fields, and since these fields  can be quite large, the following limitations are in place to ensure that facets remain succinct: Š The maximum number of characters displayed in the facet value is 1000; fields that contain more 

characters are truncated. Š The number of unique facet values is 128. If you have more than 127 unique facet values, then the 

remaining values will be added to an Others facet value. Records listed in Others are listed in order  by letter for Limited Text fields. Numeric and Date fields have no limit since they are grouped into  ranges. Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  89

Creating a Facet Facets can be created for Limited Text, Numeric, or Date fields in databases. To create a facet: 1. Log in to Manager and select the DB Structure tab. 2. Click the browse button beside the Select database field to open the database. The fields for that database open in the Fields section. 3. In the Fields section, select the field that will become a facet. 4. In the Field Properties section, select the Faceting check box, and then click Update. Repeat steps 3  and 4 for any additional fields that you want to designate as facets.

Figure 5.3

Faceting Field Property

NOTE Once you have assigned this field property, the Facet check box in the Fields list will  be checked. 5. Select the System Overview tab, and click Rebuild Facet Index.  A dialog box opens, prompting you to click OK to proceed. 6. Click OK to build the index for the facets. To review the status of a Facet index, go to the Status tab and scroll over to the far right to view  Facet index details. NOTE If any data is added to the database, you will need to rebuild the facets so that the  latest data is included in the Facet index.

Rebuilding the Facet Index If any data is added to the database after the Facet index has been created, you will need to rebuild  the Facet index.  To rebuild the Facet index: 1. On the System Overview tab, select the database that contains the new data. 2. Click Rebuild Facet Index.

90   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Removing a Facet To remove a Facet from a field: 1. Log in to Manager and select the DB Structure tab. 2. Click the browse button beside the Select database field to open the database. The fields for that database open in the Fields section. 3. In the Fields section, select the field that contains the Facet you want to remove. 4. In the Field Properties section, clear the Faceting check box. 5. On the System Overview tab, select the database. 6. Click Rebuild Facet Index. 

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  91

Tallying Data You can report on how often the same data is found in a specific field, and determine formatting or  coding inconsistencies in particular fields through the Tally tab. You can also use this functionality to: Š To determine the best fields for facets Š Identify fields that need to be populated with data, if those fields will be used for document groups 

(fully populated document group fields are recommended).

Tallying Data for a Selected Field You can tally data for any selected Limited Text, Date, or Numeric field in a selected database.  To tally data for a field: 1. On the Tally tab, select a database (click the browse button next to the Select database box, and  then select from a pop‐up list of existing databases). 

Figure 5.4

Tally tab

2. In the Fields column, select the field you want to tally. NOTE Full text fields are not available for tallying, and do not appear in the field list. 3. Click Tally Data for Selected Field. The results display in the right pane.

92   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Figure 5.5

Tally results 

Š The number of unique results are listed above the Field Data column (as circled in the image). Š The Field Data is the actual data found in the database. Š The Frequency is the number of records that contain the specified Field Data.

Exporting Tally Results You can export the tally results to a dat file for further examination.  To export the tally results: 1. After tallying data for a selected field, click Export. 2. Browse to a location to save the file, provide a file name, and then click Save. The file is saved as a  DAT file type.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  93

Monitoring and Troubleshooting Indexes You can monitor and manage indexes through the Status tab in Manager; this tab provides the current  status for each database index on the system. Using this tab, you can: Š Check the status of all indexes on the system Š Enable or disable index synchronization (when loading additional data into a database). See “Index 

Synchronization” on page 95. Š Troubleshoot and optimize indexes. See “Scheduling Index Optimization” on page 95 and “Viewing 

and Optimizing a dtSearch Index” on page 97. NOTE When you open the Status tab, the status for all indexes will automatically update;  you can still perform functions for a selected database.

Figure 5.6

Status of indexes (Status tab)

Index Updates and Optimization (Sync, Reindex, and Optimize) When modifying, adding, or appending records in the database, you can either synchronize or reindex  the database. Alternatively, if you are noticing search performance issues, you can optimize the index.  The following table describes these options and when to use them. Option

Definition

When to Use/Affect on Users

Sync (Status tab)

Updating the index to include  data changes or a new field*

Sync for minimal impact on end users: users can be  notified that synchronization is in progress (Admin option  Display Index Sync Notification).

Reindex Dropping the index and  reindexing all data (System  Overview tab)

Reindex if modifying or appending more than 1/3 of  database records. This option will typically be faster than  syncing. Searching is not available for users until reindex has  finished.

Optimize  (Status tab)

Use if the dtSearch Index Degradation is 30% or higher, or  if system performance seems to be an issue. Searching is not affected.

Assists with search  performance

* If you are adding a new field that will affect existing data, then you may want to reindex rather than  sync.

94   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Index Synchronization When importing large data sets in a database, you can choose to disable index synchronization until all  importing is complete. The index will stay disabled until you choose to enable it on the Status tab.  Along with index synchronization, you can also set synchronization priority.  To enable index synchronization: 1. Select a database from the database list. The Sync column will display the text Disabled. 2. In the Database Index Synchronization section, do the following: a. Click Enable. NOTE For SQL databases, 5 databases can be processed at a time. b. Set a priority for index synchronization, choosing one of the following options: • High: immediate synchronization • Medium: default synchronization; started after high priority synchronizations are finished. • Low: started after high and medium priority synchronization are finished. c. To set the priority for all indexes, select the priority and then click Apply to All.

Figure 5.7

Database Index Synchronization section

Reindexing the Database After you remove a text index from a field, you will need to reindex the database. You initiate a rein‐ dex through the System Overview tab, and you monitor the indexing progress through the Status tab. NOTE Text‐based searching is disabled until the index is complete. If you are using Oracle,  you can decrease Reindex time by setting the number of threads the Reindex pro‐ cess will use. See “Setting an Index Parallel Degree” on page 96. To reindex a database: 1. On the System Overview tab, click Reindex. This will drop your index and recreate it. Indexes are automatically updated when required, so this  forced reindex is not typically required. 

Scheduling Index Optimization You can schedule index optimization to run on a recurring day and time. Consider scheduling optimiza‐ tion at off‐peak hours to minimize performance impact. To schedule index optimization: 1. Select a database from the database list. 2. Click Schedule.  The Index Optimize Scheduler dialog box opens. Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  95

Figure 5.8

Index Optimize Scheduler dialog box

3. Check the day of the week that you want the schedule to run, and then select a time at which the  optimization will begin from the Optimize Time drop‐down. TIP If you are selecting the current day, ensure that you schedule the optimization at  least 5 minutes from the current time. 4. Click Schedule. To view the schedule columns, scroll across to the last columns in the Index Status. 5. To remove a schedule, do the following: a. Select the database that has the schedule that you want to remove from the database list. b. Click Schedule.  The Index Optimize Scheduler dialog box opens. c. Clear the scheduled days, and then click Schedule.  The schedule is removed.

Setting an Index Parallel Degree If you are using XERA with Oracle Enterprise, you can potentially increase reindexing and speed by set‐ ting up the number of threads that will be used for this process. By default, the degree (or number of  threads) used is 2. This can be set for all Oracle databases. TIP Although there is no limit to the index parallel degree, it is recommended that you  do not use more than half the amount of processors used for XERA processes. How‐ ever, if you do not know the number that can be allocated, then please contact iCO‐ NECT Support for additional assistance.  To set the index parallel degree:  1. On the Troubleshoot tab, select the database. 2. In the Index Parallel Degree section, do the following as necessary: a. Enter the number of threads in the Current database field. To set this number for all databases,  check the Set for all databases check box, and then click Set. b. Set the degree for databases that will be added in the Default Parallel Degree field, and then  click Set.

96   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Viewing and Optimizing a dtSearch Index Use the dtSearch Operations section to view the dtSearch index status, or to troubleshoot index func‐ tionality.  To view the status of a dtSearch index: 1. Select a SQL database from the database list. 2. Scroll past the Domain Tally column to view the dtSearch status columns which show the index sta‐ tus.

Figure 5.9

Status tab, dtSearch fragmentation columns

3. Do the following as necessary: Š To view fragmentation status, click Update Fragmentation Statistics. The fragmentation status 

will help you determine whether to optimize the database.  Š If you are troubleshooting a database, the verify option is available to confirm index functional‐

ity as part of your troubleshooting process. To verify the index, select the database and then  click Verify Index. Go to the dtSearch Verification column to view the results. TIP To optimize the dtSearch index, you can click the Optimize button to optimize it  immediately, or schedule the optimization.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  97

Querying the Database The Query tab gives access to source data so that you can run specific “select” queries or statements.  This accessibility depends on your XERA configuration, as follows: Š Oracle: Run specific “select” queries against Oracle. Š SQL Server: Run any queries or statements against SQL Server.

!

CAUTION You have direct access to SQL Server. If you require the SQL Server Database  Administration Guide, please contact iCONECT Support.

Š dtSearch: Troubleshoot searching issues for databases that reside in a SQL Server database (using 

the dtSearch engine). If you are performing search comparisons, the searches are run directly against the dtSearch engine  (bypassing XERA), enabling you to confirm search results as part of a troubleshooting process. Once  you have done this, you can then export dtSearch index tokens to a CSV file.

Figure 5.10 Query tab with dtSearch selected

To submit a query to a database: 1. Select either Oracle/SQL Server, or the dtSearch engine for the query that you will be executing.  2. Enter a query and then click Execute. NOTE When querying the dtSearch index, remember that punctuation is not allowed. If  you do use punctuation, you will not receive an error message, but no search  results will be returned. 3. Use the Previous and Next buttons to navigate through the result set returned from the query (if  necessary). 98   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

4. Click Export to export either the displayed results or all of the query results to a file for further  examination.  The Export dialog box opens.

Figure 5.11 Query export dialog box

5. Do the following as necessary: a. Choose to either export the displayed results or export all of the results.  b. Click the ellipsis button and browse to a location to save the file, then click OK. Export progress displays, and you are informed when the export has finished. c. Click OK to close the message box. To export index tokens: 1. Select the dtSearch option from the Data Server list.  The Database selector opens in the Query window.  2. To export the index token list for dtSearch (exporting all the terms in the index), click Export.  The token list is saved in csv format to the dtSearch index path location.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  99

Differences between Oracle, SQL Server, and dtSearch queries Although you can use the Query tab to execute select searches in Oracle and search SQL databases,  there are distinct differences in how you query, the data that is searched, and the search results. The  differences are as follows: Š Oracle: Allows you to execute “select” statements against the Oracle database, which is not limited 

to individual XERA databases. Entering a “select” query and clicking Execute will return a result set.  Š Example: You could run a select query to find available table space before loading data. Contact 

Technical Support for additional information. Š SQL Server: Allows you to execute queries against SQL Server, which may not be limited to individ‐

ual XERA databases. Entering a “select” query and clicking Execute will return a result set. For example:  Š Example: select count(*) from iconect_database_x where ‘x’ is the Database ID will return the 

number of records in the database. Š dtSearch: Allows you to query the dtSearch index for individual XERA databases. 

Entering a query using dtSearch syntax and clicking Execute will return the Object ID of records that  meet the search query criteria.  Š Example: The query ACL and Report and Ligaments will return the Object IDs that contain all 

three words.

100   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Rebuilding the Materialized View The Materialized View is used to navigate records and retrieve the number of documents within a  database. In the following circumstances, it may be useful to rebuild the Materialized View: NOTE If the following symptoms appear, it will only be after loading data in Manager. Š When the number of records reported in Manager differs from the number of records showing in 

the database in the end user interface. Š When the last record does not appear in the database in the end user interface. Š When the database is opened on the front end and no records are visible.

To rebuild the Materialized View: 1. On the Troubleshoot tab, select the database. The information for that database displays.

Figure 5.12 Database IDs and field information

2. Drop the materialized view as follows: a. Click Drop Materialized View. b. Click Yes to continue. c. When finished, a confirmation message appears indicating it is complete. Click OK.

Chapter 5. Creating Indexes, Tallying Data, and Querying the Database  |  101

3. Create the materialized view as follows: a. Click Create Materialized View. b. Click Yes to continue. c. When finished, a confirmation message appears indicating it is complete. Click OK.

102   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

6 Setting up Images and Native Files

Introduction Images and Native Files are set up as links in the database; you set up an imagelink field for images  and an attachment field for native files.  The Imagelinks tab to import image log files and create an imagelink table. Once created, you can man‐ age the imagelink table by reviewing the imagelinks, adding documents, replacing image paths, renam‐ ing pages, etc.  This chapter covers the following topics: Š “Setting up Images” on page 105 Š “Updating Documents and Pages in Imagelink Tables” on page 110 Š “Setting up Native Files” on page 119

104   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting up Images Images are added to a database as follows: Š Prepare an image log file (see below) that can be imported into XERA Review to link images to a spe‐

cific field. This cross‐reference table is referred to as imagelink table. See “About the Image Log File”  on page 105 for more information. Š Import the log file. Š Review the table and page breaks. Š Link the imagelink table to the Imagelink field.

About the Image Log File There are two types of log files that are supported: Š Doculex 5 (.dbf) Š Opticon (.log)

TIP Other image log file types can be converted to Doculex 5 or Opticon using a log file  converter.  The Opticon log file contains seven fields separated by commas. Not all of the fields are required. The  following image shows an example of a log file structure, containing 4 fields: BatesNumber,VolumeName,Path to TIFF including VolumeName,Document Break Indicator,,, 00000035,iCONECTWEB,\\server\Images\TIFF\2-52\00000035.tif,Y,,, 00000035 iCONECTWEB \\server\Images\TIFF\2-52\00000035.tif,Y, Bates Number Volume Name

Path to TIFF including volume name

Document break indicator

Continuing from the example above, the structure after the document break indicator could be as fol‐ lows:  00000036,iCONECTWEB,\\server\Images\Tiff\2-52\00000036.tif,,,, 00000037,iCONECTWEB,\\server\Images\Tiff\2-52\00000037.tif,,,, The following table lists the fields in the log file structure. Field

Description

Required?

1

Bates Number or Page Identifier

Y

2

Volume Name

N

3

UNC path to image

Y

4

Document Marker. Y indicates the start of a document. An  empty field indicates a page within a document.

5

blank

N

6

blank

N

7

Can be used to store the page count

N

Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  105

TIP Before importing the load file, ensure that each line is formatted correctly and does  not contain any non‐standard characters.

Supported Images XERA supports viewing and annotating/redacting single page TIFF images, as well as JPGs and all com‐ pressed/uncompressed TIFFs. Additionally, production sets can be generated for TIFF, JPG, and PNG  files. Keep the following in mind when working with your vendor to obtain TIFF images:  Š Although there are no limitations or requirements for TIFF file names (that is, the .tif extension is not 

required), the following table lists supported TIFF formats, and the color limitations associated with  each format:  Supported Format

Color Limitations

CCITT 3 (Group 3)

2 color max

CCITT 4 (Group 4)

2 color max

Huffman Encoding

2 color max

LZW

no max

Packbits

no max

NOTE Larger image files will take longer to display, depending on the end user’s Internet  connection. When possible, use smaller image file sizes.

Setting Permissions You must ensure that you provide the correct permissions so that the images and native files can be  accessed by the Web and Data Servers, and viewed properly by users. Ensure that the following per‐ missions and shared locations are set before creating an imagelink table: Š The image or native file path must be accessible to both the iCONECT Web Server and Data Server in 

full UNC path format (for example: \\corp\content\XERA Database\Research\Images). Š Images must exist in the path location used in the imagelink table. If they do not, images will not 

launch. Š The iCONECT Service Account must have read permissions to the shared location used for stored 

images and native file attachments.

106   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating or Updating an Imagelink Table Before creating or updating the imagelink table, ensure that the file that you import is a Doculex 5 or  Opticon™ file. If your file is not one of these types, use a log file converter. If you are importing a Doc‐ ulex file, you must have the Doculex driver installed on the computer where Manager resides. To import images: 1. On the Imagelinks tab, ensure the Import Type subtab is selected. 2. To create an imagelink table do the following: a. Select Create and import to new imagelink table.  You are prompted to specify the Data Server location and an imagelink table name.

Figure 6.1

Selecting a Data Server location

b. Click the browse button, and do the following in the Create New Imagelink Table box: i. Select the Data server location from the Data server location list. ii. Enter the name of the Imagelink table and then click OK. 3. To update an imagelink table, do the following: a. Select Import to existing imagelink table. 

Figure 6.2

Selecting the option to add images to an existing table

b. Click the ellipsis button to select the imagelink table from the list, and then select one of the fol‐ lowing: • To replace pages, select Overwrite matching image page IDs. NOTE Only matching page IDs are replaced. This option does not delete any pages for  which a match has not been found. If an existing image has more pages, then  the extra (old) pages will remain, so remember to review your images after the  update. • To add images to an imagelink table, select Append to existing imagelink table. 4. Select the type of file for import from the Import file type list. 5. Click the browse button beside Import file name to locate the image load file. Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  107

6. Click Import. A progress bar indicates the status of the Imagelink file creation or update. NOTE Once the imagelink table (or updated images) has been imported, verify that  images are displaying properly so that users can run productions without issues.  See “Reviewing the Imagelink Table” on page 108.

Reviewing the Imagelink Table Consider reviewing the imported images to ensure that the page names are identified correctly, no  additional pages display after replacing pages, etc.  To review the Imagelink table: 1. In the Imagelinks tab, select the Review subtab. 2. Click the browse button next to the Imagelink Table box to locate and select the imagelink table  you would like to review or change. 3. To review pages, click the document in the Documents list. The pages for that document are listed  in the Pages section. TIP To preview the image, click Turn Preview On.

Figure 6.3

Review image pages, Turn Preview On selected

4. To review page breaks, add images, or replace documents, see “Updating Documents and Pages in  Imagelink Tables” on page 110.

108   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Linking the Imagelink Table Once you have confirmed that the imagelink table is set up correctly, and points to the correct docu‐ ments, you can link the imagelink table to a database field. To link the imagelink table to a field: 1. Select the DB Structure tab. 2. Open the database to which you added the Imagelink table. 3. Select the field that will be the Image field, and check the Imagelink check box for this field. The Imagelink Table dialog box opens. 4. Select the name of the Imagelink table, and then click OK. 5. Click Update. Your field is now linked to the images. TIP You can review image statistics for your database on the System Overview tab. 

Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  109

Updating Documents and Pages in Imagelink Tables Once you have reviewed your imagelink table, you can update links, add documents, find and replace  image paths, etc. This section covers the following tasks: Š “Adding Documents to an Imagelink Table” on page 111 Š “Appending a Document” on page 112 Š “Finding Page Names and Image Paths” on page 112 Š “Replacing Page Names and Image Paths” on page 114 Š “Splitting One Document into Two Documents” on page 115 Š “Deleting a Document” on page 115 Š “Adding a Page” on page 115 Š “Renaming a Page or Document” on page 116 Š “Changing the Image Path for the Currently Selected Page” on page 116 Š “Deleting Pages” on page 116

A

Document‐level work. Add or update a document, find/replace page names and paths within a  document, delete a document.

B

Page‐level work. A document must be selected first. Add a page, rename a page, fix a page path,  delete a page.

110   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Adding Documents to an Imagelink Table TIP This option is good for adding a few documents. If you have many documents to  add, consider using a text editor to list the document information, and then append  the documents instead. To add documents to an Imagelink table: 1.  Click the New button below the Documents list.  The Add Document to Imagelink Table dialog box opens.

Figure 6.4

Add Document to Imagelink Table

2. Enter a Bates prefix, Bates number, and then click the browse button beside the Path to Image File  box to select the document image to be added. 3. Do one of the following as necessary: Š If you have more documents to add after this one, then click Add document to add the docu‐

ment and keep this dialog box open.  Š If this is the last document you are adding, then click Add document and close to add the docu‐

ment and close this dialog box.

Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  111

Appending a Document This functionality enables you to merge two documents into one, effectively adding pages from one  document to another. To append a document: 1. In the Documents list, select the document that needs to change, and then click Append.  The Append dialog box opens.

Figure 6.5

Append dialog box

2. Select a merge option: Š To add the current document to the previous document, select To previous document...  Š To add the next document to the current document, select To next document.... Š To add this document to another document in the list, select To the document... and enter the 

name of the document. The position of the document in relation to the entered document dic‐ tates how the documents are merged as follows: • If the selected document comes before, then the entered document will be added to it. • If the selected document comes later, then this document will be added to the entered docu‐ ment. 3. Click OK.

Finding Page Names and Image Paths TIP Use the Find function for smaller databases; for larger databases, use Find/Replace. 1. Click the Find/Replace button below the Documents list or the Pages list.  The Find and Replace dialog box opens.

Figure 6.6

Find and Replace dialog box

2. In the Find box, enter what you want to find. 

112   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

3. Indicate whether to search In page names and/or In image paths. You can also select Match case  to refine the search. 4. Click OK.  5. If you have a document selected, the Find Replace dialog box opens. Select one of the following as  necessary and then click OK:  Š To replace in the current document, select Search this document only. Š To replace across the imagelink table, select Search the entire Imaging table.

6. When a match is found, it displays in the Found dialog box. If this is the correct image, click Yes,  point to this image. 

Figure 6.7

Found dialog box

In the Review tab, an arrow in the Documents list indicates the document that contains the found  page.

Figure 6.8

Found page indicator and document selection

7. To view the found page, select the document in the Documents list. The arrow in the Pages list  indicates the found page.

Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  113

Replacing Page Names and Image Paths You can replace page names and image paths across the imagelink table, or for a specific document or  page only. 1. Click the Find/Replace button below the Documents list or the Pages list.  The Find and Replace dialog box opens.

Figure 6.9

Find and Replace dialog box

2. In the Find box, enter what you want to find, and then do the following: a. Indicate whether to search In page names and/or In image paths. You can also select Match case  to refine the search.

!

CAUTION Your selection here determines which text is replaced. If you select both In page  names and In image paths, then the text is replaced in both places.

3. In the Replace box, enter the replacement text and indicate whether you want to Confirm each  change.

!

CAUTION Changes are performed automatically unless you select Confirm each change.

4. Click OK to perform the find and replace. 5. If you have a document selected, the Find Replace dialog box opens. Do the following as necessary  and then click OK:  Š To replace in the current document, select Search this document only. Š To replace across the imagelink table, select Search the entire Imaging table.

6. If you selected Confirm each change, then the Confirm replacement dialog box displays for each  match. To replace the text, click Yes, replace.

114   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Figure 6.10 Confirm replacement dialog box

In the above image, both Find/Replace options In page names and In image paths were selected.  As a result, the dialog box indicates that the text would be replaced in both places.

Splitting One Document into Two Documents 1. In the Documents list, select the document you want to split.  2. In the Pages list, select the page where you want the document break to occur.  NOTE The selected page will be the first page of the new document. 3. Click the Break button.  You are prompted to confirm. 4. Click Yes to accept the document break, or click No to cancel it.

Deleting a Document 1. In the Documents list, select the document to be deleted.  2. Click the Delete button. 3. Click Yes to confirm the delete or No to cancel. You will be returned to the imagelink Documents  list.

Adding a Page 1. In the Documents list, select the document to which you want to add a page. 2. Click the New button under the Pages section.  The Add Page dialog box opens.

Figure 6.11 Add Page dialog box

3. Enter a Page name (Bates number), and then click the browse button beside the Path to image file  box to select the document image to be added. Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  115

4. Do one of the following as necessary: Š If you have more pages to add after this one, then click Add page to add the page and keep this 

dialog box open.  Š If this is the last page you are adding, then click Add page and close to add the page and close 

this dialog box.

Renaming a Page or Document 1. In the Documents list, select the document.  2. In the Pages list, do one of the following: Š To rename a page, select the page that you want to rename. Š To rename a document, select the first page of the document. This will cause both the page and 

the document name to change when you complete this procedure. 3. Click the Rename button below the Pages list.  The Rename dialog box opens. 4. Enter the new Bates number or name for the page. 5. Click OK. 

Changing the Image Path for the Currently Selected Page 1. Select the document and then the page to be changed. 2. Click the Path button below the Pages list.  The Path to Image File dialog box opens.

Figure 6.12 Path to Image File dialog box

3. Click the browse button to specify the new path. 4. Click OK.

Deleting Pages 1. In the Documents list, select the document and then the page to be deleted.  2. Click on the Delete button. 3. Click Yes to confirm the delete or No to cancel. You will be returned to the Documents list.

116   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Verifying Imagelink Paths Use the Paths buttons found beneath the Documents and Pages sections (as shown in the image  below) to verify imagelink paths and identify any broken paths.

Figure 6.13 Verify Imagelink Paths

To verify imagelink paths: 1. On the Imagelinks tab, select the Review subtab. 2. Select the Imagelink table that you want to view, and then click Verify All Paths.  3. Click Export Broken Paths to save the listing of broken imagelinks in csv format. This button will  only be active if there are broken imagelinks in the selected table. 4. If you have many broken links, use Find/Replace to locate the images and re‐link them. See  “Replacing Page Names and Image Paths” on page 114. 5. Once you have fixed the broken imagelinks, click Verify Broken Paths to confirm that the images  are properly re‐linked.

Splitting Multi-Page TIFFs Multi‐page TIFFs are not supported in XERA. If the load file includes multi‐page TIFFs, you can separate  the images into single page TIFF images.  To split multi‐page TIFFs: 1. On the Imagelinks tab, select the Review subtab. 2. Select the Imagelink table that you want to view.  3. Click Separate Multi‐page TIFFs. The Separate Multi‐page TIFFs dialog box opens. 4. Enter the UNC path to specify the location for the split TIFF images.  5. Click OK.

Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  117

Exporting an Imagelink Table If you need to remove images from a large image base, or export all images (the entire imagelink table)  from a database, you can use export the images using the Export subtab. To export an imagelink table: 1. In the Imagelinks tab, select the Export subtab. 2. Click the browse button next to the Imagelink Table box to locate and select the imagelink table  you would like to export. 3. Select a format for the exported imagelink table from the Export format list. 4. Click the ellipsis button next the Export file name field to select the location to where the file will  be saved, and then enter a name for the imagelink table.

Figure 6.14 Entering the image file name

5. Select an option to choose how the table will be exported: create a new file, overwrite, or append  to an existing file. 6. If you have selected Opticon or CSV format, then ensure that the Encoding type is correct.  NOTE The Encoding field does not apply for Doculex format since the output is not a text  file. 7. Click Export.

118   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting up Native Files Native file fields have an Attachment property assigned to them, which turns these fields into hyper‐ links so that users can view the files.  Native files are linked into a database in the following way:  Š In your load file, include a field that provides the path to the native file. E.g.:

... þ_þAttachmentþ_þ ... ... þ_þ\\dmz\data\content\example.docþ_þ ... NOTE Ensure the native file path does not exceed 256 characters and does not include  any potential search terms (e.g., custodian name, company name). Including  potential search terms in the file path may produce “false positive” hits (i.e.,  search hits that occur in the file path but not the document). Š Set up an Attachment field for the native files.

How Native Files are Displayed in XERA There are three different ways to view a native file in XERA: Š Image tab: Converts the file to a temporary image and displays it in the Image tab. Does not use 

ActiveX controls, and does not require the native file application. The displayed image is not a TIFF  image processed by your administrator. It is a temporary image rendered on‐the‐fly. NOTE The image of the native file displayed in the Viewer is not the original document; it  is a reasonably accurate copy displayed for the purpose of streamlining review  workflow. Š Viewer tab: Uses true native file viewing technology, but does not require the native file application. 

Heavy use does not affect overall system performance because it uses an ActiveX control installed  on the end user's computer rather than using Web Server resources. Does not require the native file  application. The displayed file may not render exactly as it appears in the native application. Š Launch in the Native Application: Displays the file in its native program (requires the native pro‐

gram to be installed on the end user’s computer).  For details on how these viewing methods work for end users, refer to the XERA User Guide.

Viewing Unrecognized or Unsupported Native Files Many native files are supported, however some native files, such as unrecognized files, may not ren‐ der as expected. Š If a file type is unrecognized but is a text‐based file, XERA attempts to display any text found in the 

file but this process may time out. Š Instruct your end users not to attempt to view audio or video files (e.g., WAV or MPEG) in Viewer. 

Attempting to view these files in Viewer may cause the end user’s PC to appear to freeze until the  native file viewing process times out. Audio and video files can still be launched in their native pro‐ gram by clicking the file name link in the attachment field. File types that you can review using the Viewer include Excel (see note below), PDF, and Word. he  complete list of supported files is found at: http://www.oracle.com/us/products/middleware/content‐ management/outside‐in‐tech/oit‐supported‐formats‐1956984.pdf  Chapter 6. Setting up Images and Native Files  |  119

NOTE At this time, large Excel files may not render properly. Consider making these files  available for opening in Excel only. 

Setting up the Attachment Field 1. In the DB Structure tab, ensure the following Field Properties are selected: Š Field name: Should be a field name that is recognizable as an attachment. Š Field type: Limited text Š Field property: The attachment check box must be selected, which will provide the link to the 

native file. NOTE If an attachment field is included in the load file, then the data will be populated on  import. You can add native files later using the Match/Mask tab. 2. If the native file paths are incorrect, then you will need to update the file paths. See “Finding and  Replacing Data” on page 169 for instructions on how to update the native file paths.

Allowing Users to Upload Native Files If required, you can set up the ability to add a native file to a record in the XERA end user interface.  Note that this functionality is not supported in Internet Explorer 8. NOTE By default, users can upload files up to 4MB in size. If a larger file size is required,  contact iCONECT Support to have this value changed.  This functionality can be set up with the following high‐level steps: 1. Ensure that the database has an empty Attachment field. (Only one file can be added to this field; if  a user uploads a different file, the previous file is replaced.) 2. Create a Custom Target in which uploaded native files will be stored. Note that this location only  applies to natives uploaded through the interface. For full details on the directory structure used for  these native files, see “Native File Upload Target Structure” on page 219. 3. Apply the Native File Upload field property to the applicable field. 4. Set the Upload Native File option in Administration. 5. Create an Edit Control with Overwrite properties. This is an optional step: you only need to do this  to enable the functionality on a Coding panel (in Document View). If it is not set up for a Coding  panel, applicable users will still be able to upload a native file in the Text View tab. TIP If you are enabling the ability to add a record to the database, you could also add  this edit control to the Record tile. See “Creating a Record Tile” on page 162 for  more information on adding a record.

120   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

7 Creating and Managing Document Groups

Introduction E‐mail data and data from near‐duplicates, embedded files, or other sources that have parent‐child  relationships, can be organized into document groups for faster review and consistent coding.  Once document groups have been created, you can use Manager to monitor and review any inconsis‐ tent coding designations by running a Groups report. This chapter covers the following topics: Š “Methods to Create Document Groups” on page 123 Š “Creating Document Groups” on page 125 Š “Reporting on Inconsistent Codes in Document Groups” on page 130

122   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Methods to Create Document Groups To apply document group formatting to your database, the load file requires data that can be used to  associate the documents in a group. Document Groups can be formatted if the data is grouped in one  of the following ways in the load file:  Š Attach Range: The same attachment range or attachment ID is assigned to all documents in the 

same group (e.g., to an e‐mail and its attachments). This method requires one field.  Š Unique ID and Parent ID: The Parent ID field refers to the parent document’s unique ID. This 

method requires two fields.

!

CAUTION Ensure that you do not have duplicate Unique ID values in a database. An error  message will appear when you attempt to build the document groups.

These data formats are explained in more detail below.

Attach Range Method Using the Attach Range method, the records derived from an e‐mail and its attachments must be  assigned the same attachment range (the attachment range can just be a common ID rather than a  range). The attachment range field is used to organize records into document groups. LOAD FILE EXAMPLE (Doc Type is not required but is included for illustration purposes):

Beg Doc,End Doc,Attachment Range,Doc Type, ... 005007,005007,005007-005019,Email 005008,005012,005007-005019,Attachment 005012,005019,005007-005019,Attachment In the above load file example, the data consists of: Š An e‐mail with 2 attachments. Š The e‐mail is given a Bates number of 005007. The first attachment is 5 pages long is assigned the 

Bates numbers 005008 to 005012. The second attachment is 8 pages long is assigned the Bates  numbers 005012 to 005019. Š An attachment range of 005007‐005019 is assigned to all three records to indicate that these 

records are related. NOTE In the load file, the first record listed is the one that is considered the parent docu‐ ment. In the above example, if 005008 was listed first, it would be treated as the  parent record.

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups  |  123

Unique ID and Parent ID Method Using the Unique ID and Parent ID method, the load file must have fields that provide the following  data: Š Unique ID: A field that provides a unique ID for each record (e.g., a record number, control ID, or doc 

ID field). Š Parent ID: A field that lists the ID of the parent record (the unique ID used).

LOAD FILE EXAMPLE (Doc Type is not required but is included for illustration purposes)

Control ID,Parent ID,Doc Type,... 1,1,Email 2,1,Email 3,1,Email 4,3,Attachment[child of Doc ID 3] 5,4,Attachment[child of Doc ID 4 - i.e., a second-level group] 6,6,Email 7,6,Attachment[child of Doc ID 6] 8,6,Attachment[child of Doc ID 6] 9,6,Attachment[child of Doc ID 6] NOTE In this example, record 5 is a second‐level group under record 3. For example, Doc  ID 4 could be an attached compressed file, and Doc ID 5 is the extracted file. A sec‐ ond‐level group can also be created when an e‐mail contains an enclosed  “attached” e‐mail which in turn contains attachments. The following image shows how Unique ID/Parent ID data would be displayed:

124   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating Document Groups Once you have imported data that is grouped by one of the methods described in “Methods to Create  Document Groups” on page 123, you will need to apply Document Group formatting to specific fields.  TIP If you are combining more than one document group in the same database, you  can set up both sets of data as different document groups.  The high‐level steps for creating document groups are as follows: 1. In XERA Administration, select the database that will contain the document group from the Data‐ bases tile.  2. Open the Document Groups tile and create one or more groups. 3. Apply security: make one or more groups available for specific projects or users. If the selected  database is in more than one client‐project, you will need to select the specific client‐project before  allowing access to the group.

!

CAUTION If the fields that you select for document groups are not fully populated, build‐ ing the document groups may take longer to complete. Run an “IS EMPTY”  search on the fields to ensure the fields are fully populated before you create a  document group.

To create one or more document groups: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database for which groups will be created and click Next.  TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Click Next to go to the next set of database tiles. 4. Open the Document Groups tile, and click New. The Document Group section opens. 5. Do the following: a. Enter a unique and meaningful name for the group in the Name field (64 characters maximum).  Users will be able to see and select the document group name in Table View. b. Enter a description if necessary (1000 characters maximum). c. Select a grouping option in the Type field, and then choose the field(s) that will be grouped.  NOTE The grouping option is dictated by how parents and children have been set up  in the load file. See “Methods to Create Document Groups” on page 123 for  more information. d. To place an attachment icon on e‐mail attachments in the end user interface, check the Display  Email Relationship check box. 

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups  |  125

NOTE This icon displays if the attachment field has the File extension property (set in  the DB Structure tab in Manager), and only if the File Type icon column has  been added to the view. 6. Click Build. 7. If duplicate IDs are found in the groups (and document building failed), the Status column will indi‐ cate Failed. You can review the list of duplicate IDs by clicking Download Log. 

126   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting Access to a Document Group Once a document group is created, all users have access to that group. You can set security to limit  access to one group or all groups; you can also set security so that the database opens in document  group mode only. NOTE If the database will open in document groups mode only, and the user chooses to  folder the documents from a search, full document groups will always be foldered  or bulk coded.  The (None) group as Default and Security When you open the Security section to set access for a group, the (None) option is the first item in the  list. (None) is the default setting: users will see no groups until they select a Document Group in Table  View. You can change this by setting the Default to a document group.

 Figure 7.1 Default security and the (None) group

Security is managed at the project level: if you have not applied a different setting for specific users,  the setting shown at the project level is also applied to the user level. To set security for a document group: 1. Select the document group from the Document Groups list and then click Security. The Security section opens and the Clients associated with the database opens in a list. 

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups  |  127

2. In the Clients and Projects list, select the level at which the document group settings will be applied,  as described in the following table:  Document Group display

To hide the group...

To display as the first group...

All projects: Select the client only.

1. Check Apply to children...  2. Click Deny Access.

n/a

One project: Select the client and  project.

One or more users: Select the  Click Deny Access. client, project, and then the user(s)

1. Check Apply to children... 2. Click Set Default. Click Set Default.

NOTE If the user you are looking for is not listed, check that the user has been set up in  the Users tile and made a member of the client‐project. To open in the database in document group mode only: 1. Ensure that all other document groups are set to not display. (Deny Access as described above.) 2. Select the document group from the Document Groups list, and then click Security. The Security section opens and the Clients associated with the database opens in a list.  3. In the Clients and Projects list, select the level at which the document group will be the default: Š To open the database in document group mode for all projects, select a client, check the Apply 

to children... check box, and then click Set Default. Š To open in the database in document group mode for a project, select the client and project, 

check the Apply to children... check box, and then click Set Default.  Š To open the database in document group mode for specific users, select the client, project, and 

user names and then click Set Default. The access is applied. 4. Click Close when finished.

Rebuilding a Document Group If the database has been temporarily archived/restored (PAR’d), or if data has just been imported, you  will need to rebuild the document groups. NOTE End users cannot navigate, search, or folder documents when rebuilding is in prog‐ ress. To rebuild a document group: 1. Select the document group from the Document Groups list, and then click Rebuild.  The Document Group Settings dialog box opens.  2. Select the document group (or groups) that you need to rebuild from the Document Groups list,  and then click Rebuild.

128   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Deactivating or Removing a Document Group If a document group is no longer needed, you can deactivate it or delete it as necessary. Note that you  cannot delete a document group while iVIEW indexing or synchronization is in progress. (iVIEW index  status can be reviewed in Administration > Indexes.) To deactivate or remove a document group: 1. Select one or more document groups from the Document Groups list, and then do one of the fol‐ lowing:  Š To deactivate one or more groups, click Deactivate. Š To delete one or more groups, click Delete. 

A confirmation message displays. 2. Click OK to proceed.

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups  |  129

Reporting on Inconsistent Codes in Document Groups In Manager, you can use the Groups Report tab to identify inconsistencies in the assigned review des‐ ignations within document groups. 

Reporting on Inconsistent Review Designations 1. Select a database, and if applicable, the document group for which you want the report. 2. Select the review designation folders that you want to include in the analysis.  For example, if you want to verify that the “OK to Produce” and “Do Not Produce” designations  have been applied consistently within groups, select these and move them to the Selected column. 3. Click Analyze. A summary of the analysis is displayed on the Summary Report tab. 

 Figure 7.2

Analysis of report

4. To see a detailed report, click the Detailed report button. A window opens showing the report of  the parent groups for that document group and the selected designations. The report can be  printed from this window.

Foldering Inconsistent Groups for Further Review The inconsistent groups can be added to a folder, enabling your reviewers to retrieve those groups to  further analyze and resolve the inconsistencies.  1. Create a folder that you will use to store the inconsistent groups. This can be done through the  Administration, on the Panels tile Manager or through the end‐user web interface. 2. On the Groups Report tab, click the Folder subtab.

130   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

 Figure 7.3

Foldering inconsistent codes

3. Click the browse button to select a folder. 4. Click the Folder button to add the inconsistent groups to the selected folder. NOTE This adds the parent record for the group, which contains the inconsistent designa‐ tions, to the selected folder.

Chapter 7. Creating and Managing Document Groups  |  131

132   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

8 Creating and Managing TIFF Images

Introduction You can generate TIFF images of native files in a database using the TIFFing tab. This process is also  used for converting native files to image format during the Production process and to generate thumb‐ nails for Table View. This chapter covers the following topics: Š “Before TIFFing Checklist” on page 134 Š “Creating TIFF Images” on page 135 Š “Setting Up Users to Annotate and Redact Native Files” on page 138

About TIFF Processing Two types of image processing are handled through the TIFFing tab: Š Generating TIFF images for an imagelink table (the full set of options on the TIFFing tab). TIFFing 

the files creates an imagelink table which enables users to view images on the Images tab in the end  user interface. The full set of options on the TIFFing tab are required for this TIFF generation. Š Generating native‐to‐image files. These processes are used to convert native files to temporary 

images on the Images tab, thumbnails in Table View, and for native‐to‐image productions.  The settings and files for TIFF generation are handled through Cache Control. See “Managing Cached  Native Files” on page 137. NOTE Thumbnail images are processed through the Imaging service. Since these images  are small representations of what can be viewed in Document View, there are no  settings for the thumbnails.

Before TIFFing Checklist Before converting native files to TIFF format, ensure you have the following in place for each database  for which you are creating TIFF images.  

3

Step Organize the documents that you want to TIFF into a folder (if the end users have not already done  this) so that you do not need to TIFF the entire database. Identify the attachment field you want to process. Additional attachment fields that are processed  each require their own imagelink table. Set up an imagelink table and field for the TIFFs as follows: 1. Create an empty imagelink table (see “Creating or Updating an Imagelink Table” on page 107). 2. Add an imagelink field to the database and associate it with the empty imagelink table you  created. If you want to record TIFF page counts, add a Limited Text page counts field. Identify a location for the TIFF images, and determine the number of images that will be placed in  each folder (directory). You may need to consult your IT staff.

134   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating TIFF Images When you create TIFF images, they are added to an imagelink table. The selections you make to con‐ vert native files to images can be saved as a template that can be re‐used for future conversions.  NOTE Log files for each Tiffing session are created and includes details such as user, date,  client‐project‐database, and the number of pages. Contact iCONECT Technical Sup‐ port for details on how to access this log file.  To create TIFF images: 1. On the TIFFing tab, click the browse button to select the database that contains the native files to  be converted to TIFF format. 2. In the Contents section, select one of the following: a. To create TIFFs for the entire database, select TIFF entire database. NOTE Only the attachment field selected in the Fields section is processed. If you have  more than one attachment field and you want to TIFF all native files, repeat the  TIFFing process for each attachment field. You will need separate imagelink  fields for each attachment. b. To create TIFFs for documents in a folder, select TIFF only documents...., and then click the  browse button to select the folder that contains the documents. 3. Select the attachment field from the Select attachment field to process list. 4. Select the imagelink field in which the generated TIFFs will be added from the Link TIFFs to this  imagelink field list, and then do the following as necessary: a. To skip any fields that already contain links or data, select Do not overwrite existing image‐ links... b. To create TIFFs only for native files that have been annotated or redacted, then select Process  only annotated or redacted.... When you select the field, the name of the associated imagelink table is displayed. 5. If you have set up a page counts field, select it from the Record page counts in this field list, and  then select an option for this field as follows: Š To append the page count to the field, select Append to field. Š To overwrite field content with the page count if the field is not large enough, select Overwrite 

field content. NOTE The Page Counts field must be a Limited Text field. If the field is too small for  the data, and you have selected the Auto Expand Field option, you will be  prompted to expand the field size. If you choose not to, the imagelinks that  exceed the field size will not be written to the imagelink field, and an error will  be recorded in the error log.

Chapter 8. Creating and Managing TIFF Images  |  135

Figure 8.1

Fields section

6. In the TIFFs section, specify the numbers and location for the created TIFF images as follows: a. Specify a starting image key number in the Starting page number... The number you specify will  be zero‐padded to 8 characters. For example, a starting number of 1 will create an image key of  000000001. b. Specify a full UNC path or mapped drive location in the Write TIFFs to this location. This path  must be accessible to the Data Server and Web Server, and that the iCONECT user account has  write permission. To check the location you specified, click Validate. c. To limit the number of documents per directory, enter a number in the Number of documents  TIFF’d... field. 7. In the Create TIFFs as section, select the type of TIFF image that will be created, as follows: Š Black and white: select Group 4 Š Color if the document is in color: select Group 6 (8 Bits) Š Full color: select Group 6 (24 Bits).

8. To change the resolution for the generated images, enter a value in the Image DPI field. The  allowed DPI range is 120 to 1200 DPI. NOTE This value should be the same as the value used in the image cache. If it is not and  images for the documents are already in the cache, then there will be resolution  differences in the document collection.

Figure 8.2

Image numbering, location, and type

9. If you want administrators to receive an e‐mail when TIFFing is finished, check Email administra‐ tors... NOTE This e‐mail is sent to all administrators set up on your XERA system. The SMTP  options in the Administration Options module must be defined for this to work. 10. To save the TIFF settings as a template, enter a name for the settings, and click Save Template. Saved templates appear only in the database for which they were created. 136   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

11. When you are ready to create the TIFFs, click TIFF Now. A progress bar displays, with a Cancel button. When TIFFing is completed, a summary is displayed.  The summary is the same information that is e‐mailed to administrators. NOTE If you click Cancel, the system will finish TIFFing the current document before the  overall job is stopped. 12. If errors occur during TIFFing, click the Error Log button to view the errors.

Managing Cached Native Files The Cache Control button is used to manage images in the cache folder set by the Native File Cache  Path tool (this path is set in Administration > System Paths > Native File Cache Path Setup). These set‐ tings also control native file to TIFF conversion in Productions. (For more information on producing  native files as images, see “Creating a Production” on page 230). 

To set the color for the generated TIFFs: 1. In Cache Options, select one of the TIFF color options for files added to this folder. If you do not set  the option here, all files added to this folder will default to Group 6 ‐ supports color (color TIFFs if  the document is in color). NOTE The Group 4 option has limitations. When producing images that contain Highlight  annotations, the highlights will be gray. Alternatively, you can change this when  running a production by choosing the Apply 24‐bit Processing option in Adminis‐ tration Options, however productions will take much longer to complete.  2. To change the resolution for images in native‐to‐image productions and temporarily‐generated  native‐to‐image files, enter the new DPI value in the Output DPI field. The allowed DPI range is 120  to 1200 DPI.

Chapter 8. Creating and Managing TIFF Images  |  137

NOTE The default value is 300 DPI, which can be adjusted. However, note that increasing  the DPI value will result in a larger file size which may mean slower performance. 3. Click Apply and then Close when finished. To clear a cache: 

!

CAUTION Contact Support before proceeding. Clearing a cache means that you will be using  a more recent version to render native files as TIFF images, which may result in  shifted annotations. Only clear a cache if all of the images have been produced, or  if there are no images with annotations.

1. Select one of the options to clear the cache of all TIFFs or thumbnails: Š Entire Database: Clears the images for the entire database (not recommended), or  Š Folder: Click the ellipsis button to browse to a folder on a folder tab. Select the folder, and click 

OK. 2. Click a Clear option, and then click Close. About Thumbnail Images in the Cache Thumbnail images are added to the Native File Cache, just as native‐image files are added to the cache  upon native file review. Since thumbnails are small images meant as a quick preview, there are no spe‐ cific color or value settings for these files. By default, thumbnail images are labelled in the cache as  imagename_thmb.png. Thumbnails are 40 DPI, with a 8bit Color Depth.

Setting Up Users to Annotate and Redact Native Files To allow users to annotate and redact native files: 1. Enable and set the options in the Administration Options > Native Files category.  2. Set the following options as required: Š Native File Download: this enables users to view, annotate, and redact native files. Š Block Native File Types: specify the file extensions for native files that you do not want dis‐

played.  Š Set the remaining Printing, Highlighting, and Annotations options.

138   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

9 Assigning Database Security

Introduction When you set up a new database (and create new users through the Administration program), users  initially have no access rights by default. Use the DB Security (database security) tab to set up access at  the client, project, user, and/or field level, and use it to create a security group that can be re‐used for  new users. This chapter covers the following topics: Š “Setting Up Read/Write Access” on page 141 Š “Creating a Custom Security Group” on page 142 Š “Deleting a Security Group” on page 142

140   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting Up Read/Write Access You can assign access rights to the database at the client, project, user, and/or field level. Access rights  assigned at the field level are done by selecting, and then creating a Custom security group.  TIP Alternatively, once you have set typical security settings for one user, create a User  Template in Administration to assign database security, folder security, and other  settings to as many users as needed. Field Properties and Access Rights If a field has been set up as Read Only or Hidden (in field properties on the DB Structure tab), Read/ Write access is already set for those fields as follows: Š Read Only fields: the Write check boxes are disabled. Š Hidden fields: the Read and Write check boxes are disabled.

To set read or write access: 1. On the DB Security tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases).  In the left pane, all clients, projects and users assigned to the selected database are listed in a tree  structure.  NOTE If the user you are looking for is not listed in the tree, check that the user has been  set up in the Web Administration program and made a member of the client‐proj‐ ect. 2. Select the client, project, or user to which you want to apply security  settings, and then click in the Access column to select a default secu‐ rity group (Full, Read Only, Custom, None (no access)). Š Assign at the client level to apply to all projects and users below it 

in the tree; assign at the project level to apply to all users below  it. Š To assign access rights at the field level, select Custom to enable 

the Read and Write check boxes in the right pane, and follow the  steps in “Creating a Custom Security Group” on page 142.

!

CAUTION If the user has no Read or Write access, and the field is included in the text index,  the field will not be visible but it can still return search hits. For example, a search  result may indicate 3 search hits, but one or more search hits will not be visible  because it is in a field for which the user does not have access rights.

TIP After you have set up security, click Print (bottom left corner) to print a hard copy of  this screen that you can file for future reference. 

Chapter 9. Assigning Database Security  |  141

Creating a Custom Security Group Create a custom security group when you need to assign access rights at the field level. For example, if  you are setting up a Comments field that only internal staff should be allowed to view 1. Follow the steps in the procedure “Setting Up Read/Write Access” on page 141 until you reach the  point where you have selected a Custom security group, and then continue with the steps below. 2. In the right pane, select the Read and/or Write check boxes for individual fields as needed.  TIP The No Access, Read Access, Write Access buttons function as a “Select All” or  “Clear All” buttons for the Read and Write check boxes. For example, click Read  Access to select the Read check box for all fields, and then select Write for individ‐ ual fields as needed. 3. In the Save above settings as security group section, enter a name for the new security group and  then click Create. The new group is added to the drop‐down list in the Access column and is avail‐ able for all clients/projects/users for this database. NOTE Saved security groups appear only in the database for which they were created. TIP After you have set up security, click Print (bottom left corner) to print a hard copy of  this screen that you can file for future reference. Deleting a Security Group Deleting a group removes access for users assigned to that group. Before you delete a security group,  consider creating and applying another security group for those users.  1. On the DB Security tab, in the Delete existing security group section, select the group in the drop‐ down list and then click Delete. 

142   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

10 Panels and Security

Introduction Panels are categories used as a structural base for the Folders and Coding tabs. When the panels are  created, you add structure with objects: folders, edit controls, and separators, or choose to create an  auto‐generated panel that displays content that is the same in a chosen field (known as a Custom  Related panel). Once you have created the panels and folders, you assign security to ensure that users  can see relevant panels and their objects in the end user interface. This chapter covers the following topics: Š “Creating Panels for Organization and Review” on page 145 Š “About Objects” on page 150 Š “Creating and Applying a Template” on page 160 Š “Setting Object Security” on page 161 Š “Creating Panels that Display Content” on page 164

144   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating Panels for Organization and Review To aid in standardized review and coding, you create categories known as panels for the Folders and  Coding tabs, and then add structure to these panels by adding objects: folders, edit controls, and sep‐ arators.  New databases have a standard General and Review panel, but no standard folders; you will need to  create them in Panels. 

About Panels and Structure Through the Panels tile in Administration, you can create the following types of panels: Š Folders and Coding panels for Table View and Document View (or both) and place objects on those 

panels. (Covered in detail below.) Š Custom Related panels for the Related tab. Once this type of panel is built, it retrieves and displays 

fields that contain the same information. See “Creating Panels that Display Content” on page 164 for  detailed information on creating these panels.  The following image shows the objects that can be added to a panel, and how they display on the  Folders and Coding tabs.

 Figure 10.1 Panel Objects 

The following objects can be created on a panel: 

Chapter 10. Panels and Security  |  145

Š Folder. Folders can be shown in Table View or in Document View. In Table View, folders display on 

the Folders tab; in Document View, folders display on the Coding tab. As shown in A, folders can be  displayed in Table View and Document View.  TIP As shown in the image above, you can select the Review icon for review folders.  These folders are clearly shown as coding/review folders on the Folders tab. Š Edit Control. An edit control can enable a specific field for quick edits, or can display Read Only field 

information for reference purposes. An Edit Control can be a link to a field for editing capability, or it  can be associated with a Lookup List.  TIP You can enforce Edit Control coding by assigning a coding property to the Edit Con‐ trol. Š Separator. A line to separate objects on a panel. 

You create panels and structure as follows: 1. Create a panel for the Folders tab in Table View, for the Coding tab in Document View, or for both  Views.  2. Add objects – folders, edit controls, or separators – to the panel.  3. Create a panel template (optional). A panel template contains all objects on that panel. Panel tem‐ plates can only be applied to empty panels. 4. Set panel‐level security. Security for the panel dictates if the panel is displayed, and whether users  can add or remove objects from the panel. (Security can be set at the client, project, or user level.) NOTE If you have not granted access to any panels in Document View, then the Coding  tab will not be seen in the end user interface. 5. Set object‐level security. Security can be set for every object on the panel, but by default users see,  modify, and delete objects on a panel. Security can be set at the client, project, or user level.

Creating a Folder or Coding Panel Once a panel is created, it can be displayed in Table View and Document View, enabling easy organiza‐ tion and review regardless of which view project members use. You can create a total of 34 panels. To create a panel: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database that requires panels, and click Next.  3. From the Panels tile, click New and select Folder/Coding Panel. The new panel section opens. 4. Enter a unique name for the panel (maximum 64 characters), and then indicate where the panel  will be displayed:

146   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Š To add the panel to the Folders tab, check Show as panel in Table View. Š To add the panel to the Coding tab, check Show as a panel in Document View. Š To display the panel on the Project Dashboard, check Show as a tile in the Project Dashboard.

NOTE You can add all of your panels (a total of 34) to the Project Dashboard if neces‐ sary.  5. Click Add. 6. To change the order of panels, select a panel from the list and then use the Move Up/Move Down  button to change the order of the panels if necessary.

Chapter 10. Panels and Security  |  147

Setting Panel Security Security must be set for all panels that you create, and can be set at the client, project, or user level.  Access set at the highest level can apply to all levels beneath it, making it easy to set the same option  for a project.  There are two types of access that can be applied to a panel, as follows: Š Display: users can see the panel, but cannot add or edit folders on the panel. Š Display and Modify: users can see the panel and add folders to the panel. If a panel displays in Table 

View and Document View, users will be able to add folders to the Folders tab and the Coding tab.  However, if the panel only displays in Document View, users will not be able to select the panel to  add a folder to the Coding tab. NOTE Modify access cannot be assigned to Custom Related panels, since this type of  panel only displays content. By default, panels will not display in the end user interface until you set Display access. Additionally, if  no access has been set for panels in Document View, the Coding tab will not display. NOTE You can create up to 34 panels, and assign up to 34 panels to a user.  To set panel security: 1. In the Panels list, select one or more panel names, and then click Security. 2. Set the access at the level you require as follows: Š To set it for all projects, select the client only. Under Change Panel Security, check the applicable 

security options, and then check the Apply to children of Client/Project. Š To set it for all users, select the project only. Under Change Panel Security, check applicable 

security options, and then check the Apply to children of Client/Project. Š To set it for one or more users, select the client, project, and then the user(s). In Change Panel 

Security, check the applicable security options. NOTE If the user you are looking for is not listed, check that the user has been set up  in the Users tile and made a member of the client‐project. 3. When you have finished setting access, click Apply. Security for the Same Field Content Panel If you have previously created Same Field Content panels (in the Indexes tile), the panel will still be dis‐ played, retaining the previously‐set security settings. You can now change security for this panel just as  you do for any other panel created through the Panels tile.

148   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Viewing Set Security Access can be set for the client, project, or user level. Once you have set access, a check mark displays  in the Panel listing at the level at which security is set. For example, if Display access is set for a panel  at the project level, you will only see a check mark in the Display column when you select the project,  as shown in the following figure (where Display access is set at the project level for the General panel).

 Figure 10.2 Display security set at the Project level

The display of set access applies to any security level: if access is set for specific users in the project,  the check mark shows when you have selected that particular user.

Chapter 10. Panels and Security  |  149

About Objects Once you have created a panel, you can build the panel structure by adding objects: folders, sub‐fold‐ ers, edit controls, and separators. The Object listing enables you to easily create, modify, and apply  security to objects on a panel. 

 Figure 10.3 Object List Manager  

A

Panel object list. This listing contains the objects for the selected panel.

B

Object list details. Details of the objects for the selected panel, as follows: • Type. This is object type: folder, edit control, or separator. • Link. This indicates a shortcut used for review (for example, Alt+0), or the field name to which an  Edit Control is linked.  • Group. Two or more folders have been grouped together, allowing users to select one folder in the  group. For information on how the objects are displayed in Table View and in Document View, see the table  following this one.

C

Actions that can be performed for objects on a panel. • New, Edit, Delete: Create, edit, or delete the selected object. • Move Up, Move Down: When an object is selected in the list, you can move the object up or  down.  • Cut, Copy (and Paste): When an object is selected in the list, you can cut or copy the object and  paste it to the same list.  Note: You can select move, copy/cut and paste multiple objects. • A‐Z Sort: Sort the panel objects alphabetically. You can optionally sort all sub‐folders too. • Group: Group two or more folders together. Grouped folders display as radio buttons in the end  user interface. • Security: Apply security to one or more objects on the panel.

150   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

The following table lists how objects are shown in Table View and in Document View. Object Type

The display in Table View

The display in Document View

Folder

Folder

Check box, or Radio button (if the folder belongs to a group)

Edit Control

Not displayed

Shown as an editable field. The display  depends on the field type to which it is linked.

Separator

A horizontal line

A horizontal line

Creating a Folder A folder can display in Table View or in Document View. If you associate an icon with the folder, the  icon will only display in Table View.   Folder icon. Use this icon for folders that are shown on the Folders tab in Table View.  Review icon. Use this icon for review folders: assigning this icon to review folders gives end users  a visual indicator that this is a review folder only. To create a folder: 1. With the panel selected in the Panel list, click Manage. (Alternatively you can click the right arrow,  circled in the image, to move to the Objects list.) The object list opens.

 Figure 10.4 Panel list with a Panel selected

Chapter 10. Panels and Security  |  151

2. Click New to open the new object section, and enter the following information:

 Figure 10.5 New object section

a. Enter a unique name for the folder in the Name field. (Maximum 250 characters.) b. Ensure the Folder/Checkbox/Radio Button type is selected in the Type list.  NOTE The object will display as a folder in Table View, and a Check box or Radio but‐ ton in Document View. c. Enter a description for the folder if required in the Description field. The folder description is  shown as a tooltip when you hover over the folder name. Folders with descriptions display in  italic text in the end user interface. NOTE The maximum number of characters is 1024.  d. If you are creating a standard folder, then ensure the folder icon is selected. Click the Icon Color  to open and then select a color for the folder. e. If you are creating a review folder, then ensure the pencil icon is selected. f. To assign a shortcut to a review folder, select a shortcut from the Shortcut list. This shortcut is  shown in the shortcuts list when a user clicks on the Keyboard Shortcuts icon in Document View. 3. Do the following as necessary: Š To add another object to the panel, click Add. Š If you are finished adding objects to the panel, click Add and Close.

152   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Sub-Folder To create a sub‐folder: 1. From the Panel Object list, select the parent folder (as shown in the image below), and then click  New.

 Figure 10.6 Folder selected in the Object List

The New object section opens. a. Enter a unique name for the folder in the Name field. b. Ensure the Folder/Checkbox/Radio Button type is selected in the Type list. NOTE The object will display as a folder in Table View, and a Check box or Radio but‐ ton in Document View. c. Enter a description for the folder if required in the Description field. The folder description is  shown as a tooltip when you hover over the folder name. Folders with descriptions display in  italic text in the end user interface. NOTE The maximum number of characters is 1024.  d. If you are creating a standard folder, then ensure the folder icon is selected. Click the Icon Color  to open and then select a color for the folder. e. If you are creating a review sub‐folder, then ensure the pencil icon is selected. f. To assign a shortcut to the review sub‐folder, select a shortcut from the Shortcut list. This short‐ cut will display when a user clicks on the Keyboard Shortcuts icon in Document View. 2. Do one of the following: Š To add another object to the panel, click Add. Š If you are finished with adding objects to the panel, click Add and Close.

Chapter 10. Panels and Security  |  153

Creating a Folder Group Grouping folders together allows end users to select one folder for a review designation; note that  users can only select one folder within a group. Folder groups display as radio buttons in the Coding  tab, and as regular folders on the Folders tab. To create a folder group: 1. From the Objects List (on the right side of the pane), select all of the folders that you want to group. NOTE Personal folders cannot be selected for a folder group. 2. Click Group, and select Create Group from the menu. The new group section opens. 3. Enter a name for the group in the Name field. 4. Select a default folder for the group from the Default Selection if necessary. NOTE If you intend to use the group in a coding rule, do not set a default selection since  an ‘uncheck’ action will not remove a document from the default folder. 5. To indicate that the folders belong to a group, select a color for the group: click the color selector  and then select a color. NOTE This color displays in the Coding tab to show that these folders belong to a group. 6. Click Save.

 Figure 10.7 Folder group in the Object List

To add a folder to an existing group: 1. From the Objects List (on the right side of the pane), select the folder that you want to add to the  group and at least one folder belonging to the group. 2. Click Group, and select Add to Group from the menu. The folder is added to the group and the group listing updates in the Objects List.

154   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Editing and Removing Folder Groups To edit a folder group: 1. From the Objects List (on the right side of the pane), select the folder that you want to add to the  group and at least one folder belonging to the group. 2. Click Group, and select Edit Group from the menu. The folder is added to the group and the group listing updates in the Objects List. To remove a folder from a group or a folder grouping: 1. From the Objects List (on the right side of the pane), do the following as necessary: Š To remove the group, select all folders. Š To remove one or more folders from the group, select one or more folders. 

2. Click Group, and select Remove From Group from the menu.

Creating an Edit Control Edit controls are meant for editing information in a field, which can only be done on the Coding tab in  Document View. However, Edit Controls can also be linked to a Read Only field to simply display key  reference information for reviewers. To ensure coding of an Edit Control, you can set a property  (another coding designation) to trigger coding of that control.  To create an edit control: 1. With the panel name selected in the Panel list, click Manage. (Alternatively you can click the right  arrow, circled in the image, to move to the Objects list.)

 Figure 10.8 Panel list

2. Click New to open the new object section, and enter the following information: a. Select the Edit Control from the Type list. b. Enter a unique name for the edit control in the Name field. This name will appear above the edit  control. c. Enter a description for the control in the Description field if required. Edit Controls with descrip‐ tions display in italic text in the end user interface.

Chapter 10. Panels and Security  |  155

d. To enforce coding of the edit control, select the required coding designation from the Edit Con‐ trol data required... list. When this is specified, users who select this designation will be required  to complete the Edit Control before they can navigate to the next document. NOTE If a Coding Rule triggers this coding, then Edit Control coding is not enforced. e. Associate the control with the field for editing or for reference by selecting it from the Link to  Field list.  NOTE Read Only fields display in this list, allowing you to display the information in  the field.Read only fields cannot be edited, even when linking the field to an edit  control. If you have selected a text field, the edit options section opens. i. To replace the field’s value, select Overwrite. ii. To allow multiple edit entries, select from one of the following edit options: • To add the edited value to the end of the text, select Append with Separator, and then enter  the separator that will be used. Example: Separator is >; Edit Result: Existing text>New text • To add the edited value to the beginning of the text, select Prepend with Separator, and then  enter the separator that will be used. Example: Separator is >; Edit Result: New text>Existing text NOTE The field that you have linked to cannot be changed. 3. Do one of the following: Š To add another object to the panel, click Add. Š If you are finished with adding objects to the panel, click Add and Close.

156   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Adding a Separator You can add as many separators as required to show related objects on a panel. Once created, separa‐ tors can be moved, just like any other object on a panel. To add a separator: 1. With the panel name selected in the Panel list, click Manage. (Alternatively you can click the right  arrow, circled in the image, to move to the Objects list.)

 Figure 10.9 Panel list

2. Click New to open the new object section, and enter the following information: a. Select the Separator from the Type list. b. Enter a unique name for the separator in the Name field. (This name is used for sorting purposes  only.) c. Enter a description for the separator in the Description field if required. This description does  not display in the end user interface. 3. Do one of the following: Š To add another object to the panel, click Add. Š If you are finished with adding objects to the panel, click Add and Close.

Changing Panel Order Folder and Coding panels display in Table View and Document View in the order in which they were  created. However, you can change this order in the Panels tile. To change panel order: 1. From the Panels tile, click Order. The Panel Order list opens. 2. Do the following as necessary: Š To move one panel only, select it, and then click the Move Up or Move Down button. Š To move multiple panels, select them and then click the Move Up or Move Down button.

3. Click the left arrow to return to the Panels list.

Chapter 10. Panels and Security  |  157

Managing Panel Objects Once you have set up structure for a panel, you can use the Object List to edit, duplicate, sort, group,  and apply security to panel objects. (Security is covered in “Changing Object Security” on page 161.) Note that for any of these actions, you will need to select the object name from the Object List, as  shown in the following image.

 Figure 10.10Object selected in the Objects List

Editing an Object To edit an object’s properties: 1. In the Object List, select the object that you want to edit, and then click Edit. 2. Edit the object properties as required, and then click Save. NOTE For edit controls, you cannot change the field that the control is linked to.

Deleting an Object To delete an object: 1. In the Object List, select the object that you want to remove, and then click Delete. An Object Delete Confirmation dialog box opens. 2. Hold down the SHIFT key and click Yes to delete the object.

Cutting and Copying Objects You can duplicate and customize structure on a panel by cutting and copying objects. Objects can only  be moved within the same panel, but they can be moved to other folders or sub‐folders.  Please note the following when duplicating folders or objects: Š Folders and sub‐folders can be copied. You can also choose to copy the contents of folders. Š Group designations are retained. Š Coding requirement for an Edit Control is not retained if the required folder is moved to another 

folder. Š Personal folders can be copied, but you cannot paste another object into a personal folder.

 To copy an object: 1. In the Object list, select the object that you want to cut or copy. 

158   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

2. Do one of the following as applicable: Š Click Cut. The object is highlighted. Š Click Copy and then select an option as follows:

• To copy the object or folder structure only, select Copy. • To copy the folder and its documents, select Copy with Content.  3. Select the location to which it will be pasted and then click Paste. The object is pasted in the object list, and the name is appended with a (1).

Sorting Objects Sorting can reorder all objects on a panel to alphabetic order, not just parent folders. However, if you  have only several objects to sort or move, the Move Up/Move Down buttons could be quicker to use. NOTE In Oracle databases, sorting is case‐sensitive: uppercase names are listed in alpha‐ betic order, then lowercase names are listed. To sort objects: 1. Select the panel name. 2. Click A‐Z Sort and do one of the following:

 Figure 10.11 Selecting A‐Z sort Š If you want to sort all top‐level objects on the panel only, select Sort Object. Š If you want to sort the object and the contents of all sub‐folders beneath it, select Sort Object & 

Children. A confirmation message opens. 3. Click OK to proceed with the selected sort option. NOTE Any groups on the panel will be shown at the bottom of the list, regardless of the  folder names. You can move a group manually after you have sorted.

Chapter 10. Panels and Security  |  159

Creating and Applying a Template You can create a panel template to create standard folder and review structure. A template can con‐ tain folders and any other objects you have added to the panel.  To create a template: 1. Select the panel that you want to use as a template from the Panels list. 2. Click Template, and then select Create Template from the list. The Create Template section opens. 3. Enter the following information as necessary: Š Enter a unique name for the template in the Name field. Š Enter a detailed description for the template to assist with identification in the Description field. Š To make the template personal, check the Personal check box. Š To include personal folders in the template, check the Include Personal Folders... check box.

4. Click Create. To assign a template to a panel: 1. In the Panels list, select a panel that does not contain any objects.  2. Click Template, and select Apply Template from the list.  NOTE If you have assigned a template containing edit controls to a panel in another data‐ base, you may need to re‐link Edit Controls. Check the object list to see if each Edit  Control is linked to a field. Deleting a Panel Template 1. In the Panels list, click Template, and select Delete Template from the list. The template listing section opens. 2. From the list, select the template that you want to delete, and click Delete.

160   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting Object Security You can make objects visible and editable by applying security for a client, project or user, or to all  members of the selected client or project. The following table describes the folder security rights, and  how this affects what users can do. Folder Security

In Table View, users can:

In Document View, users can:

Display

• See the folder • Retrieve folder contents/include  the folder in a search

• See the folder with a greyed‐out check  box (not enabled) • Include the folder in a search

Display and Modify*

All of the above plus: • Edit folder properties • Change folder contents

All of the above plus: • Change folder contents: the check box is  enabled.

Delete

• Delete the folder

• Cannot delete the folder

* If the Administration option Allow Add to Folder is off, users cannot change folder contents even if  they have Modify access. NOTE The table above lists folder security only. When granting access for an Edit Control,  you will need to set both Display and Modify access to allow users to edit informa‐ tion. If you set Display access only, users will not see the Edit Control. Once you have set standard security, you can select and revise settings for individual users who  require different folder security. Alternatively, once you have set typical security settings for one user,  create a User Template in Administration to apply folder security and other settings to as many users  as needed.

Changing Object Security All new top‐level objects are given a default security of Display, Modify, and Delete.  To change access rights: 1. In the Panels list, select the panel that contains the object that you want to set access rights for,  and then click Manage.  NOTE If the user you are looking for is not listed, check that the user has been set up in  the Administration program and made a member of the client‐project. 2. In the object list, do one of the following: Š To assign access rights for one object, select the object, and then click Security. Š To assign access rights to multiple objects, select the objects, and then click Security.

The Security section opens. 3. Select the client/project/user to which the security will be applied.

Chapter 10. Panels and Security  |  161

4. In the Change Object Security section, first select Display, and then check the security option that  you do not want as necessary: • Modify: removes the ability to see and modify to the listed objects. NOTE Users will only be able to view (and use) an Edit Control if Display and Modify  access are granted. • Delete: removes the ability delete the selected objects.

!

CAUTION If a panel displays in Table View and Document View, remember that granting  Delete access can remove documents and folders that have been reviewed.

5. To apply to sub‐folders, check the Apply to children of Folder box. 6. Click Save.

Creating a Record Tile If you need to manually set up records in a database, or if you need to keep your database open to  allow for the addition of records, you can enable a Record tile on the Project Dashboard that allows  users to add records to the database. The tile can be set up with as many database fields as required;  any coding objects that are set up on this panel will apply to the new record that is created. The follow‐ ing image gives an example of objects that can be added to your tile.

 Figure 10.12Fields in the Record Tile (Project Dashboard)

TIP As shown in the above image, you can also add folders to this panel, which allows  users to categorize the record as it is added to the database. Note that you can only add one Record tile to a database. Although this tile can be used in any data‐ base, we recommend adding this tile to a standard (non‐grouped) database only, since document  group formatting interferes with record addition. To create a Record tile: 1. From the Panels tile, click New and select Folder/Coding Panel. The new panel section opens. 2. Enter a unique name for the panel (maximum 64 characters), and check Create as Record Tile. 162   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

NOTE This name is used to identify the Record Tile name in the Panels list only; the tile  name on the Project Dashboard is Add New Record. 3. Click Add. To add fields to the Record tile: 1. From the Panels list, select the Record tile name, and then click Manage. 2. Click New to open the new object section, and do the following as necessary:  Š To set up fields to which data can be added, do the following:

• Select the Edit Control from the Type list. • Enter a unique name for the edit control in the Name field. This name will appear above the  edit control. • Enter a description (or additional text that could assist with data entry) for the control in the  Description field if required. The Edit Control name will display in italic text. • If you selected a text field, the edit options section opens. Ensure that you choose to replace  the field’s value: select the Overwrite option. Š To set up a folder to which the record will be added, do the following:

• Enter a unique name for the folder in the Name field. • Enter a description (or additional text that can assist a user with the information to enter)  in  the Description field if required. The folder name will display in italic text. NOTE If this folder is included in a coding rule, the coding rule will still be applied. 3. Do one of the following: Š To add another object to the tile, click Add. Š If you are finished with adding objects to the tile, click Add and Close.

Chapter 10. Panels and Security  |  163

Creating Panels that Display Content Aside from Folder and Coding panels, you can also create custom panels which list the documents that  match data in a selected field. For example, you could provide data by Custodian so that users can see  all documents by custodian. This panel only displays in Document View, on the Related tab. (Note that  you will need to enable the Related tab in Administration > Options to see the panel.) You can create up to 32 custom panels. TIP Before selecting fields for this type of panel, consider using the Tally tab in Manager  to determine which fields contain the same data. Defined Items for a Custom Related Panel The following image and table describe the items that are defined when you create a Custom Related  Content panel.

A

Panel name. 

B

Matching Fields. These fields are chosen for their commonality, allowing the user to select the field  that they want to review for similar content. If you select one field only, the selection list will not display: you will only see the display fields (C) in  panel.

C

Display Fields. Select the fields that you want to display in list format. Like the Document List (or  Table View list) you may want to use fields that complement the data in the matched field list.

Fields that the user does not have permission to view will not be listed in the custom panel, even if the  fields have been selected upon panel creation. To create a custom panel: 1. From the Panels tile, click New and select Custom Related Panel. The new panel section opens. 2. Enter a unique name for the panel (maximum 64 characters). 3. Select one or more fields that contain the same content from the Matching Fields list, then click Next.  . 4. Select one or more fields that you want to display from the Display Fields list by moving them to the  Selected list. NOTE This is an optional selection. If you do not select a field, users who have access to  the panel will see the default document list fields: Rec# and Native File field. 164   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

5. Click Add. 6. Apply security to enable the panel for the project, or for specific users. See “Setting Panel Security”  on page 148 for more information.

Chapter 10. Panels and Security  |  165

166   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

11 Finding and Replacing Data

Introduction Find/Replace functionality allows you ton update native file paths once they have been added to a  database, fix parent‐child relationships, and perform other find and replace functions, to make global  changes to data in a database, or to data in a specific folder.  You can perform Find/Replace functions in Manager, or through Mass Actions in Table View. For infor‐ mation on how to use these features in Table View, refer to the XERA User Guide. This chapter covers the following topics: Š “Finding and Replacing Data” on page 169 Š “Copying Data from Field to Field” on page 170 Š “Dupechecking Records in the Database” on page 170 Š “Deleting Data” on page 171

Before you Begin

!

CAUTION Perform Find/Replace operations during non‐peak hours. This is an intensive oper‐ ation and may impact system performance.

Before performing a Find/Replace, ensure that full text indexing has been completed. Go to the Sys‐ tem Overview tab to check that Text Index status shows “Indexed”, and also go to the Status tab to  ensure there are no sync jobs in progress. Find/Replace can produce incomplete results if the database  is not indexed.

!

CAUTION Once you perform any Find and Replace action, the action cannot be undone. If  you are using Oracle, consider temporarily archiving (PAR) the database so that  data can be restored in case of find/replace error.

More about using Mass Find/Replace Š Find/Replace operations for the entire database are handled differently in the end user interface: 

1000 records are processed at a time. Although this operation will take longer to complete, it allows  for other database use while the process is in progress. Š Mass Find/Replace operations can be undone in the end user interface. 

168   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Finding and Replacing Data Finding and replacing data when the data selected for replacement is over the field length is handled  in different ways, as follows:  Š For a single field: the data is not replaced. An error is written to the Error Log. Š For multiple fields that contain data: the data is not replaced. Š For multiple fields, when replacing a blank field with data in SQL: the data is only inserted into the 

fields if the data is not longer than the field length.  To find and replace data: 1. On the Find/Replace tab, select a database. (Click the browse button next to the Select database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.) 2. Select the location of the data that you want to change as follows: Š To find/replace data from the database, select Change entire database. Š To find/replace data in a folder, select Change only records from folder, and then click the 

browse button to select the folder. 3. In the Find/replace section, select the fields you would like to search. Use the Ctrl key to select  multiple fields.

Figure 11.1 Find/replace section

4. Select the following options as necessary: Š To make the find and replace case‐sensitive, check the Match case check box. Š To limit the search to whole words, check the Replace whole words check box. For example, if 

you are replacing the word “power”, then words such as “powers, powered” would be ignored. 5. Select the Confirm each change check box if you want to review and confirm changes before they  are applied. 6. In the Find box, enter the text you would like to delete. 7. In the Replace with box, enter the text you would like to put in place of the deleted text. 8. Select the Include in edit log check box if you want to generate a log file of changes made.  9. Click Go to start find/replace.

Chapter 11. Finding and Replacing Data  |  169

Copying Data from Field to Field Use Copy to copy data to another field; the data remains in the “from” field and as copied to the “to”  field.  NOTE When copying data to another field, the destination field must be large enough to  accommodate the data. To copy data from one field to another: 1. On the Find/Replace tab, select a database. (Click the browse button next to the Select database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.) 2. Select the location of the data that you want to change as follows:  Š To find/replace data from the database, select Change entire database. Š To find/replace data in a folder, select or Change only records from folder, and then click the 

browse button to select the folder. 3. In the Copy section, select the “from” field in the Contents of field box and the “to” field in the To  field box.

Figure 11.2 Copy section of the Find/Replace tab

4. Select one of the following options: Š Overwrite: Overwrites any content in the “to” field. Š Add to end: Appends the content from the “from” field to the end of the content in the “to” field 

in each record. Š Add to front: Adds the content from the “from” field to the beginning of the content in the “to” 

field in each record. 5. Select the Include in edit log check box if you want to generate a log file of changes made.  6. Click Go. 

Dupechecking Records in the Database To check for duplicate records in the database: 1. On the Find/Replace tab, select a database (Click the browse button next to the Select database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  2. Select the location of the data that you want to check as follows: Š To check data from the database, select Change entire database. Š To check data in a folder, select or Change only records from folder, and then click the browse 

button to select the folder. 3. In the Dupecheck section, select the field(s) that will be checked for duplicates.

170   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Figure 11.3 Dupecheck section of the Find/Replace tab

4. Select one of the following options as applicable: Š To add all records with identical selected field(s) to a folder, select Merge duplicate records into 

folder and then click the ellipsis button to select the folder. (This is the recommended option,  which allows you to review the duplicate records before any further action is taken.) • To place the original and duplicate records into separate folders named “Original” and  “Duplicate”, select Create original and duplicate folders... The Original is the first record  found with the duplicate field. TIP Since these folders will be public folders created by the ‘Dupecheck’ user, select  an Administration panel in which to place these folders.  Š Delete duplicate records: Deletes the duplicate record (the second record found with the dupli‐

cate field). 5. Select the Include in edit log check box if you want to generate a log file of changes made.  6. Click Go.

Deleting Data To delete data from a database: 1. Click Delete Options. 2. Select one of the following options: Š Delete single record #: Deletes the specified record. Š Delete records in folder: Deletes the records in a specified folder. The records are permanently 

deleted. This is the recommended option, since only records within the selected folder are  deleted. Š Delete entire database contents: Deletes all data in the database.

3. Click OK.

Chapter 11. Finding and Replacing Data  |  171

172   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

12 Exporting

Introduction Use the Export tab to export data out of XERA into a delimited data file or an XML file set. This chapter covers the following topics: Š “Exporting as a Delimited File” on page 177 Š “Exporting to XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML)” on page 180

174   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

About Exports From XERA Manager, you can export data to the following file formats: Š Delimited file: Used to transfer data to other applications or resources, and allows you to export 

only the fields that you select. See “Exporting as a Delimited File” on page 177. Š XML file set: Can be directly imported into another iCONECT system. See “Exporting to XML (iCO‐

NECT/IXM XML or EDRM XML)” on page 180.

!

CAUTION Perform export operations during non‐peak hours. This is an intensive operation  and may impact system performance.

What is Exported In addition to data that is exported, the following table lists data included and not included in xml and  delimited file exports.  Included

Not Included

XML File set Export • Data • Database structure and name • Client‐project assignment, user assignment to  client‐projecta • Database security settings (from DB Security tab)  and database security groups • Lookup lists • Imagelink table • Native file links (file path in attachment fields) • Panels and panel objects, including folder group  designation and edit controls • Document‐to‐folder assignment and document‐ to‐review designation assignment • Review status • Field‐level annotation permissions

• Document group formatting • Templates: folder templates, custom delimiter  templates, field mapping templates • Folder security • Review shortcuts • Annotations  • User customizations (templates, annotation  colors, productions, exports) • Word lists

Delimited File Export • Data • Native file links (file path in attachment fields)

All of the above, plus: • Database security settings • Lookup lists • Imagelink table • Panels • Document‐to‐folder and document‐to‐review  assignment and designation • Review status • Database security groups • Field‐level annotation permissions

a. If you select the Security Settings option during export and the client‐project and users already exist in  the destination database, then these items will be assigned in the new database.

Chapter 12. Exporting  |  175

NOTE If you are exporting in order to create a new database (either on the same XERA  system or on a different XERA system), contact iCONECT Technical Support for  assistance.

Unsupported Byte Codes for XML Export/Import Data may be altered if the unsupported byte codes listed below are part of your data set. Verify that  these byte codes are not in your data set before exporting or importing XML. The following occurs if  these byte codes are present: Š When exporting to XML, unsupported byte codes are stripped. For example, in the three‐byte 

sequence 0x41, 0x81, 0x42, the unsupported byte code 0x81 would not be exported (leaving 0x41,  0x42).  Š When importing from XML, the presence of any of these byte codes in the import file will cause the 

import into iCONECT to be aborted and an error message to be displayed. The following byte codes are unsupported.   0x00

 0x05

 0x0C

 0x12

 0x17

 0x1C

0x81

 0x01

 0x06

 0x0E

 0x13

 0x18

 0x1D

0x8D

 0x02

 0x07

 0x0F

 0x14

 0x19

 0x1E

0x8F

 0x03

 0x08

 0x10

 0x15

 0x1A

 0x1F

0x90

 0x04

 0x0B

 0x11

 0x16

 0x1B

 0x7F

0x9D

176   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Exporting as a Delimited File When you export a file, you will be led through the subtabs of the Export tab. The steps for these tabs  are described here under different sections, as follows: Š “Select the database and set delimiters” on page 177 Š “Select Fields to Export” on page 179 Š “Select a Location and Complete the Export” on page 179

Select the database and set delimiters TIP If your text contains characters that are typically used as delimiters (such as com‐ mas), you can create custom delimiters and save them as a template to ensure con‐ sistent delimiter use across the system. To select the database and set export delimiters: 1. On the Export tab, ensure the Select subtab is selected. 2. Click the browse button next to the Select database to export from box, and then select from a the  list of existing databases.

Figure 12.1 Selecting the database, export type, and records on the Select subtab

3. Select Export as delimited file. 4. Select the file Encoding type: Š If you are exporting Unicode data, select either UTF‐8 or UTF‐16LE, or Unicode data will not be 

exported properly. The choice between UTF‐8 or UTF‐16LE depends on the application that will  be receiving the exported data. Š If you are not exporting Unicode data, select ASCII.

Chapter 12. Exporting  |  177

5. Select one of the Options: Š To export the entire database, select Export all records. Š To export records from a selected folder, select Export records from folder, and then click the 

browse button to select the folder.  6. Click Next to go to the Delimiter subtab. In the Delimiter subtab you can choose from one of the pre‐loaded delimiter templates (Comma  Delimited or CSV, Dat Delimited, or Tab Delimited) or create your own. 

Figure 12.2 Selecting delimiters

7. Select the delimiters by doing one of the following: A

Select an existing delimiter template from the Use Template box and then click Apply. Note: If you select a template but do not click Apply, the delimiters are not updated.

B

Enter your own delimiters into the content fields as follows: • Field separator: You must enter a character (this field cannot be empty). • Field content marker and Line break inside of field content: You can enter different  characters for each field, or leave both fields empty; you cannot enter the same character for  both fields.  When entering your own delimiters, you can do the following:  • Enter the actual character (e.g., enter a comma (,) not “044”) • Enter a special character by pressing Alt‐ASCII code to enter the character in the delimiter field  (e.g., press Alt‐020 to insert the “” symbol). 

TIP You can specify multiple ASCII characters to function as one delimiter (e.g., ^|^) —  maximum five characters per delimiter. 8. To save the set of delimiters you have selected in a new template, enter a name for the template in  the Save above delimiters as box and then click Create Template. Saved templates will be available  in the Use template box the next time you access this tab.  9. Click Next to go to the Fields subtab.

178   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Select Fields to Export To select the fields that will be exported: 1. On the Fields subtab, select the Include field names as first record check box if you would like the  exported field names to be the first record of your export. 2. Select one of the following options: Š To export select fields, select Export selected fields and then move the fields you want to export 

from the Available box to the Selected box.

Figure 12.3 Fields list on Fields subtab Š To export all fields, select Export all fields.

3. Use the Move Up and Move Down buttons to determine the order in which to export the fields.  4. Click Next to go to the Browse subtab.

Select a Location and Complete the Export To finish the export process: 1. On the Browse subtab, click the browse button beside Export to location to select a location for  the export.  TIP Consider exporting the data to a local drive, since exporting to a network drive  could result in errors if there are any connectivity issues. 2. Click Next to go to the Finish subtab. 3. Select the Ignore all errors check box if you do not want errors displayed. You can view any errors  at the end by clicking View Error Log. 4. Click Finish.

Chapter 12. Exporting  |  179

Exporting to XML (iCONECT/IXM XML or EDRM XML) There are two types of XML files that can be exported from XERA, as follows: Š iCONECT XML: Export data from XML files that are formatted using iCONECT’s XML schema. See 

“Exporting to iCONECT iXM XML” on page 180. Š EDRM XML: Export data from EDRM (Electronic Discovery Reference Model) compliant XML files. 

See “Exporting to EDRM XML” on page 183.

Exporting to iCONECT iXM XML When you export using iCONECT’s XML schema, we recommend that you choose to export to External  XML Files. This option provides a separate set of external XML files that hold the data, folders, image‐ link tables, and native file links.

Select the Database and Data To select the database and data for export: 1. On the Export tab, ensure the Select subtab is selected. 2. Click the browse button next to the Select database to export from box, and then select from a the  list of existing databases.

Figure 12.4 Selecting the database, export type, and records on the Select subtab

3. Select Export as IXM XML file set. TIP If you are exporting Unicode data, ensure that either UTF‐8 or UTF16le if selected,  otherwise the data will not be exported properly. 180   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

4. Select one of the Options: Š To export the entire database, select Export all records. Š To export records from a selected folder, select Export records from folder, and then click the 

browse button to select the folder.  5. Click Next to go to the iCONECT XML subtab. (This tab only opens if you have selected to export the  IXM XML file set.)

Figure 12.5 Selecting data for export

6. To retain existing user client‐project associations, check the Include  element... check  box. For more information on this option, see “What is Exported” on page 175. 7. In the Export database data to... section, choose the External XML files option. The following table  describes the other recommended options for the iCONECT XML tab: Content to Export

Option

Database data

External XML files

Export Limits, Best Practice

MB limit

100 MB

Record limit

1000 records

Database Folders

External XML file

n/a

Imagelink Tables

External XML files MB limit Start new external XML file after  each imagelink table

Not required

Chapter 12. Exporting  |  181

NOTE Although you can choose IXM File options for exporting your data, it is not recom‐ mended. 8. Click Next to go to the Browse subtab.

Specify an Export Location To finish the export process: 1. On the Browse subtab, click the browse button beside Export to location to select a location for  and file name for the export.  TIP Consider exporting the data to a local drive, since exporting to a network drive  could result in errors if there are any connectivity issues. 2. Choose one of the following options: a. To place all the files in the same folder, select Go into the same file folder... b. To place the external XML files into a subfolder, select Go into the subfolder... 3. Click Next to go to the Finish subtab. 4. Select the Ignore all errors check box if you do not want errors displayed. You can view any errors at  the end by clicking View Error Log. TIP It is recommended that you do not select Ignore all errors so that you can view  errors as they occur and cancel the export if necessary depending on the errors dis‐ played. 5. Click Finish. The agreement dialog box opens. 6. Read the agreement and then click I Agree to accept it and initiate the export.  When the export has finished, an IXM file is created with the file name specified on the Browse tab.

182   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Exporting to EDRM XML The EDRM XML Export feature enables you to export data to an XML file set formatted using the EDRM  XML schema (to learn about EDRM, visit http://edrm.net/).  NOTE Only field data is exported from iCONECT to EDRM XML files. E.g., Folder data and  imagelinks are not exported. Step 1: Select EDRM XML export option (Select subtab) 1. On the Export > Select subtab, click the browse button next to the Select database to export from  box, and then select from a pop‐up list of existing databases. 2. Select Export as EDRM XML. 3. Select the file Encoding type: Š If you are exporting Unicode data, select either UTF‐8 or UTF‐16LE, or Unicode data will not be 

exported properly. The choice between UTF‐8 or UTF‐16LE depends on the application that will  be receiving the exported data. Š If you are not exporting Unicode data, select ASCII.

4. Select one of the Options: Š To export the entire database, select Export all records. Š To export records from a folder, select Export records from folder and then select the folder 

from the drop‐down list. 5. Click Next. Step 2: Select fields to include (EDRM subtab) 1. On the Export > EDRM subtab, in the Database field column, use the drop‐down lists to select the  field in your database that corresponds to the EDRM field directly across in the Map to EDRM field  column. NOTE You must map at least the EDRM DocumentID field. 2. To leave out data, select Ignore. Step 3: Select a location for the exported file (Browse subtab) 1. On the Browse tab, click the browse button to select a location and enter a file name for the  export.  2. Click Next. Step 4: Complete the export (XML subtab) 1. Select the Ignore all errors check box if you do not want errors displayed. You can view any errors  at the end by clicking View Error Log. 2. Click Finish. 3. When the Legal Statement window appears, read the agreement and click I Agree. This initiates the  export. Wait for the export to complete. 4. When the export is completed, a confirmation message opens. Click OK.

Chapter 12. Exporting  |  183

184   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

13 Setting up Lists for Users

Introduction You can set up two types of lists to assist users with their review: a Lookup List to give users pre‐set val‐ ues they can use in Quick Edit (or in an Edit Control), and Word Lists to assist users with quickly identi‐ fying key words, phrases, and terms. This chapter covers the following topics:  Š “Creating a Word List” on page 187 Š “Creating a Lookup List” on page 190

186   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Word List Word lists can be created through the end user interface by Full Administrators and Client Administra‐ tors (public word lists) and in Manager. This section focuses on word lists created in Manager (referred  to as an Admin list type).  Creating a Word List involves three main tasks. The following image shows the order in which a Word  List is created.

Figure 13.1 Word List creation

1

Create or select the word list.

2

Click Add to add words to the selected word list.

3

Attach the word list to a client, project, or database. Once the word list is attached, you can assign it  to users if required.

1. Click the Word Lists tab.  2. In the Maintain word lists section, click New. The New Word List dialog box opens.

Figure 13.2 New Word List dialog box Chapter 13. Setting up Lists for Users  |  187

3. Enter a name for the word list in the Name box. NOTE The name can be up to 50 characters in length, but cannot include special charac‐ ters. 4. Select the color that will be used to highlight the words in this list, and then click OK. The new list is automatically selected in the Maintain word lists section. 5. Click Add. The Add dialog box opens.

Figure 13.3 Add dialog box

6. Do the following as necessary:  Š To enter an individual word, type the word and then press Enter. You can continue to add indi‐

vidual words in this way.  Š To enter a line of text as a phrase, type the words, select the Add as Phrase check box.

NOTE Individual words and phrases can be added together in a word list, as long as you  check Add as Phrase check box after you enter the phrase. 7. When you are finished entering words for the word list, click Append.

Attaching a Word List to Databases Once you have created a word list, or imported it, you can attach it to a database.  To attach a Word List to one or more databases: 1. On the Word Lists tab, select the word list you want to assign to a database from the Maintain word  lists drop‐down list.  2. In the Databases section, select the check boxes for the databases that you want to have this list. If  you select a client or project, all child databases are also selected.

188   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Assigning Access Rights to a Word List Changes to user access rights are not automatically propagated to other databases that have this word  list. You must change the access rights for each database separately. End users have Read access by default, which means they can see the list contents and they can acti‐ vate or deactivate the word list for their session.  To assign specific access: 1. Ensure your word list is selected from the Maintain word lists drop‐down list. 2. In the Databases section, select the database where you want to change security settings. 3. In the Security section, change the Read or Write access for specific users to suit your require‐ ments. Revising a Word List To revise a Word List: 1. With your Word List selected, do the following as necessary: Š Add: Click to add one or more words. Š Edit: Select a word and then click Edit to change the word spelling or add a word to a phrase. Š Delete: Select one or more words and then click Delete to remove them from the list.

Deleting a Word List To delete a word list: 1. Ensure the word list is selected from the Maintain word lists drop‐down list, and then click Delete.

Chapter 13. Setting up Lists for Users  |  189

Creating a Lookup List Use the Lookup Lists tab to create and manage a list of words associated with one or more database  fields. A Lookup List can be created three different ways: Š Create a new Lookup List Š Import a Lookup List Š Copy from another Lookup List (Import option to Import from Another Lookup List)

Figure 13.4 Lookup List creation

1

Create a new Lookup List and add values. The contents of the Lookup List are shown in the Lookup list  contents section (at the bottom of the screen) once the Lookup List is created.

2

Assign a list to a database field.

Regardless of the way that the list is populated, you first need to create a new Lookup List in which val‐ ues will either be added or imported. To create a Lookup List: 1. On the Lookup Lists tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select it from a pop‐up list of existing databases.)  2. In the Maintain lookup lists section, click New and enter the name of your new Lookup List. (To  import contents into your Lookup List see “Importing a Lookup List” on page 192.)  The Lookup list contents section is activated.

190   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Figure 13.5 Lookup List section

3. Click Add in the Lookup list contents section to add an entry.  4. Continue to add entries until your list is complete. 5. To apply this list to a field see “Applying a Lookup List to a Field” on page 191. Editing and Maintaining a Lookup List Once you have selected a Lookup List and the contents are displayed in the Lookup list contents sec‐ tion, do the following as necessary: Š To add an item to the list, click Add and enter a new item. Š To edit an existing entry, select the Lookup List item and click Edit. Š To print the list of items in the displayed Lookup List, click Print. Š To delete an item in a Lookup List, select the item and then click Delete.

NOTE Users will not see Lookup List changes (added, edited, or removed items) until they  re‐open the database.

Applying a Lookup List to a Field Lookup Lists appear in the end user interface in a panel on the Coding tab; the field that the Lookup  List is associated with will need to be set up as an Edit Control in Administration > Panels tile .  TIP You can define specific data entry for your Lookup List. To enable multiple user  entries in a field, then create a standard Edit Control in Administration > Panels tile  . To apply a Lookup List to a field: 1. On the Lookup Lists tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  When the database is selected all fields in the database will appear in the field list on the left. 2. To see which Lookup List is associated with the field, highlight the field and note the list (if any) that  appears in Associate with lookup list field. TIP To view the contents of the applied Lookup List, you need to select the list from the  Maintain lookup lists drop‐down list. Chapter 13. Setting up Lists for Users  |  191

3. To enforce specific data entry, you can select Data entry options as follows: Š Alpha entry only: Enforce the use of alphabetic characters. Numeric entries are not allowed. Š Numeric entry only: Enforce the use of numeric characters. Alphabetic characters are not 

allowed. Š Allow user to add items: Allows users to add data to the Lookup List. This can be applied 

together with another data entry option. 4. To link this list with an Edit Control, make a note of the field to which the Lookup List has been  added, and then select this field for the Edit Control in the Panels tile Manager. For more informa‐ tion, see “Creating an Edit Control” on page 155.

Importing a Lookup List Lookup Lists can be imported from a text file, or from another database. If importing from a text file,  the format must be one item (or entry) per line.  STRUCTURE AND EXAMPLE “Lookup List Value” E.g.: "MS WORD" "EXCEL" "POWERPOINT" "PHOTOSHOP" To import a Lookup List file: 1. On the Lookup Lists tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  2. Select one of the following:  Š To import from a file, click Import from file into Lookup list, and then click the browse button to 

locate and select the file that contains the list. If you would like the list converted to uppercase  letters on import, select Convert to Uppercase on Import. Š To import from another Lookup List, in the Import from another Lookup List section, click the 

browse button to locate and select the database that contains the lookup list, and then select a  Lookup List from the drop‐down list. 3. Select one of the following options to determine how the Lookup List will be added: Š Overwrite: Overwrites the contents of the existing Lookup List.  Š Append: The imported list is appended to the contents of the existing Lookup List.

4. Click Import. The imported entries appear at the bottom of the screen in Lookup list contents sec‐ tion. 

192   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Exporting a Lookup List To export a Lookup List and save it as a text file: 1. On the Lookup Lists tab, select a database. (Click the browse button next to the Select Database  box, and then select from a pop‐up list of existing databases.)  2. Select the Lookup List from the Maintain lookup lists drop‐down, and then click Export Lookup List  to file. 3. Click browse to navigate to a location to save the file, and then enter a name for the Lookup List.  Click Save, and then click Export.

Chapter 13. Setting up Lists for Users  |  193

194   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

14 Using Administration

Introduction As an administrator, you use Administration to set up projects and users, configure data servers,  review logs, and set options to the client, project, or users as appropriate. For example, you can allow  users of one project to produce and export documents, and disable this setting for other projects. This chapter covers the following topics: Š “About XERA Administration” on page 197 Š “Server Connection and Configuration” on page 201 Š “Setting Options” on page 205 Š “Client, Project, Database, and User Settings” on page 208 Š “Coding Rules” on page 220 Š “Custom Views” on page 224 Š “Advanced Analytics” on page 227 Š “iVIEW and Metrics” on page 236 Š “About the Comments Index” on page 239 Š “Reviewing Logs” on page 241 Š “Removing a Lock from a File” on page 246

196   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

About XERA Administration In XERA Administration, you can create clients and projects, assign users to those projects, manage  server connections, set specific options for a client, project, database, or user, and other key functions  as follows:  General Administration Š Set up connection information for servers and services that access XERA (see “Server Connection 

and Configuration” on page 201) and configure data paths and global settings (see “System Settings”  on page 202). Š Set up clients, projects, and user profiles. (See “Creating a Project Profile” on page 50) Š Customize settings to meet the needs of the project. (See “Setting Options” on page 205) Š Review error and general activity logs. (See “Reviewing Logs” on page 241)

Database Administration Š Create panel structure for a database. (See “Creating Panels for Organization and Review” on page 

145) Š Create document groups. (The steps for creating document groups are found in “Creating Document 

Groups” on page 125.) Š Build analytic relationships for a database (add‐on module).(See “Advanced Analytics” on page 227) Š Build indexes for iVIEW (chart) and comment searching functionality. (See“iVIEW and Metrics” on 

page 239 and “About the Comments Index” on page 242) Š Set up production package location (optional). (See “Setting up Custom Targets” on page 218) Š Create coding rules. (See “Coding Rules” on page 220) Š Create views that contain only certain documents in the database. (See “Custom Views” on page 

224) NOTE Use Internet Explorer 9 or another supported browser to access Administration.  Administration is not available if you are using Internet Explorer 8, and you will  not see the cog icon. To access the Administration program: 1. Log in to XERA as an administrator.  My Dashboard opens. 2. Click the cog icon and then select Administration. The Administration page opens.

Chapter 14. Using Administration  |  197

 Figure 14.1 Administration module

As seen in the above image, each tile gives you a summary of the number of items set up in your XERA  system.  To open or close any administrative section, click on the tile name.

Database Administration You can perform basic database functions, set up panel structure (folders, editing sections, etc.), cus‐ tom views, coding rules, and production locations through the Databases tile. As a Client Administrator, you have access to the Database Administration tiles for designated projects  (assigned in the User profile). 1. In Administration, open the Databases tile. 2. Select the database that you want to view. 3. Do the following if necessary: Š To activate or deactivate the database, click the Activate/Deactivate. Š To clear a pending operation, click Clear Operation. 

NOTE Only if a pending operation fails and the pending status does not clear, you may  need to manually clear the pending status (i.e., unlock the database).  Š To set up transcript cases or workspaces, click Transcripts. (For detailed information, see “Tran‐

script Integration” on page 200. Š To access the Panels tile, Coding Rules tile, Custom Views, or Indexes, double‐click or click Man‐

age.

198   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Opening the Database Tiles To open the next set of tiles for the selected database: 1. On the Databases tile, select the database that you want to view, and then click Manage. The next  set of tiles open. Before proceeding to the next set of tiles, you can filter the database listing by client/project or by col‐ umn.  To filter by Client and Project:  1. Click Filter by Client‐Project  base is associated.

 to open the Client list, and then select a client to which the data‐

The Project list associated with the client opens.

 Figure 14.2 Filtering the database listing by client and project

2. Select the Project, and then click Filter. The Client‐Project list closes and the database listing refreshes. 3. Select the database.  To filter by column:  1. In the column you want to filter, click the filter icon 



The filter options box opens.

 Figure 14.3 Filtering by the Database Name column

Chapter 14. Using Administration  |  199

2. Select a filtering option from the list, and then type the information that you will filter. 3. When you have set the filter options, click Filter. The listing refreshes to display the filtered list. 4. To remove the filter, click the filter icon, and in the Filter box, click Clear.  The full database listing displays.

200   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Server Connection and Configuration In the Servers tile, you can review data server connection details, and configure other servers or ser‐ vices that access XERA.  NOTE Your default Data Server is already configured at the time of installation. Contact  iCONECT Technical Support if you need to change your data server settings.

Setting up a New Connection To set up connections for analytic or iVIEW servers, or for Active Directory, do the following as neces‐ sary. See the individual configuration sections for specific information. To specify connection information: 1. In the Servers tile, click New, and then select the configuration type. The fields for that configuration type open. NOTE Once a connection has been configured, it will not be displayed in the New list. You  can edit connection details once it has been configured.

Analytical Server Configuration Analytic server configuration is required to create advanced analytic indexes (in Administration >  Indexes). These indexes are used for Related tab features and Xmplar searches. Analytic configuration is set up at the time of installation. Contact iCONECT Technical Support if you  need to change these settings.  Field

Description

Analytical SOAP URL

Specifies the URL for the path to the Analytics server.

Analytical RESTful API URL

Specifies the URL for the path to the RESTful API used for Analytics to  establish communication between XERA and Content Analyst technology.

Active Directory Configuration If you are using Active Directory authentication for users that are on a domain other than the root  domain, you will need to specify the Active Directory settings.  Field

Description

Domain Controller Address

Specify the path of the controller if you are using a domain controller other  than the root. 

Default Domain

Specify the default domain that will be used for Active Directory  Authentication, if this domain is different from the domain controller.

Chapter 14. Using Administration  |  201

iVIEW Configuration iVIEW configuration is required to create iVIEW indexes (in Administration > Indexes). These indexes  are used for displaying iVIEW data graphs in Table View. Field

Description

Server Address

Specify the address of the data server that is used for iVIEW indexes. 

Port Number

Specify the port number required for the iVIEW indexes.

Testing the Data Server Connection The Test Connection button can be used to verify the data server connection and the Magnum Host  URL connection. (For more information on Magnum integration, see “Transcript Integration” on page  200.) To test the connection: 1. In the Servers tile, select the server that you want to verify and then click Test Connection. A message opens, indicating a successful or failed connection.

Transcript Integration If you are using MagnumTM or Case NotebookTM software, you can set up an integration to link a work‐ space or case to a database. Once configured, users can review a list of transcripts on the Project Dash‐ board and click on a transcript to open it in its native application. NOTE Since a double‐click is required to open a Case Notebook transcript, this integration  only be used in an Internet Explorer or Chrome browser. Transcript configuration includes the following high‐level tasks: Š Server Configuration (Servers tile): done by System Administrators only. Š Database Association (Databases tile): associating a case or repository with an XERA database. Š Tile activation (Options tile): enabling a transcript tile for use.

Server Configuration Connection details are required to establish a connection between XERA and transcript software ser‐ vices. In the Servers tile, you can set up this connection by clicking New, and then choosing the  required configuration type. The following tables describe the information that is required for Mag‐ num and Case Notebook configuration. Opus 2 Magnum Field

Description

Host URL

Specify the host address that is used to access Magnum.

API User

Specify the API User that is used to access Magnum. (This is typically an  e‐mail address.)

API Key

Enter the API Key provided by Magnum.

202   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

TIP To verify URL accuracy (and connection to the Magnum host), click Test Connec‐ tion.  Case Notebook Field

Description

Repository Name

Enter the name of the repository that will be accessed by XERA users.

Instance Name

Specify the server that hosts Case Notebook.

License Key

Enter the license key provided by Case Notebook.

Database Association Once a transcript software has been configured, you will need to associate a case (or workspace) with  the database to which it applies.  To associate a database with transcripts: 1. From the Databases tile, select the database to which a transcript case/workspace will be associ‐ ated. 2. Click Transcripts, and then select the transcript software that the database will be associated, and  then do the following as necessary: Š For Case Notebook:

• For the very first association, you will need to enter your Case Notebook administrator user‐ name and password. Click Log In. • Select the case that is required for the database, and then click Close. Š For Magnum, select the workspace that is required for the database, and then click Close.

Enabling Transcript Tiles To display a Magnum or Case Notebook tile for a client, project, or specific users, you can enable the  applicable transcript option in Administration > Options, in the Transcripts category. For more details,  see “Transcripts” on page 217. 

Changing a Case Notebook User Name or Password If you need to change a Case Notebook user name or password, you can do this through the Users tile. 1. Select the user name from the Users list and click Case Notebook Security. The Case Notebook section opens. 2. Enter the user’s revised Case Notebook user name in the User Name field. 3. Enter the user’s revised Case Notebook password in the Password field. 4. Click Save.

Chapter 14. Using Administration  |  203

System Settings In the System Settings tile, you set the paths for XERA data and indexes, and set global settings for your XERA  system.

System Paths The System Paths settings allow you to set the paths for XERA data, indexes, and native files.  Option

Description

Central Storage Path Defines the path to a shared drive that holds data such as templates and user  profiles. Note: If users will need to package production files, then you will also need to set up  a Target. See “Setting up Custom Targets” on page 218. Index Storage Path

Defines the index path that points to the index files required for searches in XERA.

CAUTION: Contact iCONECT Technical Support before changing this path. Changing the  path requires additional steps, including restarting some services.

Index Storage Path  for Search

For SQL Server, you can specify an additional path to point to index files required for  searches in XERA. This path can be a UNC path.

CAUTION: Contact iCONECT Technical Support before defining this path. Setting this  path requires additional steps, including restarting some services.

Native File Cache  path

Specifies the cache location for native files rendered as TIFFs to ensure that  annotations and redactions remain positioned correctly on the images. Enter the UNC path for the native file cache path. Note: Contact Support for more information if you need to change the location of  these cached files, as you must manually transfer the files to the new location. Once this cache path is set, you need to specify the TIFF color settings for these files.  If this is not set, all files added to this folder will default to Group 6. The color  options for these files are set in the TIFFing tab in Manager. See “Managing Cached  Native Files” on page 137.

iVIEW Index  Configuration Path

Defines the location of SOLR configuration files, which are used for creating iVIEW  indexes.

iVIEW Index Data  Path

Specifies the index path (typically SOLR\Cores) that points to the index files required  for iVIEW graphs in XERA.

204   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

SMTP Settings SMTP settings are required for sending e‐mail.  SMTP Option

Description

SMTP Server

Specify the SMTP server name.

Default: blank

SMTP Port Number

Specify the SMTP port number on the SMTP server. 

Default: 25

SMTP Username

Specify the username of the SMTP server. 

Default: blank

SMTP Password

Specify the password of the SMTP server.

Default: blank

SMTP Sender Default: blank

Specify the e‐mail address that will be used as the ‘sender’ address for  production e‐mails sent to administrators, and for sending Comments.

User Logins  User Logins Option

Description

Disable User Logins

When enabled, prevents all users from logging in. This is a server‐wide setting. CAUTION: Before you enable this option, contact Technical Support. They will  instruct you how to log back in so you can reset this option.

Performance Tuning Options Concurrent Production & Export jobs (Max): Specify the number of productions or exports that can be  run at the same time. Default: 8

Chapter 14. Using Administration  |  205

Duo Web If you are using Duo Web technology for multi‐factor authentication, then this configuration is  required for implementation in XERA. For additional details on full Duo Web configuration, see the Duo  Web Integration Guide. Duo Web setting

Description

Integration Key

Enter the Integration Key provided by Duo Security.

Default: blank

Secret Key

Enter the Secret Key provided by Duo Security.

Default: blank

Application Secret Key (akey) Enter the ‘secret key’ (akey). This string of random characters is the unique  identifier for the XERA/Duo Web implementation. Default: blank API Hostname

Enter the API Hostname provided by Duo Security.

Default: blank

Once the Duo Web settings have been configured, check the Enabled check box to start the authenti‐ cation.  NOTE Enabling the configuration does not necessarily mean that all users require this  authentication: when configuring Duo Web, you can indicate whether users can  bypass the Duo Web authentication section when logging in to XERA. 

206   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Setting Options The Options tile in Administration enables you to set specific options for clients, projects, and users.  This section explains how options are set and filtered. For detailed option information, go to the spe‐ cific option category. Options Settings and Filtering Options can be set at different levels in the hierarchy, depending on the option. Options set at the  highest level (server level) apply to all levels beneath it, making it easy to set the same option for a  project or for one database.  Some options can be set at the user level. For example, if one member of a multi‐party collaboration  would like to export their images to Sanction and another member to TrialDirector, this can be easily  achieved by customizing option settings by user. 

 Figure 14.4 Option Filtering

To set an option: 1. From Administration, select the Options tile. The Options open. 2. Select the level (client, project, database, user) that is appropriate for your option, and then select  the option from the list on the right. If an option has already been set, you may see an option set  indicator. See “Option Set Indicator” on page 206 for more information. The following image shows the option categories that are available at the database level. These  options are updated for the level that you select.

Chapter 14. Using Administration  |  207

 Figure 14.5 Options, selected for the database level Š Depending on the option, you may only be able to set it at the project, database, or user level.  Š Any selected level can be cleared by clicking the Clear button at the bottom of the appropriate 

column. Once you have changed an option, the option text is shown in bold, indicating that this option will  be saved. 3. Click Save.  If you are setting the option at the server, client, or project level, a confirmation message displays.  4. Click Shift+Confirm to apply the option. Option Set Indicator If an option is set at any level, an indicator displays showing that an option has been set, as follows: Š On/Off options: A blue color in the option box and the text (different values).  Š Value options: The text (different values) and an exclamation mark. 

This indicator also displays if you have selected multiple clients, projects, etc. that have different  options set.

   Figure 14.6 Different set option indicator: shown at different level and set level

For example, if Apply 24‐bit Processing has been turned off and CAB Size Limit (MB) has been set dif‐ ferently for one user, the blue box/different values text respectively will be shown at the client, proj‐ 208   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

ect, and database level so that you know that this option has been set. Once you have selected the  level at which the option has been set, you will see the cleared option/different value. TIP To reset a value option to its default setting, click the exclamation mark.

Chapter 14. Using Administration  |  209

Client, Project, Database, and User Settings This section describes the options that can be set at the client, project, database, or user level. It also  describes how to make the manage modules (manage productions, manage document batches, etc.)  available for specific users, such as power users or project managers.

Enabling Manage Modules The following options will enable the manage modules. You can choose to enable any or all of these  options for specific power users or project managers as required. Manage  Module 

Option  Category 

Description 

Tasks

Batches, Reports  Enable Task Management: Allows users to view and use the manage  & Tasks tasks module, allowing them to manage all tasks within the project. Note: The User can create tasks option in the Users Tile takes prece‐ dence: if that option is off, the user will not be able to create a new  task in manage tasks.  Default: Off

Reports

Enable Reports Management: Allows users to view and use the manage  reports module, allowing them to create reports. Default: On

Document  Batches

Enable Document Batches Management: Allows users to create, assign,  and delete batches. Default: Off

Productions &  Exports

Productions &  Exports

Enable Production Management: Allows users to produce images from  an image field, or convert native files to images, and then package them  for print, media, or PDF output. Enable Export Management: Allows users to export data to third party  trial presentation/case analysis programs. Default: On

210   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Productions & Exports Production options set whether productions are allowed, and the production types that are allowed. NOTE The .cab file that is generated for some exports and productions can be a maxi‐ mum size of 2 GB or 64,000 files (whichever comes first). This affects native file  productions, exports that include documents and images, and productions pack‐ aged for download. Attempting to exceed these maximums may result in an  incomplete export or production. Productions/ Exports Option 

Description 

Enable Production  Management

When enabled, users are permitted to use productions functionality, including CD  and CAB Productions. When disabled, Require Matter ID is also disabled.

Default: On

Native File Production When enabled, users can export native files (this functionality is available  through New Production), in manage productions.

Default: Off

Apply 24‐bit  Processing

When enabled, images are processed in true color (24‐bit), which upgrades low  color depth images to full color, and ensures annotations display in full color. Note: Production processing time will be increased.

Require Matter ID

When enabled, users are forced to associate a matter ID with a production. 

Default: On Default: 200

Specify the maximum CAB file size that can be downloaded in manage  productions.

Enable Export  Management

When enabled, users are permitted to use export functionality, through manage  productions. When disabled, all other export options are also disabled.

CAB Size Limit (MB)

Default: On

Export to Sanction

When enabled, the Export to Sanction option is permitted.

Default: On

Export to TrialDirector When enabled, the Export to TrialDirector option is permitted. Default: On

Export to CaseMap

When enabled, the Export to CaseMap option is permitted.

Default: On

When enabled, the Export to Concordance option is permitted. Export to  Concordance/Opticon Default: On

Export to TimeMap

When enabled, the Export to TimeMap option is permitted.

Default: On

Chapter 14. Using Administration  |  211

Batches, Reports & Tasks Batches, Reports &  Tasks Option

Description

Enable Document  Batches Management

When enabled, manage document batches is visible on the Project  Dashboard. In manage batches, users can create, assign, and delete batches.

Default: Off

Batch Check Out  Required Default: Off

When enabled, users are required to check out a batch from the Batches tile.  Users will be prompted to check out a batch before they can navigate to Table  View. 

Enable Task  Management

When enabled, manage tasks is visible on the Project Dashboard, which allows  users to view and manage tasks they have assigned to others.

Default: Off

Note: The User can create tasks option in the Users Tile takes precedence: if that  option is off, the user will not be able to create a new task in manage  tasks. 

Enable Reports  Management

When enabled, manage reports is visible on the Project Dashboard. When  activated with at least one report option, users may be able to create the  following: • Summary Report: If this option and the Enable Reports Management option  are enabled, the user can create a Summary Report. • Columned Report: If this option and the Enable Reports Management option  are enabled, the user can create a Columned Report. • Keyword Report: If this option and the Enable Reports Management option  are enabled, the user can create a Keyword Report.

Default: On

Table View Display Table View Display  Option

Description

Enable Table View  Template

Allows users to see the Table View Template box, and use public field view  templates to customize the columns shown in Table View.

Default: On

Modify Personal Table  View Template

Allows users to save their field view as a personal template, and delete their  personal templates. 

Default: On

Modify Public Table View  Allows users to save and delete public field view templates. This option is only  available when the Modify Personal Table View template is enabled.  Template Default: Off

212   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

iVIEW Before setting access to iVIEW, the iVIEW server must be configured and iVIEW and Metrics indexes  need to be created.  iVIEW Option

Description

Enable iVIEW

When this has been enabled, users can view and use iVIEW graphs. If this is not  enabled, iVIEW icons will not display in Table View, nor will the iVIEW tab be  displayed. When disabled, all other iVIEW options are disabled.

Default: On

Enable Metrics Default: On

When this has been enabled, users can review a graph of coding actions  (documents added to a folder or tag). Note: The Advanced Folder Log must be actively logging data so that Metrics  data can be plotted.

Templates

• Enable iVIEW Template: users can view graphs that have been saved as a  public template in the iVIEW tab. Default: On

• Modify Personal iVIEW Template: users can save the displayed graph as a  personal template, and delete their personal templates.  Default: On

• Modify Public iVIEW Template: users can save the displayed graph as a  public template, and delete public iVIEW graphs. This option is only available  when the Modify Personal iVIEW Template option is enabled.  Default: Off

Save Tile to Project  Dashboard

This allows users to save the displayed iVIEW graph in a tile on the Project  Dashboard. The graph will display on that user’s Project Dashboard only.

Default: On

Graph Printing

This allows users to print or download the displayed graph.

Default: On

Enable 6 Degrees® ‐  Relationship Visualizer

When enabled, users can view and use 6 Degrees® ‐ Relationship Visualizer. If  this is not enabled, the tab will not be displayed in Table View.

Default: Off

Note: A Domain Tally index is required for 6 Degrees ‐ Relationship Visualizer  data. See “Creating a Domain Tally Index” on page 87.

Chapter 14. Using Administration  |  213

Search Search Option

Description

Set Default Search  Operator

Specify the search operator that will be used by default when the database is  opened. Users can always select another search operator (AND, OR) if required.

Default: Single search

Allow users to refine their search using facets that have been created for a  database.

Enable Facets Default: On

Allow users access to custom search functionality found on the Custom window,  including folder searching, finding annotated/redacted documents, as well as  Search History and Saved Searches. 

Enable Custom Search Default: On

Note: Disabling this option only prevents users from accessing the Custom page.  Users who are familiar with search syntax will still be able to create/build  their own searches.  Default: On

When enabled, users can save searches: the Save Search icon will be available  on the Search tab, and in Search History.

Permit Custom View  Access Only

When used with Custom Views, users will not be able to open the full database,  only the view they’ve been assigned to.

User can Save Searches

Default: Off

When enabled and index synchronization is in progress (or when there are  pending records for synchronization), a refresh‐style notification icon displays  on the XERA toolbar. When selected, a message informs users that  synchronization is in progress.

Display Index Sync  Notification Default: On

Word Marking & Search  Terms

Set word marking and search term highlighting in Document View as follows: • Highlighting in Viewer: When enabled, the Word Marking tab is active and  users can review both the colored hits in the Viewer tab that belong to an  active Word Marking list, and active search term hits. • Highlighting in Text View: When enabled, the Word Marking tab is active and  users can review both the colored hits in Text View that belong to an active  Word Marking list, and active search term hits. • Modify Word Marking Changes: When enabled, end users can add, edit, or  delete “User” word lists. However, users can view and activate/deactivate  word lists for their sessions regardless of this setting.

Default: On

Note: If these options are disabled, document‐level search (Search Document in  the Viewer tab and Text View) is not available.

Folders & Coding Folders and Coding  Option 

Description 

Add to Folder

When enabled, users can add documents to existing folders.  Folder security settings do not take precedence: if this option is off, users cannot 

Default: On

add documents even if they have Modify access. Remove from Folder Default: On

214   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

When enabled, users can remove documents from existing folders. 

Folders and Coding  Option (cont’d)

Description (cont’d)

Folder Creation

When enabled, users can create a new folder regardless of folder security  settings. (For example, a user can create a sub‐folder beneath a folder that has  Display access only.)

Default: On

Default: On

When enabled, users can edit a public folder, or a folder they have created.  Folder security settings take precedence over this option: users with Display  security are not able to edit a folder.

Folder Delete

When enabled, users can delete a folder from the Folders tab.

Folder Edit

Default: On

Statistical Sampling Folder  When enabled, users can create a Statistical Sample of data in the database.  Creation Note: The Add to Folder option takes precedence. If you have this option enabled,  Default: On ensure the Add to Folder permission is also enabled. Response Distribution Default: 50

For focused Statistical Sample results, you can change the response distribution:  the valid distribution range is 1‐99. 50 (the default) returns the largest sample  size. This number is a percentage.

Mass Action NOTE Since mass actions can affect all records in a database, consider giving access to  power users only. Mass Action Option

Description

Mass Edit

Allow users to edit, replace, or copy data in multiple fields (up to three fields at a  time).

Default: Off

Mass Replace Default: Off

Allow users to find content in one field and replace that data. Users can find/ replace a maximum of three fields. 

Default: Off

Allow users to print the field that contains images in Table View. Users can also  include annotations and redactions when using this print method.

Mass Export

Allow users to export selected data in delimited format. 

Mass Print

Default: Off

Record Export Limit Default: 500

Specify the maximum number of records that can be mass exported from the  database. If a user selects more than the limit, they will be notified that the  record limit has been exported. Tip: Mass exports from Table View can take some time. We do not recommend  exceeding the default limit.

Mass Code Default: Off

Allow users to apply the same review designation to selected documents in  Table View.

NOTE If the mass action options are disabled, the Mass Action button will not display in  Table View.

Chapter 14. Using Administration  |  215

Document View Display Document View  Display Option 

Description 

Set Default Action Tab

In Document View, the right panel is the Action (review) area. By default, the  Comments tab opens in this pane to facilitate project collaboration, but you can  designate another tab to display by default when Document View opens.

Default: Comments

Enable History Tab Default: On

When enabled, this displays the History tab in Document View, allowing users to  review the list of actions performed for the displayed document.

Document List Template • Enable Document List Template: allows users to see the Document List  Template box and use public field view templates in the Document List in  Document View.  Default: On

• Modify Personal Table View Template: users can save their field view as a  personal template, and delete their personal templates. Default: On

• Modify Public Document List Template: users can save and delete public view  templates. This option is only available when the Modify Document List  Template option is enabled.  Default: Off

Comments Comments Option 

Description 

Enable Comments  Functionality Default: On

When enabled, users can review comments on the Comments tile (Project  Dashboard). If this option is cleared then the other two Comments options are  also cleared.

Comment Creation

When enabled, users can post a comment to a document in Document View.

Default: On

Comment Modification

Enable specific users (or all users) to edit or delete other user’s comments.

Default: Off

Search Highlighting

When enabled, users can view highlighted Comments search results.

Default: On

Native Files Native Files Option 

Description 

Enable Viewer tab  (Native Files)

When disabled, the Viewer tab will not be available. 

Default: On

Use Direct Access  Default: Off

When enabled, Viewer will directly access the native file. Enabling this improves  native file display response time. Note: The user’s Windows account will require read access to the location where  the native files are stored.

216   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Native Files Option 

Description (cont’d)

(cont’d)

Maximum Native Viewer  Specify the maximum file size that will be allowed to open in the Viewer tab.  File Size (MB) Setting this at 0 permits all file sizes to open. Default: 256

Native File Download Default: On

Native File Upload Default: Off

Block Native File Types  (Image tab) Default: blank

When enabled, native file links in attachment fields are active and can be used to  view a file in its native program or to download/save a copy to your computer. When enabled, users can add a native file to a field. This option must be set with  the Native File Upload field property (in the DB Structure tab of Manager). For  complete details on enabling this functionality, see “Allowing Users to Upload  Native Files” on page 120.  Specify the file extensions for native files that you do not want displayed in the  Image tab for viewing or annotating/redacting. Separate the entries with a  comma and include periods. There can be no spaces between extensions (e.g.,  .exe,.js,.vbs). If blank, there is no restriction. Note: If there are large Excel files in the collection, consider specifying the .xls  extension; these files may not render properly in the Image tab.

Native File Time Out  (Minutes)

Specify a value in minutes to indicate how long the rendering process can  attempt to display a native file in the Image tab before it times out.

Default: 10

Tip: This option may be useful if the database contains some large native files  that may not render quickly in the Image tab.

Native File Printing

When enabled, the printer icon is shown in the Viewer tab; users can print from  the Viewer tab in Document View. 

Default: On

Ignore Print Area  (spreadsheets only) Default: Off

When enabled, all pages of the file will be printed, displayed, or produced. 

CAUTION: Depending on the spreadsheet setup, enabling this could result in many  empty pages and potential format differences. This setting will also result  in formatting differences in spreadsheets that do not have a print area.

Images Images Option

Description 

Image Printing

When enabled, the printer icon is shown in the Image tab; users can print from  the Image tab in Document View.

Default: On

Annotations &  Redactions Default: Display

Set the appropriate permissions to allow access to display (view) and/or modify  (create) the following specific annotations. Note that any Annotations  permission set in the DB Structure tab in Manager take precedence over these  settings. Redaction, Highlight, Text, and Rectangle If all of these options are cleared, users will not be able to annotate or redact in  the Image tab. If Modify options have been cleared, users will also not be able to  Hide Annotations. Note: If you do not want a user to see the text behind a redaction, set Redaction  access to Display.

Chapter 14. Using Administration  |  217

Text View Text View Option

Description

Editing

When enabled, users can edit documents, provided they have write access.  (Write access is defined in Manager on the DB Security tab.) 

Default: On

Pre‐Loaded Page Limit Default: 16

Change the number of pages that are cached for Text View when a search has  been run. If 16 pages are cached, the next 16 pages will be cached when the  user navigates to page 17.  Configuring this value can reduce a potential for a delay when navigating to the  next page.

Bates Number Highlighting When enabled, the image link is shown in light blue text in Text View and  becomes an active hyperlink. When clicked, users can review that page in the  Default: Off Image tab. Tip: If you are using this option, then Bates numbers must separate (identify) the  pages in the OCR. Text View Templates

• Enable Text View Template: allows users to see the Text View template box  and use public field view templates in the Text View tab.  Default: On

• Modify Personal Text View Template: users can save their field view as a  personal template, and delete their personal templates. Default: On

• Modify Public Text View Template: users can save and delete public field  view templates. This option is only available when the Modify Personal Text  View Template option is enabled.  Default: Off

Pin Text View Tab

When enabled, the Text View tab will open in Document View, and will be the  default tab whenever the database is opened. Note that users can choose to  unpin it for their session.

User Sessions Idle Session Expiry Time: Specify the number of minutes after a database is opened that the browser  can remain idle before the user is automatically logged out of XERA and returned to the login screen. NOTE If a user does not open a database (for example, remains in My Dashboard or in  Administration), then the session will automatically expire after 15 minutes. Default: 60 minutes

218   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Analytics Before setting access to most Analytics features, the analytics server must be configured and Analytics  indexes need to be created. See “Advanced Analytics” on page 230 for more information. (The Allow  Same Field Content Panel option does not require Analytic set up.) Analytics Option 

Description 

Enable Xmplar

When enabled, this displays the Xmplar icon in Table View and Document View,  allowing users to create Xmplar documents and perform conceptual searching.

Default: Off

Enable Related Tab Default: Off

When enabled, this displays the Related tab in Document View, allowing users  the ability to use analytic features on the Related tab.  Note: This tab must also be enabled if you are using Custom Related panels. 

Email Threads Panel Default: Off

When enabled, users can retrieve a listing of e‐mail threads for the database.  This list displays on the Email Threads panel on the Related tab.

Near Duplicates (Textual)  When enabled, users can retrieve a listing of near duplicate documents. This list  displays on the Near Duplicates (Textual) panel on the Related tab. Panel Default: Off

Similar Concepts Panel Default: Off

When enabled, users can retrieve a listing of documents that are conceptually  similar to the displayed document. This list displays in the Similar Content panel  on the Related tab.

Mass Code in Related Tab Allows users to apply the same review designation to selected related  documents.

Default: Off

Mass Print in Related Tab Default: Off

Break Batch Boundary Default: Off

Allows users to print the field that contains images. Users can also include  annotations and redactions when using this print method. When enabled, users who are reviewing in a batch can retrieve related  documents that are not in the current batch.

Transcripts If you are using Case Notebook or Magnum transcript software as a part of your ediscovery workflow,  you can choose to display transcripts in a tile on the Project Dashboard. Note that configuration must  be set up for transcript integration first. See “Transcript Integration” on page 200.  Transcript Option

Description

Enable Magnum Tile

When enabled, users will see a Magnum tile on the Project Dashboard. This tile  will display the user’s transcripts, enabling the user to open a selected transcript  in Magnum.

Default: Off

Enable Case Notebook Tile When enabled, users will see a Case Notebook tile on the Project Dashboard.  This tile will display the user’s transcripts, enabling the user to open a selected  Default: Off in Case Notebook. Note: Transcripts will only open while you are using an Internet Explorer  browser. Users who are accessing XERA in another browser will receive a  message indicating that they require Internet Explorer to open Case Note‐ book transcripts.

Chapter 14. Using Administration  |  219

Setting up Custom Targets A target is location that is set up to store files from a production, or native files that are added to a  database using upload functionality in the end user interface. Note that targets only need to be set up  if end users will need to access files generated from a production, or you have implemented upload  capability. The high‐level steps for creating a target are as follows: 1. Select the database that will contain the target from the Databases tile.  2. Open the Custom Targets tile and create the target. 3. Apply security: make the location available for selection for specific projects or users. If the selected  database is in more than one client‐project, you will need to select the specific client‐project before  enabling the location for the users. To set up a  target: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database for which locations will be created and click Next.  TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Click Next to go to the next set of database tiles. 4. Open the Custom Targets tile, and click New. 5. Select one of the following options: Š To create a location from which users can retrieve production files, select Production Target. Š To create a repository for native files that are uploaded through the interface, select Native File 

Upload Target. The New Targets section opens. 6. Do the following: a. Enter a descriptive name for the item in the Name field. (Maximum 64 characters.) b. Enter the full UNC path to where the files will be written in the Path field. If the directory struc‐ ture does not yet exist, it will be created.  NOTE The iCONECT Service Account must have Full access to this path. 7. Click Save. To enable the location for a specific project or users: 1. Select the target from the Targets list, and then click Security. The Security section opens.

220   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

2. Set the access at the level you require as follows: Š To set it for all projects, select the client only. Check the Enable Location check box, and then 

check the Apply to children of Client/Project. Š To set it for all users, select the project only. Check the Enable Location check box, and then 

check the Apply to children of Client/Project. Š To set it for one or more users, select the client, project, and then the user(s). Check the Enable 

Location check box. NOTE If the user you are looking for is not listed, check that the user has been set up  in the Users tile and made a member of the client‐project. 3. When you have finished setting access, click Apply, and then click Close. Native File Upload Target Structure When the native file target has been set up, the native files are stored in the following directory struc‐ ture: NativeFileUploadTargetLocation/DatabaseID/RecordNumber/FieldNumber Š DatabaseID: The number assigned to the database can be found on the Troubleshoot tab in Man‐

ager. Š RecordNumber: The record to which the native file has been attached. Š FieldNumber: The field that contains the native file link.(The field number can be found on the Trou‐

bleshoot tab in Manager.)

Chapter 14. Using Administration  |  221

Coding Rules Use Coding Rules to ensure proper tagging of documents by setting up rules for documents coded in  Document View on the Coding tab. For example, you could set up a rule that when a user checks the  Reviewed folder then that document would be placed in a Second Pass Review folder. Coding Rules are  only activated when coding a document in Document View.  NOTE Reverse actions are not included in a rule. Continuing with the example above, checking the  Second Pass Review folder would not automatically place the document in the Reviewed  folder.

Rule Priorities You can create as many rules as necessary to assist in accurate reviews. If multiple rules apply to one  coding tag, then the rules are applied in the order they appear in the Coding Rules list. Ensure that you  test your rules before implementing.

Creating a Coding Rule Coding rules can be as complex or simple as required, however note that the rules are only imple‐ mented after they have been created, and do not affect any already‐reviewed documents that meet  Coding Rule criteria. The high‐level steps for creating a Coding Rule are as follows: 1. Select the database that will contain the rule from the Databases tile.  2. Open the Coding Rules tile and create the rule. 3. Apply security to the rule: enable the rule for specific users. If the selected database is in more than  one client‐project, you will need to select the specific client‐project before applying the rule to the  users.) The rules that you can apply are as follows: Rule Builder

Description

Trigger Check, Action Check

When a tag is selected, then one or more tags will be checked, or the  document that has that tag will be added to one or more folders.

Trigger Check, Action Uncheck

When a tag is selected, then one or more tags will be cleared, or the  document that has that tag will be removed from one or more folders.*

Trigger Uncheck, Action Check

When a tag is cleared, then one or more tags will be checked, or the  document that has that tag will be added to one or more folders.

Trigger Uncheck, Action Uncheck When a tag is cleared, then one or more tags will be cleared, or the  document that has that tag will be removed from one or more folders.*

* You cannot remove a document from the default folder in a folder group. If you intend to use a folder  group in a coding rule, remove the Default Selection indicator.

!

CAUTION After you create a rule, ensure that you test it to verify that it does not conflict  with any other rule, or Edit Control coding enforcement. (For Edit Control coding  requirements, see “Creating an Edit Control” on page 155.)

220   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

To create a Coding Rule: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database which the Coding Rule will apply, and click Next.  TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Click Next to go to the Coding Rules tile. 4. Open the Coding Rules tile, and click New. The New Coding Rule section opens.

 Figure 14.7 Coding Rule creation

5. In the New Coding Rule section, do the following: a. Enter a descriptive name for the rule in the Rule Name field. b. Select the panel from which the coding rule will initiated from the Trigger Panel list. c. Select a tag to which the rule will be applied from the Trigger Tag list, and then from the Trigger  Type list, select the action that will initiate the rule. NOTE If this panel and folder also displays in Table View, note that any documents  added to this folder in Table View will not trigger the coding rule. 6. In the Choose Action Type section, select the action that will trigger the secondary action: Š Check: select a tag or add a document to a folder. Š Uncheck: clear a tag, or remove a document from a folder. 

7. Click the right arrow to move to the Action next section.

 Figure 14.8 Select folder or tag

Chapter 14. Using Administration  |  221

8. Do the following: a. Select the panel from the drop‐down list where the secondary action will take place. b. Select the check boxes beside each of the folders or tags that will be checked or unchecked. 9. To review the rule, click the right arrow to move to the Coding Rule Summary section. The summary of the created rule is displayed.

 Figure 14.9 Coding Rule Summary

In the image above, the rule states that when the Confidential Folder is tagged, then the document  will be added to the Depositions folder. 10. Click Finish. To assign the rule: 1. In the Coding Rule list, select the rule, and then click Security. The Clients associated with the database opens in a list.  2. Set the access at the level you require as follows: Š To set it for all projects, select the client only and then check Apply to children of Client/Project. Š To set it for all users, select the project only and then check Apply to children of Client/Project. Š To set it for one or more users, select the client, project, and then the user(s). To select multiple 

users, press Ctrl and select the multiple users. TIP To clear all selected users, click Clear.

 Figure 14.10 Applying a coding rule to users

3. Click Grant Access. Once the rule is applied, a check displays in the Access column indicating that the rule has been  applied at the selected level. 222   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

TIP To change the sequence and priority of how the rules are applied, click the rule  name, and then click the Move Up or Move Down button. Rules are applied in the  order they appear in the list. Editing or Deleting a Rule To edit a rule: 1. From the Coding Rules list, select the rule that you want to edit. The details for that rule opens in the Rules section. 2. Edit any of the details, and then click Finish.  To delete a rule: 1. From the Coding Rules list, select the rule and then click Delete. To deactivate a rule: 1. From the Coding Rules list, select the rule and then click Deactivate.

Chapter 14. Using Administration  |  223

Custom Views If you want a set of users to only view a subset of the database (for example, just the documents that  have been reviewed), you can create a custom view and then assign it to those users. Users assigned to  a custom view will see an arrow beside the database name; the custom view displays beneath the  database name. 

 Figure 14.11Custom View displayed in the Project List

Once you have assigned a custom view to users, you can then lock down the full database so that those  users can only open the custom view for that database. This is done by setting the Administration  option Permit Custom View Access Only. (As seen in the image above, users assigned to a custom view  can still access the full database by clicking the Full Database option.)

Custom Views in Document Group Databases If a custom view is applied to a document groups database, only groups in which all records that con‐ tain the filter criteria will be returned.  EXAMPLE Users only need to see information pertaining to Jane Smith. You enter the following query: “Jane Smith”  and apply it to a document groups database that contains three groupings. The results from the applied  filter are as follows: 

Document Group

Search term found?

Displayed for Users

Email Body

Yes

All documents in this group will be displayed.

Email Attachment

Yes

Group1

Group2 Email Body

No

Email Attachment

Yes

No documents in this group will be displayed.

Group3 Email Body

Yes

Email Attachment

No

No documents in this group will be displayed.

Rather than users seeing the four documents that contain “Jane Smith”, users will only see the two docu‐ ments in Group1 (1 and 2) since documents 3, Email Body and 6, Email Attachment do not contain the  required search term.

224   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Custom View To create a custom view: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database that will contain the Custom View and click Next. TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Open the Custom Views tile. 4. Click New. The New Custom View section opens.

 Figure 14.12 Custom View creation

5. Enter a name for the custom view in the Name field. The maximum number of characters is 64. 6. Specify a search query that returns the information that will be visible to the user in the Filter field  The maximum number of characters is 500. NOTE  Do not use a Personal folder as part of the filter criteria. A Personal folder as a fil‐ ter would only work for the user who created the Personal folder. TIP Folders can be used in the query even if a user does not have any access to the  folder due to Folder Security settings (set in the Panels tile). For example, an admin‐ istrator can set up a restricted folder and then use NOT |foldername| to remove all  documents in that folder from the user’s view. 7. Click Save. The new custom view displays in the Custom View list. To assign the view to one or more users: 1. In the Custom Views list, select the view that you want to assign, and then click Security. The Clients associated with the database opens in a list. 

Chapter 14. Using Administration  |  225

NOTE Any client/project selected on the database tile is not retained here, since that  selection was solely for filtering the database list.  2. Set the access at the level you require as follows: Š To set it for all projects, select the client only and then check Apply to children of Client/Project. Š To set it for all users, select the project only and then check Apply to children of Client/Project. Š To set it for one or more users, select the client, project, and then the user(s). To select multiple 

users, press Ctrl and select the multiple users. 3. Click Grant Access, and then click Close. NOTE Active views are shown as a check mark in the Access column at the level the view  was enabled. For example, if you have enabled the view for a user in a project, then  you will need to select the client‐project and user to determine that the view is  enabled for that user. Editing or Deleting a Custom View To edit a custom view: 1. In the Custom Views list, select the view that you want to edit and then click Edit. 2. Edit the following as necessary: Š Edit the name in the Name field. Š Edit the search that is used as the filter in the Filter field. 

3. Click Save. To delete a custom view: 1. In the Custom Views list, select the view that you want to delete from the Custom Views listing, and  then click Delete. 2. Open the Options tile to reset the Permit Custom View Access Only option if necessary. (This  option is found in the Search section.)

226   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Advanced Analytics Conceptual searching complements traditional search techniques by enabling users to find relevant  concepts within a database. With XERA, you can create advanced analytic indexes, which map concep‐ tual relationships using embedded Content Analyst’s LSI ‐ Latent Semantic Indexing.  Content Analyst’s indexing analyzes and learns the data through mathematics: terminology and con‐ cepts are determined and spatially mapped according to how terms are used in the document collec‐ tion. The documents’ relatedness in this space is indexed and then used for Advanced Analytic  searches on this data. Concept searching processing and methodology is completely different from keyword or Boolean pro‐ cess/searches. Rather than linear indexing, an analytic index maps data in a multi‐dimensional space  so associations of the data in relation to all of the rest of the data can be seen. Every index contains conceptual terms specific to the document set that has been indexed. Unlike a  keyword index that catalogues and returns the exact information you entered, this multi‐dimensional  mapping method learns the language of the document set, creating associations. 

 Figure 14.13Example of documents mapped into a multi‐dimensional space

Documents are mapped into the unique conceptual space created for the document set. Documents  that are conceptually similar are placed more closely than documents that are less similar. (The num‐ ber of dimensions set for your data set can also tighten or broaden these associations.) The position of  documents and terms in relation to others, as well as patterns of text and other factors form the asso‐ ciations and conceptual relatedness for the conceptual index.  Analytic Searches The position and mapping of documents within the analytic space means that analytic searches return  related information that might appear to be unrelated until you’ve done some further investigation.  For example, a traditional keyword search may include terms such as non‐disclosure agreement and  specific dates. However, with a conceptual search, it is recommended that you use a paragraph or two  of text that represents the type of ideas or concepts that you want to find. Your conceptual search  could be a paragraph or two from a non‐disclosure agreement document in your document set.  Because of associations formed in the index, two documents in the conceptual space may share  related concepts without ever mentioning the same terms. The following image shows an example of a multi‐dimensional conceptual index. The black circles rep‐ resent the mapped searchable documents.

Chapter 14. Using Administration  |  227

 Figure 14.14Example of a query sent to the conceptual space

The green triangle is the query, and the green circle shows the documents that match the query and  that will be returned as search results. A query that is widened (a lower ‘Find Similar’ percentage) will  widen the green circle, and may return more results. Note that the submitted query contains several lines of text rather than one or more terms. The following table lists the types of Advanced Analytic indexes can be created through the Analytics  Index tile: This Advanced Analytic Index Type...

Places data on this panel on the Related tab in  Document View...

Email Threads Groups e‐mails by conversation thread (a series of  replies or forwards to an e‐mail message).  This is a textual analysis (and index) only.

Email Threads When indexed, you also have the option to group  batches by email thread (in manage document  batches)

Near Duplicates (Textual) Groups documents with identical data in the field  that you’ve selected. The level of similarity is  determined when you build the index. For example, a document that has minor edits  could be a near duplicate of the original.

Near Duplicates (Textual) When indexed, you also have the option to group  batches by near duplicate (in manage document  batches).

Conceptual Analysis Groups data by common concept.

Similar Concepts This data is also used for searches run through  Xmplar®.

Concept Grouping Groups data by common concept. 

Not Applicable to the Related tab. This index is used for  grouping batches by concept (in manage document  batches).

Note: This index can only be created if the concep‐ tual analysis index is created.

228   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

How Data is Indexed Advanced Analytics are built by creating analytic indexes. A base index (or training index) is created in  Content Analyst to establish conceptual relationships for the database; this index is the key analytical  index upon which all the other indexes are built.  Data is indexed as follows: Š Email Threads: E‐mail headers and body text are analyzed to determine e‐mail threads. Email 

threads are identified as follows when the data is indexed: Š E‐mails are classified by when a reply or forward has occurred. Š Senders, recipients, dates and body text are analyzed for threading. Š Near Duplicates are analyzed according to the similarity found in the metadata: duplication is deter‐

mined according to how the metadata appears and the similarity of the order in which it appears.  Š Conceptual Relationships are analyzed according to the number of correlations you have set for the 

selected data (dimensions). Excel files (.xls and .xlsx) are automatically excluded from the index. Text  (and documents) that may skew the index can be identified before building the index so that the  content doesn’t affect the relationships that are built.  Š Conceptual Groups are analyzed according to its position in the conceptual space (dimensions) 

and conceptually similar data is grouped together. This index can only be created with the Con‐ ceptual Analysis index, and is only built after the Conceptual Analysis index is created.  After this base index is built, the index for each selected analytic feature is also created in the order  listed above. The base index and advanced analytic indexes are shown as an index set in the Analytics  list (as seen in the image belowFigure 14.15); you can create as many index sets as you want, but only  one index can be active at a time.  Unlike standard text indexes, all analytic indexes are handled and maintained through the Indexes tile,  rather than through the Status tab in Manager.

 Figure 14.15Active Analytic Index set: Email Threads, Near Duplicate, Conceptual Analysis, Conceptual Grouping

Chapter 14. Using Administration  |  229

Creating Analytic Indexes You can create one or more analytic indexes for the analytic features you want to use in the database.  Before you build analytic indexes, ensure the following: Š Native Files or Images must be set up: Native files or images must be set up. This data is required for 

analytic licensing purposes and proper indexing. NOTE Ensure that the native files/images contain the correct paths. If there are no valid  native file links or image links in your database, you cannot create analytic indexes. Š Consider removing documents of no value: If there are documents in the database that have no 

review value (such as database files), consider placing this content in a folder so that it can be  excluded from the index. Š E‐mail threads:  Š Ensure that you have document group formatting set up before you create your e‐mail thread 

index otherwise attachments associated with an e‐mail will not display on the Related tab or  grouped when creating batches by e‐mail thread. Š Ensure that From/To fields contain data otherwise the e‐mail will not be included in the thread. Š To retain proper thread relationships, ensure that all attachments contain OCR or body text. 

(This text could simply be ‘Attachment does not contain body text.’) To create all analytic indexes: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database to which you want to add analytics, and click Next. TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Open the Indexes tile. 4. Click New and select Analytical Index. The New Index section opens.

 Figure 14.16 Analytic Index creation

5. Enter a name for the Index set in the Name field. The maximum number of characters is 64.

230   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

NOTE This is the name for the base index. All analytic indexes that you select will be  found beneath this main index. 6. Ensure that a valid analytic license is also selected from the License list. This license displays the  license number and the valid license amount for your license agreement.  NOTE If you have upgraded your analytics license, or if the license has expired, then the  previous license will still be displayed in the list along with the text (Expired). TIP For information on managing the license listing, see “Analytic License Manage‐ ment” on page 234. 7. Select the analytics features that you want to build, and then click Next to go to the next section. NOTE To select the Concept Grouping index, you must first select the Conceptual Analysis  index.

 Figure 14.17 Data Source and Email Threading Settings

8. In the Data Source section, select the following fields: Š Select the field that contains full text/OCR from the OCR/Full Text Field list.  Š Select the field in the database that contains the native file or imagelink from the Native/Image 

field list. If you have both set up in your database, select the native file field. • If you have selected an imagelink field, then you need to select the field that contains exten‐ sions from the Extension Field list. NOTE This field needs to be identified so .xls and .xlsx files are excluded from the ana‐ lytic indexes. 9. If you have selected the Email Threads index, then select the following information to build the  threaded index: Š In the Email Threading Fields section, map all of the fields to the appropriate fields in the data‐

base so that the e‐mail thread structure can be properly indexed. The following two fields are  optional: • Relationship Group: Select an applicable document group from the list. Although this is  optional, selecting this group is strongly recommended, otherwise attachments associated  with the e‐mail will not display on the Related tab. • Conversation ID: If email has been imported from Microsoft Outlook, then you may also have  the conversation index. Mapping the Conversation ID will assist with determining thread  structure, but it is optional. Chapter 14. Using Administration  |  231

10. Click Next to go to the Filters section. 11. To exclude specific documents from indexing, check the Exclude from Folder check box and then  select the panel and folder which contains the documents that you do not want to index. 12. Click Next to go to the Repeated Content section. NOTE Finding repeated content suspends all index creation until the content has been  returned.  13. To search for and exclude boilerplate language (for example, the text found at the end of an e‐mail  signature), check the Repeated Content check box, and then do the following: a. To immediately search for and retrieve repeated text within the collection, click Find. You are  prompted to continue. Index creation will be on hold until repeated content is retrieved. Click  Yes to continue.  You are returned to the analytics index list while content is retrieved. b. Once the results have been retrieved and the index status has changed to Pending, select the  index name in the grid, and then click Continue.  You are returned to the Repeated Content screen and the results are displayed in the Repeated  Content list. c. To add items that you know will be frequently encountered in the collection, click New, and add  the text to the Repeated Content list. 14. To exclude this content from the main index, check the Include check box beside the content listing. 

 Figure 14.18 Repeated Content, text returned

NOTE Since only repeated content (text) is considered, note that returned results are  stripped of punctuation (as shown in the above image). 15. Click Next to go to the Near Duplicates Settings section. This section only displays for the Near  Duplicates index option. 16. Enter the level of required similarity for near duplicate identification in the Minimum Similarity  field. NOTE If you set the Minimum Similarity level at 90%, then near‐duplicates that are at  89% will not display on the Near Duplicate panel. 17. To exclude spreadsheets (over 30 MB in size), check the Ignore Large Spreadsheets check box. 18. Click Next to go to the Conceptual Settings section. This section only displays for the Conceptual  Analysis/Conceptual Grouping index option. 232   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

19. If necessary, adjust the size of space in which the documents will be mapped by setting the Dimen‐ sion size. The Dimension size is set to the recommended size for your data set, as follows: Š 100 Dimensions: Less than 200,000 documents Š 200 Dimensions: 200,000 ‐ 750,000 documents  Š 300 Dimensions: More than 750,000 documents

NOTE The dimension size can be changed to provide more subtle correlations, but be  aware that changing the setting (either too high or too low for your data set) will  consume more resources and time, and may not meet review needs.  20. Click Next to go to the Email Threading Settings section. In this section, you can define domains and  e‐mail addresses that should be considered as the same, and ones that should be considered  unique. This section only displays for the Email Threading index option.

 Figure 14.19 Email Threading Settings

21. Use the grid to enter a listing of domains and e‐mail addresses that should be considered the same  as follows: a. Select the appropriate tab to which you want to add data. b. Click New. The section opens. c. Enter the first domain name and the equivalent domain name (or email address and equivalent  email address) and then click OK. NOTE The domain name format is: domainname.com. For example, iconect.com. 22. Click Start to build the indexes. Once the indexes have been built, the status for the main index updates to INDEXED.

Chapter 14. Using Administration  |  233

Analytic License Management You can manage the analytic license listing by renaming licenses (to an easily‐identifiable name) and  removing expired licenses. Original license names and removed licenses can still be referenced  through the Licensing tab in Manager.

A

License Name. This is unique identification given to your Advanced Analytic license. 

B

Number of consumed gigabytes/Total gigabytes permitted with your Advanced Analytic license. If  you can exceed the analytic license amount, then you could see a negative number in the number of  consumed gigabytes. For example, ‐35.500/30.00GB

To manage analytic licenses: 1. In the Indexes tile, click New. The New Index section opens. 2. From the License list, do the following as necessary: Š To rename a license, select the license and then click Rename.

 Figure 14.20 Renaming an active license Š To remove an expired license, select the greyed‐out license and then click Remove.

NOTE This simply removes the license from this license list; the expired license infor‐ mation is listed on the Advanced Analytics report in the Licensing tab.

234   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Editing a Textual Index Email Thread and Near Duplicate indexes are textual indexes, so the index settings and filters can be  adjusted after they have been indexed. The following settings can be changed: Š Near Duplicate: Percentage of similarity and the ability to filter large spreadsheets. Š Email Threading: Identification of equivalent domains and e‐mail addresses.

To edit an email thread or near duplicate index: 1. In the Indexes list, ensure that the index you want to edit is not active. 2. Select the textual index that you want to edit, and then click Edit. The settings for that index opens. 3. Adjust the settings for the index, and then click Start. The index is reindexed.  4. To reactivate the index once the reindexing has finished, select the index and then click Activate.

Recreating an Analytic Index An analytic index needs to be rebuilt when new records are added to the database; this ensures that  any new concepts, and documents that pertain to existing concepts, are available for advanced analyt‐ ics.  When rebuilding, analytics are not available. To ensure review continuity, we recommend recreating  the Analytic Index. NOTE If you are batching by an analytic method (email, near duplicate, and/or by con‐ cept), you will also need to re‐create batches so that the new records are included  in the batches. To recreate an index: 1. Create a new analytic index for the database. 2. Once the new analytic index is built, select the index (or indexes) that will be replaced, and click  Deactivate. 3. In the Indexes list, select the newly created index and click Activate.

Deleting an Analytic Index You can delete an individual analytic index, or you can delete an index set.  To delete an analytic index: 1. In the Indexes list, ensure that the index you want to delete is not active. 2. Select the index you want to delete, and then click Delete. To delete all analytic indexes in a set: 1. In the Indexes list, ensure that the base index, and all indexes beneath it, are not active. 2. Select the base index for the index set that you want to delete, and then click Delete. Chapter 14. Using Administration  |  235

iVIEW and Metrics iVIEW enables you to view document information or review status in graph format. This graphic display  can assist with understanding and assessing data in the document collection. In the end user interface,  the iVIEW tab in Table View, users can create graphs that display two different types of data: Š Data in a field or folder: created by fields that you select for the iVIEW index. Š Foldering/coding details: created by building a Metrics index. This data is compiled using informa‐

tion logged in the Advanced Folder Log. You can set permissions for iVIEW and Metrics options in Administration > Options.

Creating an iVIEW Index An iVIEW index stores data from selected fields (full text, limited text, numeric, or date), and makes it  available for graph purposes in Table View. Only one iVIEW index can be active at a time.

Best Practices for iVIEW Index Fields Although there is no limit to fields you can index, consider the type of fields that would make the best  candidates for graphic review; use the Tally tab to determine the fields that contain sufficient data for  optimal graphing results. See “Tallying Data for a Selected Field” on page 92. Please note the following additional best practices and limitations: Š Although you can index any Full Text field, consider indexing only fields that contain the type of data 

that you would want to review in graph format; Full Text fields such as a To field are better suited to  visual display than an OCR field. Š A maximum of 500 unique values can be displayed in an iVIEW graph. For large databases, we rec‐

ommend that users folder documents and then view graphs based on those folders. Š Indexed values can be a single value (the default setting) or multiple values in one field (for example, 

a CC e‐mail field). Single value fields are truncated to 1024 characters. Š If you are using iVIEW with document groups, note that you cannot delete a document group while 

indexing or synchronization is in progress.  To create an iVIEW index: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database to which you want to add graph functionality, and click Next. TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Open the Indexes tile. 4. Click New and select iVIEW Index. The New iVIEW Index section opens. 5. Enter a name for the Index in the Name field. The maximum number of characters is 64. 6. If necessary, enter a new path in which the index will be stored. If the directory structure does not  yet exist, it will be created.

236   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

NOTE The iCONECT Service Account must have Full access to this path. 7. Click Next to select the fields for the index. 8. Select and move the fields for the index to the Selected column, and then use the up/down arrows  to reorder the fields. NOTE When iVIEW Settings is open, the fields will be listed in the order they are dis‐ played here. 9. Click Next to move to the Field Settings section.  10.  To set options for fields that contain distinct sections of content, select the field and then select  Multiple Values. Select the type of delimiter that separates the data from the Delimiter list. NOTE With the exception of Full Text fields, fields are set to use a single value, indicating  that there is one distinct value in that field. The default delimiter for Full Text fields  (and all Multiple Value fields) is a semicolon. 11. Click Start to build the index. Once the index is built, the status updates to Indexed. If necessary, you can refresh the index status  by clicking the Refresh button. 12. Click Activate to enable the index for iVIEW graphs in Table View. TIP You can set permission for iVIEW through Options > iVIEW.

Editing an iVIEW Index To edit an iVIEW index: 1. In the Indexes list, ensure that the index you want to edit is not active. 2. Select the index that you want to edit, and then click Edit. The settings for that index opens. 3. Adjust the settings as necessary, and then click Start. The index is rebuilt.  4. To reactivate the index once the reindexing has finished, select the index and then click Activate.

When iVIEW Graphs might not display Like other features in XERA, you can set permissions for iVIEW graphs so that only certain users can  view them. However, users may receive this message ‐ The graph cannot be displayed. Please contact  your administrator ‐ in the following circumstances: Š Document Group security  Š Folder security (a user may not have access to one or more folders included in the graph) Š The iVIEW index or Metrics index is inactive, or has been deleted Š Field security (a user may not have access to one or more fields included in a graph) or field removal

Chapter 14. Using Administration  |  237

Creating a Metrics Index A Metrics index contains foldering actions and coding actions, and is built using the information in the  Advanced Folder Log. Only one Metrics index can be created for a database. To create a Metrics index: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database to which you want to add visualization, and click Next. TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Open the Indexes tile. 4. Click New and select Metrics Index. The Metrics Index Information section opens. 5. Click Start to build the index. Once the index is built, the status updates to Indexed. 6. Click Activate to enable the index for Metrics graphing in Table View.

238   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

About the Comments Index When a database is created, a Comment index is also created, which indexes the data from comments  posted in a database and allows project members to search for comments in the database. Only one  Comment index can be created for a database. You can set permissions for Comments searching options in Administration > Options > Comments.

Creating a Comment Index Although a Comment index is automatically created, you may want to create a new index for the data‐ base.  To create a Comment index: 1. In Administration, open the Databases tile.  The Databases list opens. 2. Select the database in which you want to enable comment search functionality, and click Next. TIP To filter the database listing, see “Database Administration” on page 198. 3. Open the Indexes tile. 4. In the Indexes list, ensure that the Comments index has been deleted. (See “Deleting an Index” on  page 240“Deleting an Index” on page 240.) 5. Click New and select Comment Index. 6. Click Start to build the index. Once the index is built, the status updates to Indexed. 7. Click Activate to enable the index for comment searches in Table View.

Rebuilding an Index You will need to reindex an iVIEW index if document groups have been rebuilt.  To rebuild an index:  1. In the Indexes list, ensure that the index is not active. 2. Click Reindex. You are prompted to confirm reindexing. 3. Click Yes to proceed with reindexing.

Deactivating an Index To deactivate an index: 1. In the Indexes list, select the index that you want to deactivate. If you want to deactivate more than  one index, press Shift+click to select an iVIEW and a Metrics index. 2. Click Deactivate.

Chapter 14. Using Administration  |  239

Deleting an Index To delete an index: 1. In the Indexes list, ensure that the index (or indexes) you want to delete is not active. 2. Select the index you want to delete, and then click Delete. If you want to delete multiple iVIEW  indexes, press Shift+click to select them. You are prompted to confirm the deletion. 3. Click Yes to delete the index.

240   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Reviewing Logs XERA provides many reports that allow you to monitor user activity in the system, and to troubleshoot  problems with specific tasks. The Logs tile displays General information Logs and Error Logs in a report  format. Use the reports to troubleshoot issues. NOTE All activities are logged in UTC time for precise time identification.

Viewing a Log You can view and filter XERA log files on the Logs tile in Administration. Log information can also be  exported to csv format for further review. To view a log: 1. From Administration, select the Logs tile. The Logs tile opens, displaying all events for the current month. 

 Figure 14.21 Log showing all events

TIP The logs can be searched by any column. 2. Do the following as necessary: Š To view another year, select it from the Year list. To view another month, click the month that 

you want to view. Š To sort the columns, click the column heading. Š To filter the logs by a specific column, either enter the value and then press Enter, or select a 

value from the list. 3. To clear any log search settings, click Clear Search (along the bottom of the tile). 4. To export a log, click Export.  The Open file dialog box opens.  5. You can choose to open or save the csv file.

Chapter 14. Using Administration  |  241

Log Events All logs include a date and time, and the user associated with the event. Many logs also show the cli‐ ent, project, and database details that pertain to that logged event.

General Error This log lists general errors, provides a description of the error, and the user who received the error.

General Info This log lists Mass Actions (Edit, Find/Replace, and Print), and Custom View management (creating,  editing, and deleting), and Production Target management.

Batching This log tracks document batching creation and user check in/check out activity. Additional document  batch information (such as user check in/check out, and batch status) can be found in manage docu‐ ment batches.

User Activity Tracks the login and logout times and actions, as well as when a database was opened or closed. Š Logged In: The User logged in. Š Logged Out: The user logged out. Š Opened Database: The user opened the database. Š Closed Database: The user logged out while in a database, Administration was opened, or another 

database was opened therefore closing the previous database. Š Session Timeout: Indicates the user improperly logged out by closing the browser window, or the 

session was idle too long and the user allowed the time to expire after being prompted to continue  or logout. The session is then automatically logged out shortly afterwards. Š Duplicate Session...: If the user tries to log in while their session is still logged in (either open 

another session, or has improperly logged out and the session is still active), the user is prompted to  log out the other session. Š User Forcibly Logged Out: An administrator has used the Force Logout button (in the Users tile) to 

log out the user listed in the User column.

Coding Rules This log tracks coding rules activity including creation and actions, and user assignment. The Descrip‐ tion column for created rules will look similar to the following: Rule Created: ‘check’ ‐ ID:69 Trigger: 145 (Check) ‐ Enabled ‐ Check:  Uncheck: 131 Trigger type is check, action type is uncheck. The Coding rule is enabled. With the exception of the first number, the numbers listed in the description is the folder ID of the  selected folder. The folder ID is system‐generated and not visible to end users.

242   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Export This log tracks export activity. Additional export information (such as the number of records exported)  can be found in manage productions.

Search Log This log tracks search activity including the user who ran the search. The Description contains the type  of search or sort action and the search query. Search queries can include: Xmplar searches, folder  selections for productions or exports, and opening a Custom View. 

Image Log This log tracks image viewing activity on the Image tab, including the name of the image, and the page  that was viewed.

Production Log This log tracks productions activity. The Description field can list the following information: Š Production name, Matter ID, Field produced, Number of records Š Package type, Production name, Matter ID, Field produced, Number of records

Foldering Log This report tracks user actions related to folders. This includes the foldering action and details about  the action. The syntax for in the Event column is as follows: CF ‐ |foldername| (ID:123)  Š CF indicates the Create folder button was used to create a folder. Š |foldername|: is the name of the new folder, the location of the folder, and indicates if it is per‐

sonal. The syntax used here is the same syntax used for searching, as follows: Š | Public folders  Š |: Personal folder Š |Panel name|folder|folder| General panel, folder, subfolder Š (ID:123): indicates the folder ID. The folder ID is system‐generated and not visible to end users.

The following list describes the syntax that may be found in the Description column: Š CF: Create Folder ‐ the Create folder button was used. Š Sub: The user created a new folder beneath a parent folder (a subfolder). Š ARF: Add/Remove Folder ‐ the Add to folder or the Remove from folder button was used. If this 

action was initiated by mass coding, then the following syntax is added as appropriate: Mass Action  (ADD) or Mass Action (REMOVE). Š AddRange: The user added a document range to the folder. The term AddRange is followed by 

the document range and the query (if the user is in a search result set). Š AddSelected: The user added selected documents to the folder. Š AddSearch: The user added the current search to the folder. Š RemoveSearch: The user removed all documents of the current search from the folder. Š RemoveSelected: The user removed selected documents from the folder. Chapter 14. Using Administration  |  243

Š RemoveRange: The user removed a specific range of documents to the folder. Š UF: The user edited a folder. Š AddStatisticalSample: A statistical sample was created, and a record range was added to the folder, 

based on the sample size listed when the sample was created. Š Delete: The user deleted the folder. Š CP: The user created a panel. Š EP: The user edited a panel. Š RP: The user removed a panel.

User Management This log tracks user management tasks performed on the Users tile (such as client/project created,  edited, etc.), Options tile (options that were set), and the User Templates tile.  User Profile Details Added and removed clients, projects, and users are listed in the following format in the Description  column: Task: Name ‐ ID. (Created or removed user descriptions also includes the username.) For example, Add Client: ClientName ‐ 65. Add User: Firstname Lastname ‐ username ‐ 45 User Template Details When a user template is created, the action is logged as an action by the ‘dataservice’ user; all other  user template actions are logged as an action by the user who performed the action. Details in the cre‐ ated user template includes the base user and the client, project, and databases upon which the tem‐ plate is built.

Data Management This log tracks management tasks performed on the Data Servers tile: data servers that were added,  removed, or edited.

File Locks This log tracks when file locks were removed, and the user who removed it.

XMPLAR This log tracks tasks performed using Xmplar, such as creating a document, editing a document.  Searches run from Xmplar are logged in the Search log.

Index This log tracks analytic index tasks, including index creation, activation, and deactivation.

Index Service This log tracks errors for index services, such as iVIEW indexes, facet indexes, analytic indexes (if you  are using the Advanced Analytics module), and index optimization tasks.

244   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Search Service This log includes search service errors (facet searches, query errors, etc.).

Target Sources This log tracks Production Target creation and management activity. 

Document Groups This log tracks document group creation and management activity.

Chapter 14. Using Administration  |  245

Removing a Lock from a File The Lock File Control tile enables you to view a list of currently locked files and unlock a file if neces‐ sary. (For example, if a user was unexpectedly disconnected and left a file in a locked state.)  Documents are locked during editing and images are locked when opened. If a user's session is interrupted unexpectedly (e.g. the user's computer freezes), a file may be left in a  locked state. In this case, use the Lock File Control to unlock the file.

 Figure 14.22Locked File list

To unlock a file: 1. From Administration, select the Lock File Control tile. 2. Click the Delete Lock icon to unlock a file.

246   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

15 The manage Modules

Introduction Once you open a database, you will see the Project Dashboard, which displays the Tasks, Comments,  and Project Members for that project.  The manage items along the top of the Project Dashboard gives you centralized access to manage key  project tasks without needing to see the document collection. From the Project Dashboard, you can  run reports, create and manage batches, run productions, and review and manage project tasks. This chapter covers the following topics: Š “Reports” on page 250 Š “Document Batches” on page 257 Š “Productions and Exports” on page 266 Š “Tasks” on page 286

248   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Using the Managers Each Manager is set up the same way so that you can efficiently create items and manage your work.  The following image shows the Report Manager, which has one of the simpler listings. All other man‐ agers have a similar layout. TIP When you are finished using a manager, you can easily close it using the Esc key on  your keyboard.

 Figure 15.1 Manager Overview 

A

Details of each created item for quick review.

B

Clicking the buttons along the bottom opens the section for creation, editing, or removal.  To edit or delete an existing item, you need to select it in the list, and then click the appropriate  button. Tip: In some cases, you can select multiple items in the list. To select a range of items, press Shift+click  and select the first and last row in your range. 

Setting Access for the manage Modules By default, users can view and use most manage Modules. You can set specific access to each of the  modules through Administration > Options. (Additional security can be set for the manage produc‐ tions Module.) For more information about setting these options, see “Enabling Manage Modules” on  page 208.

Chapter 15. The manage Modules  |  249

Reports Using the Report Manager, you can generate reports to display different types of statistics. You can  use these reports as a quick way to review information before exporting or producing, to gauge review  progress and accuracy, or to determine the responsiveness of the document collection.

 Figure 15.2 Report Manager 

A

Once a report has been created, it is listed in the Report Manager. Report details are shown in the  Report List.

B

Create a new report.  Once a report has been selected, you can edit, delete, run a report that has not been generated (or  re‐run a generated report), or download the report so that it can be printed.

250   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Report A report enables you to generate an overview of relevant data, such as key fields or keywords, which  can then be saved to PDF format and shared with team members. A Summary report or a Columned  report enables you to provide an overview of relevant data in the database, while a Keyword report  provides an overview of key terms or phrases found in the database. TIP For more information on how to create a Privilege Log using manage reports, see  “Privilege Log Creation” on page 255. To create a report: 1. On the Project Dashboard, click manage reports. The Report Manager window opens. 2. Click New. The New Report section opens.

 Figure 15.3 Report creation

3. Do the following: a. Enter a name for the report in the Report Name field (maximum 50 characters). b. Change the author for the report in the Report Author field (if required). c. Enter a description for the report in the Description field if necessary (maximum 300 charac‐ ters). The description is only shown in the Reports list, not on the report. d. To make the report personal (viewable only by you), check the Personal check box. 4. Click the right arrow to move to the next section. 5. In the Documents For Report section, select the data that will be used for the report as follows: Š To create a report for all documents, select Entire Database. Š To create a report for documents in a folder, select Folder, and then select the panel and folder 

from the Folder selection box.  6. In the Grouping & Sorting section, do one of the following as necessary:

Chapter 15. The manage Modules    |  251

Š For Summary and Columned Reports:

• If you do not want grouping or sorting, ensure that No Grouping or Sorting is selected. • To retain document groups (and their order), select Group and then the appropriate docu‐ ment group from the list. • If you have selected to produce documents in a folder and want to produce all parent/child  documents even if they are not in the folder, then select Retain Full Groups. • To sort the files by specific fields, choose the Fields option, and then select up to three fields  and their sort order. Š For Keyword Reports:

• To obtain keyword results by document group, select a document group from the Group list. • To sort the report by keyword, or any of the other columns, select the column in the Order By  list and then the sort order for that column. 7. Click the right arrow to move to the next section. (For Summary or Columned reports, this will be  the Report Content section. You can skip to step 9. For Keyword Reports, this will be the Report Key‐ words section.) 8. In the Report Keywords section, do the following as necessary. The following image and table  describe how you can add or modify items in list.

A and B

Add keywords.  • Choose to enter words or phrases (A), separating individual items by pressing Enter.  • If you have a list of words in .txt format, click Upload (B) to browse to the file and then add  the terms to the Word/Phrase box. (Terms or phrases must be separated by a new line, or a  hard return.) You can use a wildcard (*) to return all documents that contain variations of that word. For  information on how these results are displayed, see “About Keyword Report Results” on page  254. Tip: To edit an item in the list, double‐click on the item and re‐type the text as necessary. 

C

To remove one or more terms, you can do the following as necessary: • Delete: Select one item, or select multiple items by pressing Shift+click, and then click  Delete. • Undo Changes: If you are editing a keyword report and have added some terms, this button  will display, enabling you to remove the recently‐added terms from the list.

252   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

D

List Management. Easily find or filter words in your list by doing one of the following: • Sort the items alphabetically by clicking the Word/Phrase heading. Once clicked, an up  down‐arrow will display, indicating that the list is sorted from A‐Z. • Filter the list by clicking the Filter button. Enter the filter criteria, and click Filter to apply the  changes. Click Clear to remove the filter. Sorting and filtering is used for word list management only. These changes are not applied to  the generated report.

TIP Once the list is complete, you can filter the list so that only certain terms or phrases  are included in the report. Click the Filter button to filter by entered criteria; press  Clear to clear the applied filter. 9. Select the fields that you want to include in the report by moving them from the Available Fields  list to the Report Fields list.  Š If you are creating a Columned Report, then please note the following:

• You can select a maximum of 20 fields for your report.  • To customize the title for the field, enter our own column headings in the Column Title sec‐ tion. If you leave this empty, the field names are used as the column headings. • The Width % is automatically adjusted to equal 100%. If you know that certain fields will con‐ tain more information, you can adjust the number in that field as necessary.  Š If you are creating a Keyword Report, all fields are selected by default. Move the fields that are 

not required to the Available Fields list. 10. Click the right arrow to move to the Report Content Options section. The following image and  table describe how you can use these options to customize your report.

A

Report header information. If selected, this information will display beneath the report title. You  can choose to display this information on all pages of the report by selecting Display report  header on all pages. Note: If you choose Display Source for a keyword report, the report will also show the total num‐ ber of documents used in the report.

B

Change the page orientation. By default Summary and Keyword reports are in Portrait  orientation, and a Columned Report is in Landscape orientation.

C

Add page numbers. Page numbers will be added to the bottom right of each report page.

D

Set a page break. For Summary reports only, you can start a new record on a new page. 

11. Click the right arrow to preview the report. TIP If you need to adjust column width or change fields, click Previous to make your  changes.

Chapter 15. The manage Modules    |  253

12. Review the report and choose one of the following report creation options: Š To save the report, ensure that Save is selected. Š To run the report, select Run Immediately.

13. Click Finish. About Keyword Report Results A Keyword report generates the results of entered keywords in the document set, as shown in the fol‐ lowing image. The table beneath the image describes the information in the report. 

   Figure 15.4 Keyword Report

A

Keywords specified in the list: this report contains a mix of wildcards and standard keywords.  Returned wildcard variations are listed beneath the wildcard keyword, and are displayed in  uppercase text.

B

Document Count. The total number of documents that contain the keyword. If you have run the  report in a document groups database, the Document Groups Returned column will display, listing 

the number of groups in which at least one document in the group contains the keyword. C

Percentage. The total number of times the term was found in the result set (either the entire  database or a folder), listed as a percentage. If you have chosen the Display Source option for your report, the number beside the source (circled in  red in the image) will indicate the number of documents in the selected document set.

254   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Privilege Log Creation Using XERA, you can create a basic privilege log for trial presentation purposes. Privilege log contents  may vary depending on your jurisdiction, so section covers common items that would typically be  included in the log.  A summary of information for a privilege log can either be created using a Columned Report, or  exported to a delimited format of your choice using either manage productions or the export feature  in Table View. Typical fields for a privilege log include: Š Bates Number Identification Š Document Type Š Custodian, E‐mail Sender, Document Author Š Document Recipients Š Document Date Š Subject, Document Title, Document Description (a field such as document description may need to 

be completed during review) Š Privilege (an Edit Control that is completed during review) Š Attorney Notes or a similar field describing the privilege

The following image shows an example of a Columned Report with some of these field types.

 Figure 15.5 Privilege Log

TIP You can fine tune your report and present the data by document (family) relation‐ ships, and optionally organize the data by three fields. You can edit any report in the list, even if it has already been generated. To edit a report: 1. In the Report Manager list, select the report that you want to edit, and then click Edit. The details for that report open in the Report section. 2. Modify the report as necessary.  3. Click Finish. Reports are created in PDF format, so when you choose to download a report it will open in your PDF  viewer application. You can then print the report or save it to a location of your choice.  Reports are also saved in the Central Storage Path location (as specified in System Settings) in the fol‐ lowing folder: datafiles/UserData/username/Reports/DatabaseID/ To print a report: Chapter 15. The manage Modules    |  255

1. In the Report Manager list, select the report that you want to open, and then click Download. You are prompted to open or save the pdf file. 2. Do the following as necessary: Š To save the file to a location, select a save option. The report name will be in the following for‐

mat: Report_ReportName_Date.pdf Š To print the report to a printer, open the report, and then print the file from the PDF viewer 

application. When you delete a report from Report Manager, it is also deleted from the location on the Admin  Server. To delete a report: 1. In the Report Manager list, select one or more reports that you want to delete, and then click  Delete. You are prompted to confirm the deletion.  2. Click OK.

256   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Document Batches Using the Batch Manager, you can create batches of documents, review the documents contained in a  batch, assign them to project members, review batch status, review batch history, and create a report  of selected batches.

 Figure 15.6 Batch Manager 

A

• Batch Name: The name given to the batch. This name is based on the entered prefix, the type of  batch (QT or CO), and the starting value. See “Batch Name and Number Conventions” on page 258 • Type: Either QT for Quantity, or CO for Common Field (CO is used for all other batching methods). • Status: There are four different statuses that can show for a batch, as follows: • Available: Either unassigned or not checked out. • Active: Assigned and checked out. • Incomplete: Marked as incomplete by the user who has it checked out. (The user can choose to  release it, or keep it in their My Batches list.) • Complete: Marked as complete by the user who had it checked out. • Count: The number of documents included in the Batch. If a grouped method is used (document  groups or near‐duplicates/e‐mail threads), the number in brackets is the number of groups  included in the batch. • Assigned To and Duration: The person to whom the batch is assigned, and the number of days   the user has had it checked out. • Date Completed and Completed By: The date that the assigned user has marked the batch as  Complete and released the batch. Completed By is the assigned user’s user name.* • Batch Creation and Assignment information: The Created By, Date Created, Date Assigned, and  Assigned By columns list the person who created the batch and the date it was assigned, and who  assigned the batch.* • Reviewed Status Folder: The folder that contains the documents in the batch that have been  reviewed. This folder is set when creating a batch. Tip: You can sort up to 3 columns by clicking on a column heading. The above image is sorted by Batch  Name, and the sort indicator is displayed beside Batch Name.

Chapter 15. The manage Modules   |  257

B

Create or delete batches, create a report on selected document batches, and review batches. You can  also edit the status folder to which the batch is associated (Edit button) and view the documents that  belong to a batch (Search button).

C

A list of project members to whom the batch can be assigned.

* The time shown in Date fields uses local time. Batch activity actions in the Logs tile (Administration)  are shown in UTC time for precise time identification.  Batch Name and Number Conventions Documents can be batched by a method to suits review workflow. The naming and numbering conven‐ tions for the batch types are as follows: Batch Type

Batch Name and Numbering

Example

Field Value

Prefix‐CO‐Starting Value‐Suffix Suffix numbering restarts when a unique field  value is found

MDX‐CO‐0001_001 (unique value) MDX‐CO‐0001_002 MDX‐CO‐0002_001 (unique value)

Quantity

Prefix‐QT‐Starting Value

MDX‐QT‐0001

By Concept  (Organize  Batches by  Concept)

Prefix‐Type‐Starting Value‐Suffix Suffix numbering restarts when a unique  concept is found.* 

MDX‐CO‐0001_001 (unique concept) MDX‐CO‐0001_002 MDX‐CO‐0002_001 (unique concept)

* Note: The number of documents in the batch is governed by batch size: if there are only one or two 

documents for a particular concept, they will be grouped with other documents to make up the total  batch size.

Preparing Documents for Batching There are a number of different ways to batch documents, including by document group, field value,  quantity, or concept (with Advanced Analytics). Ensure that the documents you want to include are  organized for batching as follows:  Š Field Value method: If you plan to use the field value method to build your batches, then ensure 

that those fields are included in search/sort indexes. See “Indexing Fields for Searching and Sorting”  on page 85 for more information. Š Batching documents in a folder: If you plan to batch documents in a folder, ensure that there are no 

folder groups in the folders you will convert to a batch. Folder groupings are removed when a folder  is converted to a batch.  Š Document Group method: If you have added new documents in a document groups database, you 

may need to rebuild groups and then re‐create your batches to keep parent/child documents  together. NOTE If any documents are added to the database after batching, you can add new doc‐ uments by selecting the Unbatched Only option.

258   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Creating a Batch Using manage document batches you can create, assign, and track document batch review progress. To create a Document Batch: 1. On the Project Dashboard, click manage document batches. The Batch Manager opens.  2. Click New.  The New Batch section opens.

 Figure 15.7 New Batch Method section

3. In the New Batch Method section, select a batch method that meets workflow needs:  Š To retain full document groups in a batch, select Document Group and then choose the type of 

group from the list. Š To create batches by a field, select Field Value and then choose the field from the list.  Š To retain e‐mail threads in a batch, select Email Threads (if you have purchased the Analytics 

add‐on module and created an email thread index, you will see this option in batches). Š To group near duplicates in a batch, select Near Duplicates (if you have purchased the Analytics 

add‐on module and created a near duplicate index, you will see this option in batches). NOTE When selecting a group option, batches are optimized for the selected batch  size (documents per batch) and for group uniformity. When batched, group  order will not be sequential; a combination of large and small groups could be  contained in one batch.  Š To group the batches by concept, check the Organize Batches by Concept check box. 

4. Click the right arrow to move to the next section.

 Figure 15.8 Document selection for batch creation

5. In the Create New Batch Based On section, select the records that will be converted to a batch: a. To create batches from the database, select Entire Database.  b. To create batches from a folder, select Folder, and then select the panel and folder from the  Folder selection box.  c. If you only want to batch new records, then check Unbatched Only. 

Chapter 15. The manage Modules   |  259

NOTE This option is selected by default. If you have already batched all documents,  your batches will not be created. 6. In the Status Folder section, select the folder that will indicate the documents in the batch are  reviewed: a. Click in the Folder field and then select the panel and folder from the Folder selection box.  7. Click the right arrow to move to the next section.

 Figure 15.9 Batch numbering and size

8. In the New Batch Identification section, set the name and identification for the batch: a. Enter a prefix for the batch in the Prefix field. b. Enter a number that will be appended to the batch name in the Starting Number field.  c. Enter the number of documents that each batch will contain in the Batch Size field.  NOTE If you have selected a group option, size may not be respected if the number of  documents in the group exceeds the specified batch size. If you select a size less than 100, a prompt opens informing you that batches could be numerous if  the selected source has a large number of documents. 9. Click Create.

260   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Assigning a Batch Once you have created batches, you can assign a batch to a user. Unassigned batches are available to  any project member. When you assign it to a project member, that batch is no longer available for  anyone to sign out. It is associated with that project member until it is released by them, or reassigned  to another user. To assign a Document Batch to a user: 1. In the Batch Manager list, select the batch that you want to assign.  2. From the user list, select the user that you want to assign the batch to, and then click Assign. You will see that the batch is now assigned to that user. The Batch will be listed in the user’s My  Batches. Assigning a Batch to Another User Batches can be re‐assigned to another user even if the batch is Active for that user. Any review desig‐ nations that have been assigned will be retained.  To assign a Document Batch to another user: 1. In Batch Manager, select the available batch that you want to re‐assign.  2. From the user list, select the user that will be assigned the batch, and then click Assign. You will see that the batch is now assigned to that user. The Batch will be listed in the user’s My  Batches, and will be automatically checked out to that user.

Editing a Batch Status Folder The status folder associated with a batch can be changed if necessary. To change the assigned status folder: 1. In the Batch Manager list, select the batch or batches that have a status folder that should be  changed. 2. Click Edit. The Edit Batch section opens. 3. Select the Panel that contains the folder with the review status that you want to use, and then  select the folder itself. 4. Click Save.

Chapter 15. The manage Modules   |  261

Viewing a Batch Report You can review the status of document batches – Available, Not Complete, Complete, or Active –  through the Report.  To view a Document Batch report: 1. In Batch Manager, select the batches for which you want to see a report. You can select multiple  batches by selecting Ctrl + click. 2. Click Report. The report for those batches displays in the Report section.

 Figure 15.10 Batch Report

The batches that you selected for the report are shown in the Batch Name list, and their status is  displayed in the pie chart on the right. The status of batches are as follows: Š Available: either unassigned or not checked out by the assigned user. Š Incomplete: the batch has been marked as Incomplete by the assigned user. Š Active: assigned and checked out to that user. Š Complete: marked as Complete by the user who checked it out.

TIP Hovering over the individual pie chart sections will display a tool tip that lists the  number of batches that belong to each status.

262   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Viewing Batch History Using the History button, you can track the actions of a batch, such as when it was created, assigned,  checked out, released, etc. To view the history for a Document Batch: 1. In Batch Manager, select the batch whose history you want to review, and then click History. The history for that batch displays.

 Figure 15.11 Batch History

The Batch History list shows who performed the action, who it was assigned to, and the date that  the change occurred. The possible batch statuses are as follows: Š Batch Create: The date the batch was created, and the user who created the batch. Š Batch Assign: The date the batch was assigned, and who the batch was assigned to. Š Batch Released: Either unassigned or not checked out by the assigned user. Š Batch Check In: The batch has been checked in by the assigned user. Š Batch Check Out: The batch has been checked out by the assigned user.

Chapter 15. The manage Modules   |  263

Filtering the Batch List To quickly locate a batch, you can filter and retrieve batches based on the column you wish.  To filter the batch list: 1. From the batches list, click the filter button located in the column that you want to filter.  The filter section opens.

 Figure 15.12 Open filter

2. Select a filter option, and then type your filter criteria. 3. Click Filter.  The batch list updates to only show your filter requirements. The filter icon turns color, indicating  that the batch list has been filtered by that column. To remove the filter: 1. In the column that has been filtered, click the filter icon. 2. In the Filter box, click Clear.

Viewing the Documents in a Batch To view documents in a batch without signing out the batch, you can search the batch. This search will  bring you directly to Table View so that you can see all the documents in the batch. NOTE Remember that if you are a full administrator or client administrator, this is the  only way that you can view just the documents in the batch; by default, adminis‐ trators see all documents in the database when checking out a batch. To view the documents in a batch: 1. Before initiating your search, ensure that the search operator that you want to use is selected. (You  can go to Table View to verify the active search operator.) 2. In the batch list, select the batch that you want to view. TIP If you want to review documents from multiple batches, record the batch name(s)  and once the first search has finished, use the batch syntax to search other batches  in Table View. The batch syntax is:  {BATCH_NAME} = “Batch_name”. For example,  {BATCH_NAME} = “DG‐CO‐00001”.

264   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

3. Click Search. The batch opens in Table View. 4. Once you are finished reviewing the documents, click the Client/Project breadcrumb or the left  arrow to return to the Project Dashboard so that you can re‐open manage document batches if  necessary.

Chapter 15. The manage Modules   |  265

Productions and Exports In XERA, you can organize key documents for an upcoming court date into folders and then produce  those documents to prepare for your court date.   All productions and exports created for the database are listed in the Production Manager. You can  create, view, edit, copy, and schedule productions and exports using manage productions.

 Figure 15.13Production Manager 

A

Listing of created productions (the production settings) and exports and their type:  Productions: Production ‐ production format.  Exports: Export ‐ export type (size). The Date listed is the created date.

B

Details of the production/export status are listed here. Click the Refresh button to update the  production progress and status.* The production/export type dictates the details in the Progress column: Exports list records, Image  and Native Productions list pages, and Data Only Productions list documents. If you have scheduled a production, then the scheduled date and time will be listed here. Tip: The History tab in Document View gives page‐level information on the documents that have been  included in a production.

C

Create, manage, and print a production or export, and package a production using the buttons along  the bottom. For more information on packaging your production, see “Packaging a Production” on  page 276 .

* While a production is in progress, a progress bar displays in the Progress column, and updates with  the number of pages/images being processed.

266   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Preparing Your Files for Production Before you run a production, you should ensure that the images and native files point to the proper  file path (and display in the end user interface). The following tools are available to assist with these  checks: Š Imagelinks tab in Manager: The Paths button on the Imagelinks tab enables you to check for broken 

imagelinks. See “Verifying Imagelink Paths” on page 117. Š Check Attachment Field File (iLETs): This script will check for broken native file paths across the 

entire database, or for a folder, and return the results to you.

Chapter 15. The manage Modules   |  267

Production Overview There are two main steps for productions: 1. Create and run a production: Define the content and settings for your production. This saved file  (of production settings) is listed in the Production Manager list. 2. Package a production: Provides access to the contents of the production as specified in the produc‐ tion settings. This file is listed in the Completed Packages list. You can package production contents  as often as needed if another package or format is required. The following image gives an overview of how native files and images can be produced and packaged  in XERA:

 Figure 15.14 Production and export types

A

Print Production. Batch print a set of images from your database.

B

Produce native files, images, and/or extract data in delimited format. Package Options. To view the produced files, you need to create a package: • CAB (compressed) file, or  • Organized in folders for storage or media (CD/DVD, etc.) output.  Tip: Use the CAB option to quickly extract a set of documents and/or images.

The following table describes the files included in the packaged production if you have enabled all  options. Production Type

Generated Files

Optional Files

Native Files

• Native files or • Native files and images in .tif format (or  images in PDF format)

Images

• Images in .tif format or PDF format* • Opticon file: opticon.log

• Slip sheets: slip.txt • Delimited file: logfile saved with  the extension that you have  specified

Data

• Delimited file: logfile saved with the  extension that you have specified. 

• n/a

• Slip sheets: slip.txt • Delimited file: logfile, saved with  the extension that you have  specified Note: If you have generated images in your pro‐ duction, the Opticon file (opticon.log) is  also included.

Note: This is the (None) option when creating  your production.

* PDFs are only created upon production packaging. 268   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

NOTE For files packaged for download (CAB packages), we recommend extracting  images to the Target location so that the image paths remain valid. 

Production File Processing When a production has successfully run, the production files are stored in the Production Staging Area  in the following location: Admin Server/xera/datafiles/SystemData/Productions/DatabaseID/ProductionID‐Date‐Time/Number Š DatabaseID: The number assigned to the database can be found on the Troubleshoot tab in Man‐

ager. Š ProductionID‐Date‐Time: The Production ID is the number for the production settings file in the ID 

column of the Production Manager list.  Date and Time is listed in the following format: yyyymmddThhminss (for example,  20130326T145005). Š Number: Starts at 1. If the production contains more than 512 files, subsequent files will be found in 

the sequentially numbered folders. These files then need to be packaged for final production purposes – for download or media organiza‐ tion. As an administrator, you must set up this location in Administration > Databases > Production  Targets. Job Concurrency By default, eight productions or exports can run concurrently (at the same time); you can set the con‐ current number of jobs in Administration > System Settings. When the maximum number of concur‐ rent jobs has been met, any new productions or exports are placed in queue, and will start when a  running job has finished.

Ways to Track Production Numbers There are several ways of managing or tracking new and previous production numbers, which is set up  when you create a production. The following table describes how and where these items can be used. Type

Set up

Details

Production Tracking fields ‐  Limited text fields set up in Manager;  Select them as the fields in which the  new numbers only viewable in Table View new production numbers are placed.  (Write Numbers to Fields) Virtual Fields ‐ original  production numbers or  document group start and  end numbers

Select them for Headers/Footers  (Old Production Number): original  and/or for Slip Sheets. production number (Production Begin/Production End):  start and end numbers for document  groups Field availability depends on the  selected numbering option.

NOTE Existing data in a Production Tracking field is overwritten. Consider creating new  Production Tracking fields to keep previous production numbers.

Chapter 15. The manage Modules   |  269

Creating a Production Creating a production can be as simple or as detailed as required to meet your workflow needs; you  can set up individual sections of your production and save at any point in the process if certain sections  are unnecessary; or save specific settings to use as a template at any point in the process.  You can create the following types of productions: Š Images: Produce .tif files from the imagelink field. Š Native Files: Produce native files from the native file link field. Š Mixed Production: Produce native files from the native file link field, and optionally convert certain 

file types to .tif format. Š Data only: Produce a file that contains extracted data from one or more selected fields.

TIP Before producing data, you may need to create a privilege log, or other types of  reports for summary purposes. For information on how to create a Privilege Log  using manage reports, see “Privilege Log Creation” on page 255. To create a production: 1. On the Project Dashboard, click manage productions. The Production Manager window opens. 2. Click New Production. The New Production section opens.

 Figure 15.15 New Production section

3. Enter the name for the production in the Name field. 4. Enter a description for the production in the Description field. 5. Add a Matter ID in the Matter ID field if necessary.  6. To make this production available only to you, select the Personal check box. 7. Click the right arrow to move to the next section.

270   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

 Figure 15.16  Select Production Numbers and Sorting section

8. In the Documents to Produce section, select whether to produce images from the Entire Database  or from a selected Folder. (To select a folder, click in the Folder field and select a panel and folder  from the Folder selection box.)  9. In the Grouping & Sorting section, do one of the following as necessary: Š To apply no grouping or sorting, select No Grouping or Sorting. Š To retain document groups (and their order), select Group and then the appropriate document 

group from the list. • If you have selected to produce documents in a folder and want to produce all parent/child  documents even if they are not in the folder, then select Retain Full Groups. Š To sort the files by specific fields, choose the Fields option, and select up to three fields and the 

sort order. 10. Click the right arrow to move Production Source section and select an option from the Field to Pro‐ duce list as follows:

 Figure 15.17 Production Source Š To extract document data only, ensure that (None) is selected. You can then proceed to step 12. Š To generate images, select the field that contains the imagelink. Š To generate native files, select the field that contains native files. 

• If you want a mixed production (retaining some native file formats), then check the Generate  Images for Native Files check box. In the box, enter the file type extensions that will not be  converted to images. 11. Click the right arrow to move to the Select Production Numbers section, and select a production  numbering option that fits your needs. The following table describes the options and numbering  format. Option 

Description 

Use Original

The file names are used to label the documents.

Use Bates Value

The assigned Bates value is used, regardless of file name.

Chapter 15. The manage Modules   |  271

Option (cont’d)

Description (cont’d)

Use Numbers from Previous  Production Format: ProductionID, Production  Name, Matter ID

Files are renamed using the same numbers of the selected  production. This option is only available if a previous production used new  numbers. Note: Files are numbered according to sort selection (for exam‐ ple, numbered by document group). Ensure your produc‐ tion is the same to avoid inconsistent numbering between  productions.

Continue Numbers from Previous  Production Format: ProductionID, Production  Name, Matter ID

Files are renamed using the next sequential number from the  selected production. This option is only available if a previous production used new  numbers.

Additional Numbering Options Create New Page Level Numbering

Each page of the production is given a new number, according to  the following numbering scheme:  PrefixNumberSuffix e.g., PRE1SUF.tif Note: Prefix and suffix fields are optional. You can enter a maxi‐ mum of 10 characters.

Create New Document Level  Numbering

Numbers show document‐page relationship, and are numbered  according to the following numbering scheme:  DocumentPrefixNumberSuffixSeparator_Page e.g.,  PRE1SUF_0001.tif; PRE1SUF_0002.tif Note: Prefix and suffix fields are optional. You can enter a maxi‐ mum of 10 characters.

a. If you are creating new numbers that you want to track, then check the Write Numbers to Fields  check box. For more information on this field, see “Ways to Track Production Numbers” on page  269. • In a standard database (or a document groups database without groups selected), select the  fields to which the page range will be recorded from the Starting Number and Ending Num‐ ber lists respectively. • If you have selected a document group to sort by, then you can select the fields in which the  group range will be recorded from the Starting Group Number and Ending Group Number  lists respectively. (If document level numbering has been used, then the Ending Group num‐ ber si the last page of the final child document and the last page of the document. For exam‐ ple, PRE20SUF0008: 20 documents in the group, 8 pages in the last child document.) NOTE Writing numbers to a field overwrites any existing data in those fields. Consider  creating new production tracking fields to keep previous production numbers. 12. Click the right arrow to move to the next section.

272   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

 Figure 15.18 Header/Footer Management section

13. In the Header/Footer Management section, click in the appropriate box to specify the location of  the text, and then do the following as necessary: Š Select the field(s) that you want to include from the list, and/or Š Enter the text directly into the box. 

TIP If you are generating new numbers, but want to add the original production  numbers in the header or footer, select the (Old Production Number) field from  the list. For details on other types of production numbers you can add, see  “Ways to Track Production Numbers” on page 269. Š To make the headers or footers transparent, select the Make Headers/Footers Transparent 

check box. Š To reduce the size of the produced images, select the Reduce Image Dimensions... check box.

NOTE Headers and footers can be customized to meet your production needs. See  “Header and Footer Customization” on page 275 for more information. 14. In the Include these Annotations section, choose the check boxes to select the annotation types to  burn on to the images. Check the All check box to select all annotations. TIP To make the redactions translucent for the production, check the Semi‐Transparent  Redactions check box. 15. Click the right arrow to move to the Slip Sheets section. To include slip sheets in a print production  (an individual sheet containing field data for each image that you produce), check the Generate  Slip Sheets check box, and then do the following as necessary:

 Figure 15.19 Slip Sheets section Š Select and move the fields that you want to include to the Selected column. 

NOTE A maximum of 128 characters per field will be produced. Chapter 15. The manage Modules   |  273

Š To include additional information on the slip sheet, enter text in the Comments box.

16. Click the right arrow button to move to the Delimited File section. To extract data for the selected  content, check the Generate Delimited File check box, and then do the following as necessary:

 Figure 15.20 Delimited File section Š Select the type of delimiter that will separate the field names from the Delimited Type list. If you 

choose Custom, you can select different comma, quote, and new line characters from the  respective lists. Š To include the field labels, ensure the Include Field Headers check box is selected (it is automat‐

ically selected when you choose Generate Delimited File).  Š Select and move the fields that you want to include to the Selected column.

17. Click Next to move to the Summary section. Review the details of the production and choose one of  the following options for the production: Š To save the production, select Save Production.

NOTE Once the production is saved, you can use the Start button to run the produc‐ tion at a later date. Š To run the production, select Run Production Immediately. Š To schedule the production, select the Schedule Production and set the date and time as fol‐

lows: • Click in the field and then click the calendar icon to select the date to run the production.  (Click the right‐ or left‐arrow to select another month.) Once you have selected the date, the current time will also display. You can edit the displayed  time, or click the clock icon and then select the time from the list. 18. To give notification to others when the production finishes, click and type in the box to add other  user names in the Notify box.  NOTE This notification sent to My Messages and Notifications and to your external e‐mail  application. 19. Click Finish. The production is listed in the Production Manager list. The Status column displays production prog‐ ress if you have chosen to run the production.

274   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Cancelling a Production To cancel a production: 1. From the Production Manager list, select the started production and then click Cancel. The production’s status changes to Cancelling. When the cancellation has completed, the status will  change to Cancelled, along with the date and time.

Header and Footer Customization Your production can include header and footer information to uniquely identify the produced files.  Built‐in flexibility allows you to use standard text for the produced files, and add information on multi‐ ple lines. Standard database fields can be added; virtual fields such as document group range (Produc‐ tion Begin/Production End), or Previous Value can be used.  The following image shows how headers and footers can be used, and also describes how they are  handled when you have footers in each position.

   Figure 15.21Footer text

A

Headers and footers can be one or more lines. Text alignment is based on the header or footer  position. In the image above, the footer is left‐aligned. Virtual fields, such as (Date) and (Time) shown above, have a maximum character length of 128  characters. 

B

Headers and footers and can run the width of the page. Note that the footer could be cut off by the edge of the page, or by another footer in its position. The  left most header/footer takes priority over others. For example, in the image above, a footer in the  middle position would cut off some of the right‐aligned footer.

TIP If headers or footers contain substantial information, consider running a sample  production to ensure that headers and footers display as expected.

Chapter 15. The manage Modules   |  275

Packaging a Production You can package production files for download (CAB format), or organize them into folders for media  output. Before packaging, at least one Production Target must be set up. See “Setting up Custom Tar‐ gets” on page 218. NOTE If you just need to print the files, you do not need to package them. See “Printing or  Viewing a Production” on page 278. The files are packaged to the target location as follows: Š Download packages: Compressed (cab) format. For example, My Production.cab

You are limited to a maximum total size of 2 GB or 64,000 files (whichever comes first).  Š Media packages: Folder format. For example, My Production folder

Use this option for large productions, since there is no gigabyte limit for this production option. To package a production: 1. From the Production Manager list, select the production and then click Create Package. The Package Productions section opens. 2. Do the following as necessary: Š To package the files in CAB format, select Package for Download. Š To organize the file structure for a specific media format (or for storage), select Package for 

Media. 3. Click Next. 4. Select the location to where the files will be placed from the Target list. (There may be only one tar‐ get available for selection.) 5. Enter the name of the folder in the Volume Name field, or select an existing volume from the list.  NOTE If you select an existing name from the list, the files will be added to subfolders  beneath the Volume Name, which is labelled by the Production ID and Package  ID. For example, 1820‐1. 6. To organize files by the same path structure found in the database, check Retain Original File Path  Structure check box. 7. To convert the images to PDF format, check Convert Documents to PDF Format... NOTE These PDFs are not searchable. The process to convert the files to PDF format uses  the same settings defined in the TIFFing tab in Manager (the default is Group 6 ‐  supports color).

276   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

8. If you are packaging files for media output, then select the type of media for which the files will be  organized from the Media Format list as follows: Š CD, DVD, Dual Layer DVD, Blu‐ray selections: Bundles the files for CD/DVD/Blu‐ray burning.  Š Custom: Bundles files into separate folders, as follows:

• To bundle by maximum size, select Folder Size Limit and enter the maximum folder size in  the field. • To bundle by number of files in each folder, select Folder File Count Limit and enter the num‐ ber of files permitted for each folder in the field. NOTE Any Opticon.log or data file will be placed in the parent folder for the production  (for example, ProductionID‐1).  9. Click Finish. Once the package has been created, it will be displayed in the Completed Packages list (when you  click View Package). The Date listed for the package is the created date.

Chapter 15. The manage Modules   |  277

Printing or Viewing a Production Packaged productions are displayed for the selected production when you click View Package, as  shown in the following image.

 Figure 15.22Production Packages, Completed Packages List Š ID: Identification used for numbering the package folder in the target location. If the same folder is 

used for multiple packages, then this number is used along with the Production number. (For exam‐ ple, ProductionNumber‐ID.) Š Volume Name: The name of the folder in which the production files are stored. Packages can be 

stored in the same folder (as shown above), or in a different folder for each package. Š Type: Shows the type of package selected: Download or Media option (Custom, CD/DVD, Blu‐ray) 

and the package size. Š Date: The listed date is the date the package was created. Š Status: While the package is being created, the status is Building. Click Refresh (in the column head‐

ing) to update the status of the package. To print or view a production: 1. Select the production from the list, and do the following as necessary: Š To print images: Click Print to print a paper copy of the files to a printer. Note that the printing 

process auto‐detects and uses the smallest margin size available for the printer you have set up. NOTE Images produced from an Image or Native File Production (where some or all  files were produced as images) can be printed. Š To download a packaged production: Click View Package. In the Completed Packages list, click 

the File link to save the cab file to a location of your choosing. 

 Figure 15.23 Selecting a packaged file for download

NOTE The image path in the Opticon file points to an Images folder in the Target loca‐ tion. Consider extracting the files in the Target location to retain valid paths. Š To view the status for media packaged files: Click View Package. Once the files have been pack‐

aged, the status for that production will be Complete.

278   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Deleting a Production To assist with production file management, you have two options to remove productions‐related data:  you can delete production settings and Production Staging Area files (the file in the Production Man‐ ager list used to create and run the production), or delete the settings and the package (production  contents), which will delete data for the selected production.  To delete a production: 1. Select the production from the list. 2. Click Delete, and then select a deletion option from the list: Š To delete the production settings (the item listed in the Production Manager 

list and Production Staging Area files), select Production Only.  Š To delete the production settings, Production Staging Area files and any packages (the produced 

data) select Production & Package. A confirmation message displays.  3. Click OK to proceed with the deletion.

Chapter 15. The manage Modules   |  279

Creating an Export Creating an export can be as simple or as detailed as required to meet your workflow needs; you can  complete the sections you need, and save at any point in the process if certain sections are unneces‐ sary.  When exporting to integrated trial presentation and case analysis tools, you can pick and choose which  database fields to export, and where to map that content in your tool.

Export Types The following table describes XERA export integrations and export types that are supported.  Export type

Integrated exports or file

Images and Data

Sanction II, TrialDirector, Concordance (version 7 only) and Opticon (version 2 only)

Data only

CaseMap, TimeMap

NOTE Exporting data to delimited format is now found in Productions. See “Production  Overview” on page 268 for more information.

Export File Location Exports are stored on the Admin Server in the following location: xera/UserData/username/Exports/ DatabaseName NOTE You are limited to a maximum of 2 GB or 64,000 files. By default, eight productions or exports can run concurrently (at the same time); you can set the con‐ current number of jobs in Administration > System Settings. When the maximum number of concur‐ rent jobs has been met, any new productions or exports are placed in queue, and will start when a  running job has finished.

280   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Exporting to a Trial Presentation or Case Analysis Program To export to Sanction, TrialDirector, CaseMap, or TimeMap: 1. On the Project Dashboard, click manage productions. The Production Manager window opens. 2. Click New Export. The New Export section opens.

 Figure 15.24 New Export section

3. Enter the name for the export in the Name field. 4. Enter a description for the export in the Description field. 5. To make this export available only to you, select the Personal check box. 6. Click the right arrow to move to the next section. 7. Under the Case Analysis heading, select the appropriate export option. 8. Click the right arrow to move to the Select Document to Export section.

 Figure 15.25 Data to export

9. Choose the data set that will be exported by choosing one of the following: Š If you are exporting to Trial Director or Sanction, select the field that contains the images that 

you want to export from the Image Field to Export list. Š To export data from the database, select Entire Database. Š To export data from a folder, select Folder and then select the panel and folder from the Folder 

selection box.  10. Click the right arrow to move to the Select Document Data to Export. 11. Map the XERA database fields to the appropriate fields. To leave a field blank in the target program,  leave the field set to (None). 12. Click the right arrow button to move to the Summary section.

Chapter 15. The manage Modules   |  281

13. Review the details of the export and choose one of the following options for the export: Š To save the export, select Save Export.

NOTE Once the export is saved, you can use the Start button to run the export at a  later date. Š To run the export, select Run Export Immediately. Š To schedule the export, select the Schedule Export and set the date and time as follows:

• Click in the field and then click the calendar icon to select the date to run the production.  (Click the right‐ or left‐arrow to select another month.) Once you have selected the date, the current time will also display. You can edit the displayed  time, or click the clock icon and then select the time from the list.  14. Click Finish. XERA creates a file that can be imported into the selected program.  15. Click Download to download the file. 16. When prompted, click Save to save the file first and then use your program’s import capability to  import the file.

Exporting to Concordance and Opticon To export to Concordance and Opticon: 1. On the Project Dashboard, click manage productions. The Production Manager window opens. 2. Click New Export. The New Export section opens.

 Figure 15.26 New Export section

3. Enter the name for the export in the Name field. 4. Enter a description for the export in the Description field. 5. To make this export available only to you, select the Personal check box. 6. Click the right arrow to move to the next section. 7. Under the Trial Presentation heading, select the Concordance & Opticon option. 8. Click the right arrow to move to the Select Document to Export section.

282   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

 Figure 15.27 Data to export

9. Select the image field that you want to export from the Image Field to Export list. 10. Choose the data set that will be exported, either from the Entire Database or from a selected  Folder. (To select the folder, click in the Folder field and select a panel and folder from the Folder  selection box.) 11. Select the annotations and redactions that you want to include (if required) by checking the appro‐ priate check boxes. 12. Click the right arrow to move to the Select Document Data to Export section.

 Figure 15.28 Field data to export

13. Do the following as necessary: a. To export specific fields, clear the Export All Fields check box, and select and move the data that  you want to export. (The list of fields only displays once you clear the check box.) b. To exclude field headers, clear the Include Field Headers check box. TIP Use the arrow buttons to rearrange the order of the fields that will be exported. 14. Click the right arrow to move to the Summary section. 15. Review the details of the export and choose one of the following options for the export: Š To save the export, select Save Export.

NOTE Once the export is saved, you can use the Start button to run the export at a  later date. Š To run the export, select Run Export Immediately. Š To schedule the export, select the Schedule Export and set the date and time as follows:

• Click in the field and then click the calendar icon to select the date to run the production.  (Click the right‐ or left‐arrow to select another month.) Once you have selected the date, the current time will also display. You can edit the displayed  time, or click the clock icon and then select the time from the list.  Chapter 15. The manage Modules   |  283

16. Click Finish. The file is created in the format you selected. The export is listed in the Production Manager list. The  Status column shows the progress of the export if you have chosen to run the export. 17. Once the export has finished, you can click Download to save and download the file.  18. Extract the contents of the CAB file. The CAB file contains the following files: Š The DAT file: Ready for import into Concordance. Š Log file and images (.tif format): Before loading the images, first copy the image files to your 

images location for Concordance and Opticon. Update the image LOG file to include the full path  of the images in their final location, and then load the images through Opticon. TIP The Concordance.inf file identifies the load file (the .log file) and the volume  name of the export. Editing a Production or Export If you have created a production or export that has not been run, you can edit it before running it.  To edit a production or export: 1. In the Production Manager list, select the item that you want to edit, and then click Edit. The details for that production open in the Production or Export section. 2. Modify the information as necessary.  3. Click Save. Copying a Production or Export If you will be running a production or export for the same database multiple times, you can use pro‐ duction/export settings as a template, and then copy it and change certain parameters according to  your production needs. To copy a production or export: 1. In the Production Manager list, select the production or export that you want to copy, and then  click Copy. The copy of the original item is shown as ‘Copy of...’. If the name exceeds the character limit, then  the copied name is shown as ‘$...’ and the production name will be truncated to 50 characters. NOTE Immediate and Scheduled productions or exports do not retain this designation  (they are reset to Save Production), allowing you to purposely set a more appropri‐ ate date and time if necessary. Starting a Production or Export To reduce system impact, you can run a production or export when it will least affect system perfor‐ mance. (Remember that you can also schedule a job so that it will start automatically.) To start a pending production or export: 1. In the Production Manager list, select the production or export and edit it if necessary. 2. Click Start.

284   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

Deleting an Export To delete an export: 1. In the Production Manager list, select one or more exports that you want to delete, and then click  Delete. You are prompted to confirm the deletion.  2. Click OK.

Chapter 15. The manage Modules   |  285

Tasks The Tasks tile on the Project Dashboard gives an overview of all of your tasks, enabling you to keep on  track for your project. Tasks created through manage tasks are specific to the open database. For  example, if you are in the Medexx database, you will only see tasks created for the Medexx database.  The Task Manager keeps track of all tasks that you have assigned to others. (Tasks assigned to you are  shown in the Tasks tile on the Project Dashboard.)

 Figure 15.29Task Manager

Creating a Task To create a task: 1. On the Project Dashboard, click manage tasks. The Task Manager opens, showing the list of all the tasks that have been assigned by you. 2. Click New Task. The New Task section opens.

 Figure 15.30  New Task details

3. Do the following as necessary: a. Enter a name for the Task in the Subject field. b. Click the Calendar icon in the Due Date field to show the calendar, and select the due date from  the calendar. 286   |  XERA A DMINISTRATOR  G UIDE

TIP Use the left‐ and right‐arrows to scroll through the months. c. Enter the name of the team member to which the task will be assigned in the Assign To field.  d. If Outlook is the e‐mail application and you want to send the task information to Outlook, check  the Send Email box. NOTE The task is sent to the user’s e‐mail as an Outlook calendar item, scheduled for  9‐10am on the task’s due date. e. Select a priority for the task from the Priority list. NOTE If you do not select a priority for the task, the priority will be set to Low. f. Type the details of the task in the Instructions field. 4. Click Save. Tasks are sorted by Due Date. Tasks assigned and due on the same date are ordered from oldest to  newest, so editing a task may move the task’s location in the list. To edit a task: 1. In the Project Dashboard, click manage tasks. The Task Manager opens. 2. Select the task in the Task Manager list. The Task details section opens.

 Figure 15.31 Task details

3. Edit the task information as needed, and then click Save. To delete a task: 1. Select the task from the Task Manager list, and then click Delete.

Chapter 15. The manage Modules    |  287

www.iconect.com | [email protected] | 519‐645‐6190   This document is subject to change without notice. Copyright © 2014 iCONECT Development, LLC. All rights reserved. No part of this document may be  reproduced or transmitted in any form or by any means for any purpose without the prior written consent of iCONECT Development, LLC. iCONECT, XERA,  Xmplar, iVIEW, INCEPT, 6 Degrees ‐ Relationship Visualizer, iLET, “Case Access Worldwide” and “Proven Technology / Future Driven” are either trademarks  or registered trademarks of iCONECT Development, LLC. All brand names are either trademarks or registered trademarks of their respective companies.

Loading...

XERA Administrator Guide - v4.4 - Paragon

Administrator Guide Version 4.4 September 12, 2014 iCONECT Contact Information Sales t. 855.915.8888 e. [email protected] Training t. 855.915.8888 e...

9MB Sizes 1 Downloads 2 Views

Recommend Documents

Administrator Guide
Oct 28, 2013 - Disclaimer. Sagemcom reserves the right to make changes and alterations to its software and documentation

Orion NPM Administrator Guide
Exporting Reports as Excel and PDF from the Orion Web Console. 603. Exporting Reports from the Orion Report ...... Note:

3320DNI System Administrator Guide
Xerox Phaser 3320DN/3320DNI. System Administrator Guide. 16. 2. Press the arrow buttons to highlight Network Setup and p

SpamTitan Administrator Guide
The graphical user interface (GUI) enables you to manage and monitor the system using a web-based interface. Each page i

Administrator Quick Start Guide - Cengage
Cengage Learning's MindLinks provide seamless, powerful integration with Blackboard Partner Cloud and your institution's

Web Time Administrator Guide - Paylocity
display of information. In order to maintain confidentiality, employees must contact their Company Administrator ......

ServiceDesk Plus administrator guide - ManageEngine
The two main focuses of the ManageEngine ServiceDesk Plus are IT Request tracking and Asset Management. Using the follow

Management Console Administrator Guide - Malwarebytes
Mar 21, 2017 - Management Console Administrator Guide. 1. Introduction. This guide was produced to assist system adminis

IPitomy IP PBX Administrator Guide
Jun 1, 2010 - Draft – Final Version. Updated to include new fields for CID,. Cascading Messages from 3.1.2595 release

DM360 Network Edition Administrator Guide - Nuance
DM360 Network. Edition. Administrator Guide. NMS in the Cloud and NMS on-premise. 2.3 ..... Selecting a medical vocabula